مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه فرایند سازماندهی تغییراتی است که بطور مؤثر در درون سازمان انجام می شود. بسیاری از مشاغل با انجام پروژه ها، به اهداف شخصی و مالی خود می رسند. غالباً پروژه ها دارای مدت زمان محدود هستند، شامل تعداد محدودی فعالیت و افراد می شوند و مهلت و بودجه ثابت و محدودی هم دارند. مدیران پروژه این فرایندها را برنامه ریزی و نظارت می کنند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را انجام می دهند.

مزایای تقویت مهارت های مدیریت پروژه

فرقی نمی کند کار شما چیست، ممکن است مجبور شوید در یک مقطع زمانی یک پروژه را مدیریت کنید یا نقش فعالی در آن داشته باشید. انجام این کار مهارت بسیار زیادی را می طلبد، مدت زمانی که صرف یادگیری مهارت های مدیریت پروژه می کنید، در واقع سرمایه گذاری برای جلوگیری از هدررفتن وقت و پول است.

مدیریت پروژه چیست؟

شما با تکمیل به موقع و مدیریت هزینه های پروژه، در تحقق اهداف سازمان کمک می کنید. این می تواند نتایج خوبی برای کسب و کار شما ایجاد کرده و شهرت شما را ارتقا بخشد. همچنین هنگامی که می دانید چگونه پروژه را سازماندهی کنید، برنامه ریزی و تفویض وظایف را انجام دهید، می توانید استرس خود و اعضای تیم را کاهش دهید.

رویکردهای مدیریت پروژه

هنگامی که قصد دارید با ابزارهایی مدیریت پروژه  آشنا شوید، ممکن است بخواهید درباره رویکردهای مدیریت پروژه بیشتر بدانید.

یک رویکرد PMBOK است که مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge است. این رویکرد مهارت های متداول مدیریت پروژه مانند بودجه بندی و مدیریت ورودی ها و خروجی ها را متمرکز می کند و معمولاً در ایالات متحده مورد استفاده قرار می گیرد.

PRINCE2 مخفف PRojects IN Controlled Environments. است. این رویکرد معتبر به طور گسترده در ایالات متحده و سایر کشورهای انگلیسی زبان استفاده می شود. از جمله موارد کاربرد این رویکرد عبارتند از اینکه، نقش افراد را روشن می کند، خطوط ارتباطی بین افراد را باز نگه می دارد، ریسک پروژه را مدیریت کنید و هزینه های پایه را تعیین کنید.

مدیریت پروژه سریع یکی دیگر از رویکردهای محبوب است. این رویکرد اغلب برای پروژه هایی در محیط های پیچیده و سریع انجام می شود، زیرا به شما و تیم شما اجازه می دهد تا به صورت انعطاف پذیر پاسخگوی نیازها باشید.

رویکردهای مدیریت پروژه، یک مرور کلی

ابزارها، تکنیک ها و فرآیندهای بسیاری وجود دارد که به شما کمک می کند پروژه های خود را با بهره وری بیشتری مدیریت کنید. ما برای شروع کار برخی از محبوب ترین موارد را توضیح می دهیم.

چارچوب های مدیریت پروژه

هنگام اجرای یک پروژه جدید، باید عوامل مختلفی از جمله مزایا، خطرات، بودجه و اهداف را مورد بررسی قرار دهید. مقالاتی در بخش مهارت های مدیریت پروژه وجود دارد که باعث می شود قبل از شروع به همه زوایا نگاه کنید. برخی از مقالات مفید شامل موارد زیر است:

نحوه نوشتن یک کیس تجاری: شما ایده خوبی برای یک پروژه دارید. باید یاد بگیرید که چگونه یک پرونده تجاری بنویسید، تا بتوانید تأیید و بودجه دریافت کنید.

نمودار تاثیر یا خطر: این ابزار به شما کمک می کند خطرات موجود در پروژه خود را شناسایی کنید و تخمین بزنید که احتمال وقوع آنها چقدر است.

منشور پروژه: منشور پروژه اهداف یک پروژه را مشخص می کند و آنچه را که از هر یک از اعضای تیم خود انتظار دارید را توضیح می دهد.

برنامه ریزی

شما ممکن است مجبور شوید تعدادی از افراد را که در طول یک پروژه کار می کنند، دستکاری کنید. مقالات برنامه ریزی ما به شما کمک می کنند تا چگونگی انجام کارها را بطور هموار و به موقع برنامه ریزی کنید.

برنامه های اقدام: برای پروژه های کوچک از یک برنامه اقدام استفاده کنید، با این کار هیچ کدام از مراحل یا بش های مهم کار را فراموش نکنید.

تجزیه و تحلیل شکاف: تجزیه و تحلیل شکاف به شما کمک می کند تا آنچه را که باید برای رسیدن به اهداف پروژه خود انجام دهید شناسایی کنید.

نمودارهای گانت: به شما در برنامه ریزی پروژه های متوسط ​​و بزرگ کمک می کند تا بتوانید آنها را با کارآمدترین روش تکمیل کنید.

