اخبار و جشنواره ها

هنر بایگانی

آیا تا به حال یک مشتری یا رئیس خود را در پشت تلفن، در حالی که بین تپه ای از کاغذ دنبال یک سند مهم می گردید منتظر گذاشته اید؟ اگر این کار را کرده اید، رئیس یا مشتری شما ممکن است دید خوبی نسبت به شما نداشته باشد، زیرا در یک برخورد کلیدی، شما شکست خورده اید.

و اگر شغل شما برای کمک به مردم باشد، چه میزان از وقت دیگران را برای اینکه نمی توانید اسناد و مدارک مورد نیاز خود را پیدا کنید، گرفته اید.

با وجود این که ممکن است خسته کننده به نظر برسد باید خود را موظف به بایگانی کردن کاربردی اسناد و پرونده های خود کنید. تصور کنید چقدر بهتر است اگر هنگامی که یک سندی از شما درخواست می شود، لبخند زده، در بایگانی مرتب خود سند را پیدا کنید و به سرعت تحویل دهید.

هنر بایگانی

مدیریت زمان

حتی در عصر ایمیل و اینترنت، ما هنوز با بسیاری از اسناد و پرونده های کاغذی مواجه هستیم. داده های بهم ریخته ی زیادی هستند که نیاز به پردازش دارند و پس از آن برای استفاده در زمان های آتی در جایی ذخیره می شوند. می خواهیم بتوانیم اطلاعاتی را که نیاز داریم در لحظه ای مناسب که به آن نیاز داریم در دست داشته باشیم تا بتوانیم آن را برای تحلیل بیشتر یا گزارش نوشتن و یا شاید برای ارایه ی یک کنفرانس استفاده کنیم.

اغلب اوقات، ما زمان خود و گاه زمان دیگر افراد را برای بدست آورن اسنادی که مسلما جایی در میز کار یا در کمد اسناد وجود دارند، هدر می دهیم. این به استرس ما اضافه می کند و باعث می شود که استفاده از داده ها سخت تر از آنچه که باید شود. بنابراین اگر قصد داریم کار خود را به موقع انجام دهیم باید در سازماندهی فایل های خود منظم تر و کارآمد تر باشیم.


بد نیست نگاهی به دسته بندی مدیریت زمان بیاندازید.


مدیریت اطلاعات به صورت موثر

هنگامی که یک سند را از یک همکار، فروشنده یا مشتری دریافت می کنید، وسوسه می شوید که فقط آن را روی تپه ی مدارک و کاغذ ها روی میز یا کشوی میز بیندازید. “با خودتان می گویید که بعدا در زمان مناسب به مرتب سازی آن خواهم پرداخت.” آشنا بنظر می رسد؟ پس از مدتی، اسناد نامرتب بسیاری جمع می شود، که منجر به بی نظمی زیادی می شود. بسیار بعید است که زمان مناسبی پیدا کنید تا به عقب برگردید و تمام این اطلاعات را سازماندهی کنید، به خصوص با توجه به این که معمولا تحت فشارهای دیگر نیز قرار دارید.

ممکن است ساعت های زیادی از وقت گرانبهای شما برای جستجوی اسناد تلف شود زیرا احتمال بسیار زیادی وجود دارد که پرونده های مورد نظر را در بی نظمی ها پیدا نکنید یا حتی ممکن است به خاطر نیاورید که چنین پرونده ای در فایل شما وجود دارد. پس چگونه می توانید کار خود را ساده تر انجام دهید؟ در مدیریت فایل ها حرفه ای شوید

مدیریت فایل موثر

نکته ی کلیدی در مدیریت فایل: اطلاعات را در پوشه ها به صورت طبقه بندی شده و به ترتیبی که برای شما مناسب است ذخیره کنید.

مدیریت فایل موثر

در اینجا چند نکته برای کمک به مدیریت فایل های شما ذکر می کنیم:

