مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile)

مدیریت پروژه چابک چیست؟ برای پاسخگویی به این سوال با جعبه ابزار ذهنی همراه باشید. یک تجارت فناورانه نوپا را تصور کنید، جایی که بنیانگذاران آن در تلاشند یک تجارت پایدار را ایجاد کنند. آنها باید به سرعت خدماتی را توسعه دهند كه کاربران آمادگی دریافت آن را داشته باشند. و این مشکل است! زیرا که آنها فقط از طریق تحقیقات بازار می توانند به این موضوعات پی ببرند، بنابراین باید آزمون و خطا کنند تا زمانی که یک راه حل واقعی یا یک محصول نهایی ارائه دهند.

احتمالاً بسیاری از پروژه های مربوط به کار (به ویژه آنهایی که شامل موقعیت های پیچیده و سریع هستند) شبیه این سناریو هستند. شما می توانید در تلاش برای دستیابی به یک مسئله قابل تحویل یا حل یک مشکل باشید، اما پس از حل مسئله باید مسیر خود را تغییر دهید و برنامه های خود را اصلاح کنید.

اگر از روش مدیریت پروژه سنتی استفاده می کنید، این بازنگری ها و اصلاح کردن ها منجر به از دست رفتن فرصت ها، هزینه های تورم و افزایش حجم کار می شود. و در بدترین حالت در طول پروژه، اوضاع به قدری تغییر می کند که محصول نهایی شما، هنگامی که در نهایت تحویل داده می شود، دیگر اهمیت و کاربردی ندارد.

مدیریت پروژه چابک (Agile Project Management) روشی است که به شما کمک می کند با این چالش ها کنار بیایید. در این مقاله، چگونگی چابک بودن و دلیل مفید بودن آن را توضیح خواهیم داد.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

مدیریت پروژه چابک حول یک رویکرد انعطاف پذیر ساخته شده است. اعضای تیم در زمان های کوتاه و در نسخه های کوچک اما عملکردی روی یک محصول کار می کنند. آنها سپس هر نسخه را در برابر نیازهای مشتری آزمایش می کنند.

محصول نهایی یک پروژه چابک ممکن است بسیار متفاوت از آنچه در ابتدا در نظر گرفته شده بود باشد. اما، به دلیل روند بررسی، اعضای تیم می توانند مطمئن باشند که کالا، کالایی است که مشتری می خواهد.

همین موضوع باعث می شود مدیریت پروژه چابک به ویژه برای مشاغل جدید، سریع یا شرایط بسیار پیچیده، و جایی که مدیران “احساس پیشرفت می کنند” برای یافتن مدل خوب کسب و کار مناسب باشند. همچنین برای پروژه های فوری که نمی توانند منتظر راه اندازی و اتمام یک پروژه کامل و سنتی باشند مفید است.

ریشه های مدیریت پروژه چابک

عناصر مدیریت پروژه چابک دهه ها وجود داشته است. اما، دو رویداد به پایه ریزی این رویکرد کمک کرد.

ابتدا، در سال 1986، هیروتاکا تاکهوچی و ایکوژیرو نوناکا مقاله ای با عنوان “The New New Product Development Game” را در بخش بازرگانی هاروارد منتشر کردند. در این مقاله، نویسندگان روش جدیدی برای تولید محصولاتی که شبیه یک مسابقه راگبی است، ترسیم کردند.

آنها یک رویکرد مدیریت پروژه را به تصویر کشیدند که در آن، درست مثل زمین بازی، اعضای تیم با ارزیابی مجدد و دائمی از وضعیت و پاسخ مناسب، به هدف خود می رسند. بنابراین پروژه ها تکامل می یابند، اما منجر به محصولاتی می شوند که در نتیجه نیازهای مشتری را به طور کامل تری برآورده می کنند.

رویداد دوم در سال 2001 اتفاق افتاد، هنگامی که گروهی از متخصصان نرم افزار و پروژه با یکدیگر دیدار کردند تا در مورد موفقیت آمیزترین پروژه های مشترکشان بحث کنند. آنها مانیفست پروژه چابک را ایجاد کردند، که اصول و ارزش های اساسی مدیریت پروژه چابک را مشخص می کرد.

مدیریت پروژه چابک بر اساس رویکرد توسعه محصول Takeuchi و Nonaka ساخته شده است و با ارزش ها و اصولی که در مانیفست پروژه چابک ارائه شد، کامل شد.

مدیریت پروژه چابک در مقابل مدیریت پروژه سنتی

بیایید مدیریت پروژه چابک را با مدیریت پروژه سنتی مقایسه کنیم تا نشان دهیم تفاوت این رویکردها چیست.

