عناصر هفتگانه ارتباط 7C
تصور کنید و ببینید چقدر در طول روز با دیگران ارتباط برقرار می کنید. ایمیل می نویسید، جلسات مختلف شرکت می کنید، در کنفرانس های مختلف شرکت می کنید، گزارش می دهید، سخنرانی می کنید یا با همکاران خود صحبت می کنید.
به عبارت دیگر ما در طول روز دائما در حال برقراری ارتباط هستیم. اما چقدر ارتباطات ما موثر هستند؟ چک لیست 7C به شما کمک می کند تا پیام خود را به بهترین شکل و واضح ترین شکل منتقل کنید. دلیل نام گذاری این لیست به 7C این است که اولین حرف آنها C است.
با توجه به مدل 7C ارتباط باید دارای ویژگی های زیر باشد:
- واضح (Clear)
- مختصر (Concise)
- واقعی (Concrete)
- درست (Correct)
- منسجم (Coherent)
- کامل (Complete)
- مودبانه (Courteous)
در این مقاله هر یک از این 7 عنصر را با مثال های خوب و بد توضیح خواهیم داد.
وضوح
هنگام صحبت کردن یا نوشتن در رابطه با هدف یا پیام خود شفاف باشید. هدف شما از برقراری ارتباط با این فرد چیست؟ اگر شما ندانید، قطعا دیگران نیز نمی دانند.
برای اینکه پیام شما واضح باشد، تعداد ایده های پیام خود را کاهش دهید. مطمئن شوید که خواننده یا شنونده در درک پیام شما به مشکل نخواهد خورد. نباید این تصور را داشته باشید که دیگران نیز معنای پیام شما را آنگونه که شما تفسیر می کنید، بفهمند.
مثال بد
ایمیل زیر را در نظر بگیرید:
“سلام
من می خواهم در رابطه با دانیال با شما صحبت کنم. او در دپارتمان شما کار می کند. او فرد ارزشمندی است و من می خواهم اگر وقت داری در این رابطه حرف بزنم.”
بررسی: موضوع این پیام چیست؟ شاید چند فرد با نام دانیال در آن دپارتمان وجود داشته باشند! در اینجا مشخص نشده منظور دقیقا چه کسی است.
دانیال چه کاری انجام داده است که تا اینقدر ارزشمند است؟ در این رابطه باید دقیقا مشخص شود که علت ارزشمند شدن دانیال چیست.
در پایان، هدف این پیام چیست؟ آیا فقط یک مکالمه کوتاه در رابطه با دانیال است؟ هیچ هدفی برای این پیام در نظر گرفته نشده است.
مثال خوب
“سلام علی
من قصد دارم یک یادداشت سریع در رابطه با دانیال ایمانی که در بخش شما کار می کند، بنویسم. در هفته های اخیر، کمک های شایانی به بخش فناوری اطلاعات کرده است.
با توجه به اینکه در سه ماه آینده پروژه، سختی در پیش داریم، دانش و مهارت او بسیار کمک کننده خواهد بود.
می خواهم در این رابطه با شما صحبت کنم، بهترین زمان برای تماس با شما چه زمانی است؟”
مختصر
زمانی که ارتباط برقرار می کنید توجه داشته باشید که پیام خود را کوتاه و مختصر بیان کنید. زمانی که می توانید پیام خود را در سه جمله بگویید، نیازی نیست آن را در شش جمله بگویید. چرا که شنوندگان از به دنبال هدف و منظور شما هستند و نه چیز دیگر. برخی از اشتباهات در جمله بندی می تواند استفاده بیش از حد از صفت ها، جملات غیر ضروری و تکرار ها باشد.
مثال بد
“سلام محمد
من می خواهم در رابطه با کمپین ایمیل مارکتینگ که پنج شنبه گذشته طراحی کردیم و تجزیه و تحلیل کردیم، صحبت کنم. من واقعا فکر می کنم بازار هدف تمایل دارد فعالیت های بشر دوستانه شرکت را ببیند. فکر می کنم این می تواند تاثیر بسیار زیادی داشته باشد و در ذهن آنها ماندگار شود.
تو چی فکر می کنی محمد؟”
بررسی: این ایمیل طولانی است. زیرا کلمات اضافی زیادی هستند که فضا را اشغال کرده اند.
مثال خوب
“سلام محمد
من می خواهم در رابطه با کمپین ایمیل مارکتینگ که پنج شنبه گذشته بحث کردیم، صحبت کنم. بازار هدف قصد دارد در رابطه با فعالیت های بشر دوستانه ما، اطلاعاتی کسب کند. به نظرم این موضوع می تواند تاثیر زیادی در ذهن آنها داشته باشد.
تو چی فکر می کنی محمد؟”
واقعی
هنگامی پیام شما واقعی است که همراه با جزئیات باشد. البته جزئیات نباید بیش از اندازه و خسته کننده باشند. این عنصر ویژگی زنده بودن را به پیام شما اضافه می کند و پیام را از حالت خشک و جامد در می آورد.
مثال بد
متن این پیام تبلیغاتی لانچ باکس (مواد غذایی مخصوص کودک) را ملاحظه کنید:
“لانچ باکس در صرفه جویی زمان کمکتان می کند.”
بررسی: چنین جمله احتمالا تاثیری در فروش این محصول نخواهد داشت. چرا که هیچ جزئیاتی را مطرح نمی کند و اشتیاقی برای خرید ایجاد نمی کند.
