اخبار و جشنواره ها

چگونه منظم شوید

زمان تنها سرمایه ای است که همه ی انسان ها دارند، اما هیچ کس از پس هزینه ی اصراف آن بر نمی آید.

– مخترع آمریکایی توماس ادیسون

آیا در طول روز به علت سردرگمی، زمان زیادی را تلف می کنید؟ شاید 5 دقیقه طول بکشد تا یک پرونده ی نادرست را پیدا کنید، 5 دقیقه دیگر برای ایمیل جزئیات یک نشست مهم و شاید ده دقیقه دیگر برای پیدا کردن لیست کارهای روز در بین کاغذ های نامرتب روی میز زمان صرف می کنید.

بدون آنکه بدانید، یک ساعت در شبانه روز به دنبال چیزهایی که نمی توانید پیدا کنید، صرف کرده اید. و این فقط یک روز است! تصور کنید که این میزان در هفته، ماه و سال چقدر خواهد شد!

بسیاری از مردم با بی نظمی مبارزه می کنند. در حالی که بعضی فکر می کنند که می توانند در هرج و مرج موفق شوند، این ناهنجاری می تواند هزینه ی گزافی را به فرد تحمیل کند. بی نظمی می تواند ما را از پیشرفت دور نگه دارد. می تواند خلاقیت ما را کور کند، استرسی را به زندگی ما اضافه کند و مانع از آن شود که بتوانیم به اندازه ای که باید موثر و کارآمد باشیم.

در این مقاله، ما به برخی از استراتژی های مفید برای نظم و سازماندهی نگاه می کنیم، تا بتوانیم تمام پتانسیل خود را در زندگی و کار استفاده کنیم.

این ویدیو را برای برخی نکات در مورد چگونگی سازماندهی خود تماشا کنید.

سازماندهی روزتان در محل کار

استفاده از یک دفترچه

یک استراتژی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده می کنند، استفاده از دفترچه است. این دفترچه یک محل تجمیع برای افکار شما و آنچه که در طول روز انجام می دهید عمل می کند.

برای مثال، هنگام صحبت با یک همکار یا با یک مشتری در تلفن، از دفترچه خود برای یادداشت استفاده کنید. اگر در حال کار هستید و باید به یاد داشته باشید چیزی را به رئیس خود بگویید، آن را در دفترچه خود بنویسید. اگر قرار است بعد از ظهر یک جلسه بارش ذهنی داشته باشید، ایده های شما نیز می تواند در آن دفترچه ثبت شوند.

مزیت یک دفترچه این است که شما تمام اندیشه ها، گفتگوها و ایده های خود را در یک مکان نگه دارید. و هنگامی که چیزها نوشته می شوند، مجبور نیستید انرژی ذهن خود را برای یادآوری همه چیز تلف کنید!

مفید است که هر روز یک صفحه جدید و تاریخ دار ایجاد کنید. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید به عقب برگردید و اطلاعاتی را که نیاز دارید پیدا کنید.

در 15 دقیقه اول روز سازماندهی کنید

زمانی که صبح به محل کار می روید، 15 دقیقه اول خود را صرف نگاه کردن به آنچه که در آن روز باید انجام دهید کنید. با لیست “اقدامات بعدی” از برنامه های عمل خود شروع کنید، اگر برنامه های عمل دارید یا تکنیک لیست کارها را انجام می دهید، به نحوی که مهمترین اولویت های شما در بالای صفحه قرار گیرند. این کار به شما می آموزد که چه کاری اهمیت بیشتری دارد و باید زودتر تکمیل شود و چه کاری را می توانید بعد از ظهر هم انجام دهید.


مقاله مرتبط: لیست کارها

مقاله مرتبط: برنامه های عمل


در هنگام این سازماندهی، دانستن زمانی که شما بهتر از هر زمانی قادر به کار کردن هستید می تواند یک ابزار برنامه ریزی مفید باشد. در این مقاله با این مبحث بیشتر آشنا شوید: آیا این یک کار صبحگاهی است؟

تمیز کردن میزکار

میز کار شما می تواند یک جای شلوغ باشد. ترکیبی از مقالات قدیمی، پروژه های آینده، فایل هایی که در حال حاضر استفاده می کنید و تپه ای از کاغذ که هنوز آنها را دور نریخته اید. اگر چه بعضی از مردم احساس می کنند که با یک میز شلوغ بهتر کار می کنند، اما برای بسیاری از شلوغی باعث حواس پرتی و کندی می شود.

اگر می خواهید منظم شوید، پس پاک کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. این کار می تواند یک کار وقت گیر باشد، بنابراین بهترین کار این است که در پایان روز یا آخر هفته شروع به کار کنید. مهم این است که این کار را به آرامی انجام دهید، مخصوصا اگر میز کار شما خیلی بهم ریخته باشد!

با پاکسازی همه چیز از روی میز شروع کنید. پرونده مقالات و گزارش هایی که دیگر نیازی به آنها ندارید و هر چیزی که لازم نیست را بازیافت کنید. لوازم اداری باید در یک کشو یا کمد قرار بگیرد.