مدیریت حوزه

اگر پروژه هایی را قبلاً مدیریت کرده اید، حتما می دانید که افراد می توانند به سرعت از کنترل خارج شوند. به همین دلیل است که توانایی مدیریت دامنه یک پروژه، مهارت مهمی است. در این بخش یاد می گیرید که چگونه پروژه خود را متمرکز کنید. این ابزارها به شما کمک می کنند:

تجزیه و تحلیل نیازهای تجاری: این مقاله به شما نشان می دهد که دقیقاً چه کارهایی را باید تحویل دهید.

روش MoSCoW: با ذینفعان توافق کنید که چه بخشی از پروژه تحویل داده خواهد شد و چه بخشی تحویل نخواهد شد.

کنترل محدوده: کنترل محدوده یا دامنه یک مهارت مهم مدیریت پروژه است زیرا باعث می شود افراد بیش از حد در طول پروژه تغییرات ایجاد نکنند، این تغییرات می تواند برنامه پروژه را به طور جدی مختل کند.

پشتیبانی از پروژه ها

پروژه شما ممکن است نیاز به پشتوانه ذینفعانی مانند رئیس، همکاران، تیم رهبری، مشتریان یا تامین کنندگان اصلی داشته باشد. هنگامی که شما بدانید چگونه ایده خود را مطرح کنید، می توانید پروژه خود را با استفاده از منابع مناسب مدیریت کنید. این مقالات موارد زیر را توضیح می دهد.

تجزیه و تحلیل ذینفعان: یاد بگیرید که چگونه افراد اصلی مورد نیاز برای برنده شدن را شناسایی کنید و تصمیم بگیرید که چگونه با آنها ارتباط برقرار کنید.

ماتریس واگذاری مسئولیت: این ابزار مشخص می کند که چه کسی مسئولیت نهایی در مورد وظایف اصلی را دارد.

نقشه های تأثیرگذاری: این ابزار به شما کمک می کند تا تأثیرگذاران آشکار و غیر آشکار در پروژه خود را شناسایی کنید.

ارتباطات در پروژه

پروژه ها به ارتباطات متکی هستند. مقالات ارتباطی پروژه ما در انجام این کار به شما کمک می کند:

داشبورد پروژه: این ابزار ساده به شما امکان می دهد تا به سرعت و به راحتی ارتباط برقرار کنید.

گزارش نقطه عطف پروژه: پروژه ها را با ارزیابی موقعیت های قابل توجه در مسیر خود نگه دارید.

جلسات موثر Scrum: جلسات Scrum بخشی از رویکرد سریع برای مدیریت پروژه است، اما این جلسات در هر نوع پروژه ای مفید هستند. آنها به شما کمک می کنند تا به اعضای تیم خود انگیزه دهید و همه چیز را به جلو برانید.

مدیریت تغییر

این امر باعث می شود مهارت و تحولات گسترده ای در سازمان ایجاد شود. مقالات مدیریت تغییر به شما نشان می دهد که چگونه می توانید بر موانع مشترک غلبه کنید، و با افراد همکاری کنید تا ابتکارهای جدید را با موفقیت به اجرا درآورید.

غلبه بر موانع فرهنگی برای تغییر: یاد بگیرید که چگونه به مسائل فرهنگی بپردازید. مسائل فرهنگی می تواند باعث تغییر سرعت اجرای پروژه شود یا مانع آن شود.

مدل تغییر 8 مرحله ای کاتر: این چارچوب به شما کمک می کند تا به اهداف و تغییرات خود برسید.

چرا تغییر عمل نمی کند: روش های درست و نادرستی برای اجرای تغییر وجود دارد. در این مقاله، آنچه را که نباید در طول تغییر انجام دهید، کشف کنید.

بهسازی و بررسی پروژه

مقالات بهبود پروژه و نقد و بررسی پروژه چگونگی تجزیه و تحلیل پیشرفت پروژه را توضیح می دهند، بنابراین می توانید به طور مداوم روند پیشرفت پروژه را بهبود دهید.

فرآیند بازبینی پس از عملکرد (AAR): یاد بگیرید که چگونه پروژه خود را در زمان پیشرفت ارزیابی کنید، تا بتوانید تغییراتی انجام دهید و عملکرد خود را بهبود بخشید.

بازبینی پس از اجرا: از این فرآیند برای تجزیه و تحلیل پروژه خود قبل از تحویل استفاده کنید، و تعیین کنید که آیا کار اضافی نیاز است یا خیر.

نکات کلیدی

مهم نیست که نقش شما چیست، به احتمال زیاد مجبور خواهید بود که در یک مقطع از کار خود، یک پروژه را مدیریت کنید یا نقش فعالی داشته باشید. هنگامی که بدانید چگونه می توانید چندین کار، چند نفر از افراد، مهلت ها و مسئولیت های مختلف را مدیریت کنید، این باعث تقویت شهرت شما و بهبود چشم اندازهای شخصی خواهد شد.

برای اجرای یک پروژه موفق از ابتدا تا انتها، برای یادگیری در مورد چارچوبهای مختلف مدیریت پروژه وقت بگذارید. یاد یگیرید که چگونه مردم و وظایف را بطور مؤثرتر برنامه ریزی کنید، و از ایده های خود نیز حمایت کنید تا بتوانید کمک مالی و بودجه لازم را برای شروع کار به دست آورید. و در آخر، با استراتژی های مدیریت تغییر آشنا شوید.


ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.