خلاصه اینکه، مدیریت پروژه سنتی اغلب در یک محیط پایدار، جایی که یک تحویل قابل قبول برای یک بودجه ثابت مورد نیاز است، بهترین حالت را دارد. مدیریت پروژه چابک معمولاً در مواردی که محصول نهایی نامشخص باشد یا محیط به سرعت در حال تغییر باشد، بهترین روش است.

درباره روند کار

مدیریت پروژه چابک همچنین از نظر نقش ها و رویدادهایی که استفاده می کند با سایر تکنیک های مدیریت پروژه متفاوت است. ما در زیر به شرح این موارد پرداختیم.

اسپرینت ها و اسکرام ها

قلب مدیریت پروژه چابک چارچوب اسکرام است. اسکرام از نقش ها، رویدادها، جلسات و موارد خاص استفاده می کند تا یک محصول قابل استفاده را در یک بازه زمانی خاص (مثلاً در مدت 30 روز) تحویل دهید.

این چارچوب شامل سه نقش اساسی است:

1. صاحب محصول در مورد محصول در حال توسعه متخصص است. وی نماینده ذینفعان، مشتریان و کاربران نهایی است و مسئولیت اولویت بندی پروژه و دریافت بودجه را بر عهده دارد.

صاحب محصول نحوه استفاده مردم از محصول نهایی را بیان می کند، نیازهای مشتری را اعلام می کند و به تیم در تولید محصول مناسب کمک می کند.

2. استاد اسکرام مسئولیت مدیریت فرایند را بر عهده دارد. این فرد مشکلات را حل می کند، به طوری که صاحب محصول می تواند توسعه را هدایت کند و بازده سرمایه گذاری را به حداکثر برساند.

استاد اسکرام بر ارتباطات نظارت می کند، به طوری که ذینفعان و اعضای تیم می توانند به راحتی درک کنند که چه پیشرفتی حاصل شده است.

3- تیم گروهی از متخصصان هستند که مسئول تبدیل الزامات به عملکرد هستند.

تیم بر روی هر پروژه از طریق “اسپرینت” کار می کند (مراحل کوتاه کار که محصولات نهایی، آزمایش شده، مستند و عملکردی را در پایان کار تحویل می دهد.)

هر اسپرینت با یک جلسه برنامه ریزی اسپرینت شروع می شود. جایی که اعضای تیم تصمیم می گیرند که چه چیزی را می توانند در بازه زمانی توافق شده ارائه دهند. آنها هدف و مسئولیت ها و نقش ها را تعیین می کنند.

در طول اسپرینت، اعضای تیم صرفاً بر رسیدن به هدف تعریف شده خود تمرکز می کنند. آنها هر روز برای یک جلسه 15 دقیقه ای ملاقات می کنند تا در مورد پیشرفت کار گزارش دهند، در مورد کارهایی که در آن روز انجام می دهند بحث کنند و از چالش هایی که با آن روبرو هستند صحبت کنند. این جلسات بخشی اساسی از روند بازرسی روزانه است.

تیم ها بر اساس آنچه برای پروژه مفید است، در تغییر روش خود آزاد هستند.

گزارش ها

در مدیریت پروژه چابک، فرصت های منظمی برای گزارش پیشرفت وجود دارد. در جلسات روزانه اسکرام، اعضای تیم پس از هر اسپرینت با صاحب محصول و ذینفعان اصلی دیدار می کنند تا روند تحویل سریع را ارائه دهند. در این جلسه، گروه با هم تصمیم می گیرند که برای اسپرینت بعدی چه چیزی را تغییر دهند.

پس از این، استاد اسکرام (و گاهی اوقات صاحب محصول) جلسه ای گذشته نگر برگزار می کند، در آن جلسه به فرآیندی که در آخرین اسپرینت استفاده کرده اند نگاه می کنند و تصمیم می گیرند که برای دوره بعدی چه چیزی را می توانند بهبود دهند.

نکات کلیدی

مدیریت پروژه چابک قصد دارد تا به طور منظم، هر 30 روز، یک محصول یا فرآیند کاملاً پیشرفته را ارائه دهد.

مدیریت پروژه چابک برای توسعه نرم افزار و سایر پروژه هایی است که در طول پروژه ممکن است نیازهایش تغییر کند، مناسب است. به عنوان مثال، در مشاغل جدید یا مشاغل با رشد سریع یا در محیط های کاری که تغییرات زیاد است.

در این روش تیم ها کاملاً خودگردان هستند و در صورت لزوم می توانند رویکرد خود را تغییر دهند. این انعطاف پذیری می تواند در هزینه ها صرفه جویی کرده و اطمینان حاصل کند که محصول نهایی نیاز مشتری را برآورده می کند.