مثال خوب
“در روز چقدر زمان صرف غذا دادن به کودکتان می کنید؟ با لانچ باکس علاوه بر هدیه دادن تغذیه سالم به کودکانتان، زمان بیشتری صرف بازی با آنها کنید.”
متن دوم در رابطه با تبلیغ این محصول مناسب تر است. چرا که مخاطبان می توانند محصول را در یخچال خود تصور کنند و زمانی که صرف بازی با کودک خود می کنند را مجسم کنند. در واقع تاثیر گذاری متن دوم بسیار بیشتر از متن اول است.
درست
زمانی که ارتباط شما درست است، به صورت درستی به مخاطب شما منتقل می شود. برای داشتن ارتباط درست ملاحظات زیر را مدنظر قرار دهید.
- آیا در ارتباطات خود از اصطلاحات فنی و علمی استفاده می کنید؟
- آیا نوشته های خود را از نظر غلط گرامری و ادبی ویرایش می کنید؟
- آیا در نوشته های شما نام ها و عناوین به درستی نوشته شده اند؟
مثال بد
“خیلی ممنون بایت ناهار امروز، من از مصاحبت با شما بسیار لذت می برم و مطمئن هستم با همکاری هم پیشرفت خواهیم کرد.”
بررسی: اگر این متن را به سرعت خوانده باشید شاید متوجه اشتباه “بایت” نشده باشید. یکی از خطاهای رایج در درست نویسی غلط های تایپی هستند. بسیار مهم است که قبل از ارسال هر گونه نوشته آن را ارزیابی و مرور مجدد کنید و اشتباهات احتمالی را تصحیح کنید.
منسجم
زمانی که پیام شما منسجم است، تمامی جملات شما در رابطه با هدف و موضوع پیام است.
مثال بد
“من می خواهم یک یادداشت سریع در مورد گزارشی که هفته قبل به پایان رساندید بنویسم. من آن را به محمد دادم. او می خواست بداند که آیا در رابطه با جلسه هفته آینده دپارتمان اطلاع دارید؟ ما یک جلسه در رابطه با ایجاد دفتر برای کارمندان جدید خواهیم داشت.”
بررسی: همانطور که می بینید این ایمیل موضوع پیام را به خوبی منتقل نمی کند. در این متن هیچ صحبتی در رابطه با بازخورد محمد دیده نمی شود. پیام با اشاره به محمد آغاز شد ولی پایان پیام در رابطه با برگزاری جلسه بود!
مثال خوب
“من می خواهم یادداشت سریعی در رابطه با گزارشی که هفته پیش تحویل دادید بنویسم. من آن گزارش را به محمد دادم تا تایید کند. او چند تغییر برای گزارش پیشنهاد داد. جزئیات تغییرات را فردا بعد از ظهر برای شما ایمیل خواهد کرد.”
ملاحظه می فرمایید که در مثال خوب، اشاره ای به جلسه و قرار هفته آینده نشده است. با این دلیل که یادآوری جلسه در یک ایمیل جداگانه باید انجام گیرد.
کامل
در یک پیام مخاطبان باید از تمامی جزئیات مربوط به اقدام آگاه باشند. جزئیات مربوط به زمان، مکان، شماره تماس ها و …
مثال بد
“سلام به همه
این ایمیل جهت یادآوری جلسه فردا است.
به امید دیدار”
بررسی: به دلایل آشکار این پیام کامل نیست. چه جلسه ای؟ چه زمانی؟ کجا؟
مثال خوب
“سلام به همه
این ایمیل جهت یادآوری جلسه فردا مبنی بر سیاست های جدید تلویزیون است. این جلسه ساعت 10 صبح در اتاق کنفرانس برگزار خواهد شد.
در صورت عدم حضور، بنده را مطلع فرمایید.
به امید دیدار”
مودبانه
ارتباط مودبانه، ارتباطی دوستانه، باز و صادقانه است. هیچ توهین آشکار و صمنی و کنایه ای وجود ندارد. به نقطه نظرات خواننده ها و شنوندگان احترام بگذارید.
مثال بد
“من نمی دانم که چگونه بخش شما اتاق کنفرانس را همیشه در اختیار خود دارد! بخش ما نیز پروژه های زیادی دارد که نیاز به استفاده از اتاق کنفرانس داریم. تاکنون، به لطف شما و بخش شما، پروژه های گروهی ما به تعویق افتاده است.
با تشکر”
بررسی: پیام این ایمیل چیزی جز شروع کننده بحث و جدل نیست. همچنین کنایه استفاده شده در این ایمیل تاثیری جز ایجاد حس منفی ندارد.
مثال خوب
“بسیار خوشحالم که جلسات هفتگی شما به طور مرتب در اتاق کنفرانس برگزار می شود و پروژه هایتان رو به پیشرفت است. در صورت امکان زمان بندی استفاده از اتاق کنفرانس را برای بنده ارسال فرمایید تا بخش ما نیز امکان استفاده از اتاق کنفرانس را داشته باشد.
با تشکر”
تفاوت ایمیل اول و دوم در چیست؟ هر دو یک پیام را منتقل می کنند، اما ایمیل اول با حالت غیر مودبانه و پرخاشگرانه، اما انتقال پیام در ایمیل دوم مودبانه و دوستانه است.