مواردی که باقی مانده اند احتمالا فایل ها و پرونده هایی هستند که شما در حال حاضر نیاز دارید.

ساختن یک جای عملیاتی روی میزتان

از این قسمت میز برای مواد لازم برای تکمیل پروژه ای که در حال حاضر کار می کنید استفاده کنید. به محض اینکه هر پروژه تکمیل شد، این منطقه را پاک کنید تا آماده کار بعدی خود شوید.

سازماندهی منابع یا فایل هایی که بیشتر استفاده می کنید

هرچه بیشتر از چیزی استفاده می کنید، باید آن چیز به شما نزدیکتر باشد. میز کار خود را براساس استفاده مفید تنظیم کنید و فقط برای ظاهر تمیز آن را تنظیم نکنید.

چطور میز کار خود را منظم نگه دارید؟ در انتهای هر روز، پنج دقیقه صرف پاکسازی و مرتب کردن میز خود کنید. به این ترتیب، می توانید روز بعد با یک سطح تمیز و سازمان یافته، کار را شروع کنید.

چگونه منظم شوید

ابزارهای سازماندهی

ما در زمان تکنولوژی های شگفت انگیز زندگی می کنیم. بیایید از آن برای سازماندهی استفاده کنیم!

از تقویم یا برنامه ریز های دیجیتال استفاده کنید

بسیاری از افراد برای کمک به سازماندهی برنامه های خود از این برنامه ها استفاده می کنند.این کار می تواند برای یادآوری وظایف بسیار مفید باشد!

به عنوان مثال، بسیاری از تقویم های دیجیتال، مانند Outlook و iCal، به شما اجازه می دهند تا کارهای خود را به طور رنگی کد گذاری کنید. شما می توانید قرمز را برای فوری، سبز را برای مهلت های طولانی و آبی را برای وظایف کم اهمیت استفاده کنید. کدگذاری رنگی کارهای هر روز به شما کمک می کند تا سریعا آنچه که باید انجام دهید را ببینید.

از نرم افزار اکسل برای پیگیری پیشرفت خود استفاده کنید. صفحات اکسل مفید هستند، زیرا می توانید از قالب بندی های مشروط استفاده کنید که هنگامی که وظایف به زمان مقرر آنها نزدیک می شوند به شما هشدار می دهد. در نتیجه، شما در یک نگاه می توانید ببینید که موارد مورد نظر در برنامه هستند یا نه. این به خصوص هنگامی مفید است که شما با یک تیم کار می کنید و باید از پیشرفت افراد مطلع شوید.

مدیریت نظم شخصی

نظم شخصی

برای خودتان پاداش درنظر بگیرید

اگر سازماندهی برای شما سخت است، سعی کنید به خودتان پاداش بدهید. به عنوان مثال، اگر چهار مورد را در فهرست کارهایتان کامل کردید، با یک فنجان قهوه، یا 10 دقیقه وقت آزاد برای مرور وب،  به خودتان پاداش دهید.

تنها از یک تقویم استفاده کنید

اگر بعضی چیزها را در موبایل خود وارد کنید و برخی چیزها را در برنامه کامپیوتر خود داشته باشید، احتمال دارد بعضی از قرار ملاقات ها و وظایف کلیدی خود را از دست بدهید.

اسناد خود را اسکن کنید

اگر دوست ندارید که یک دفتر کار با تعداد زیاد کمد های پر از پرونده داشته باشید، پس چرا همه اسناد خود را اسکن نمی کنید و آنها را در کامپیوتر خود ذخیره نمی کنید؟ اگر یک دستیار شخصی دارید، این کار خوبی برای محول کردن است. اگر نه، سعی کنید چند سند را هر روز اسکن کنید و در نهایت تمام اسناد پروژه در طولانی مدت اسکن خواهند شد.

ابزارهای سازماندهی را که دوست دارید انتخاب کنید

محصولاتی را انتخاب کنید که از نظر بصری یا احساسی شما را جذب کنند.به عنوان مثال، اگر تصمیم به شروع به استفاده از یک دفترچه به صورت روزانه دارید، یک دفترچه خوب را که واقعا دوستش دارید، خریداری کنید. هنگامی که ابزارهای شما از نظر بصری جذاب و راحت هستند، احتمال بیشتری وجود دارد که از آنها استفاده کنید.

نکات کلیدی

بی نظمی می تواند به ضررکار حرفه ای تان تمام شود، بهره وری شما را کاهش دهد و به زندگی تان استرس اضافه کند. اختصاص دادن وقت و انرژی برای سازماندهی در طولانی مدت می تواند به شما کمک فراوانی کند.

با استفاده از یک دفترچه برای ثبت مکالمات، ایده ها و یادآوری کارها شروع کنید. سپس سعی کنید روز را با یک میز کار تمیز و مرتب و یک لیست کار سازماندهی شده شروع کنید. از تکنولوژی برای راحت تر دنبال کردن برنامه و پروژه های خود استفاده کنید. ویژگی هایی مانند کدگذاری رنگی و آلارم های صوتی می تواند به شما اطمینان دهد که قرار و یا مهلت انجام کاری را از دست نخواهید داد.

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.