  • از ذخیره اسناد غیر ضروری اجتناب کنید. عادت به ذخیره کردن همه چیز نداشته باشید. چند ثانیه زمان صرف کنید و محتوای فایل را بررسی کنید و فقط اگر مرتبط با فعالیت کاری شما بود آن را ذخیره کنید. جمع آوری بیش از حد اسناد غیر ضروری، باعث بهم ریختگی می شود و در آینده باعث سخت تر شدن پیدا کردن اسناد می شود. در مورد آنچه ذخیره می کنید حسن انتخاب داشته باشید!
  • یک روش ثابت برای نامگذاری فایل ها و پوشه ها داشته باشید -به عنوان مثال، پوشه اصلی را به پوشه های زیر مجموعه های “برای مشتریان”، “فروشندگان”و “همکاران” تقسیم کنید. نام های کوتاهی را برای شناسایی موارد یا افرادی که پوشه ها به آنها مرتبط هستند اختصاص بدهید. علاوه بر این، شما حتی می توانید به طبقه بندی ها و زیر مجموعه های مختلف ظاهر های متفاوتی دهید تا تشخیص آنها در نگاه اول آسان تر باشد.
  • اسناد مرتبط با هم را فارغ از نوع آنها با هم ذخیره کنید -به عنوان مثال، گزارشات، مقالات، یادداشتهای کنفرانس، صفحات اکسل و تصاویر مربوط به یک پروژه خاص را در یک پوشه ذخیره کنید، نه یک پوشه برای کنفرانس برای همه پروژه ها، پوشه دیگری برای صفحات اکسل برای همه پروژه ها و غیره. به این ترتیب، برای پیدا کردن اسناد برای یک پروژه خاص، بسیار سریعتر خواهید بود.
  • کار درحال اجرا را از کار تکمیل شده جدا کنید -بعضی ها ترجیح می دهند که کار فعلی یا جاری را روی میز خود انجام دهند تا کار تکمیل شود. سپس، هنگامی که کار تمام شد، آن را به محل مناسب منتقل می کند، یعنی جایی که فایل های آن دسته در آنجا ذخیره می شوند. در فواصل زمانی معین (به عنوان مثال، هر هفته یا هر دو هفته یکبار)، فایل هایی را که دیگر با آنها کار نمی کنید را به پوشه هایی که کارهای تکمیل شده در آن ذخیره شده است، منتقل کنید.
  • از پر کردن بیش از حد پوشه ها خودداری کنید -اگر تعداد زیادی فایل در یک پوشه یا تعداد زیادی از پوشه های فرعی در یک پوشه اصلی دارید، آنها را به گروه های کوچکتر (زیر پوشه ها یا زیر زیر پوشه ها) تقسیم کنید. به عنوان مثال، شما می توانید یک پوشه به نام “طرح کسب و کار” را به زیر پوشه های “BP2008″، “BP2009” و “BP2010” تقسیم کنید. به همین ترتیب، می توانید یک پوشه برای یک مشتری به نام “دلتا تریدر” را به پوشه های زیر به نام “ارائه های دلتا تریدر” و “قرارداد های دلتا تریدر” تقسیم کنید. ایده این است که هر فایل را در یک پوشه منطقی یا زیر پوشه قرار دهید به جای اینکه یک فایل بسیار بزرگ بسازید.
  • اسناد کاغذی خود را اسکن کنید- این کار زمانی که فضای زیادی برای ذخیره اسناد کاغذی نداشته باشید یا وقتی که می خواهید اسناد را بدون اینکه آنها را کاملا از بین ببرید بایگانی کنید بسیار مفید است. (این برای همه نوع اسناد مناسب نیست، مثلا با قراردادهای قانونی یا اسناد با امضاهای اصلی، بنابراین خودتان روش مناسب را انتخاب کنید.)

اولویت بندی فایل ها برای اقدام

اولویت بندی فایل ها می تواند منجر به کارایی بیشتر شود. در زیر نکاتی در این باره مطرح شده است که به شما برای اولویت بندی کار ها کمک می کند.

  • اسناد را طبق تاریخ مرتب کنید. تاریخ را روی سند بنویسید. این به شما کمک خواهد کرد که اسناد خود را بر اساس تاریخ مرتب سازی کنید، بدون نیاز به باز کردن پوشه و خواندن تمام اسناد.
  • از فایل های کوچکتر استفاده کنید – فایل هایکوچکتر که یکی از آنها به عنوان “43 پوشه” نیز شناخته می شوند، یک سیستم منحصر به فرد هستند که توسط بسیاری از افراد برای سازماندهی فایل ها مورد استفاده قرار می گیرد. 12 پوشه (برای هر ماه از سال) و 31 زیر پوشه اضافی (برای هر روز ماه) ایجاد کنید. هر پوشه را با اسنادی که در آن روز با آن کار می کنید پر کنید. در ابتدای هر روز، پوشه ای را برای آن روز باز کنید. تمام موارد را از پوشه خارج کنید و آنها را در پوشه “امروز” روی میزکار خود قرار دهید. سپس پوشه خالی را به شکاف متناظر برای یک ماه آینده منتقل کنید. اگر نمی توانید برخی از آیتم های کاری را تا انتهای روز تکمیل کنید، آنها را برای روز مناسب بعدی انتقال دهید. این سیستم مدیریت فایل به شما کمک می کند تا همه چیزهایی که لازم است انجام دهید را پیگیری کنید و همچنین به عنوان یک دفترچه اتفاقات روزانه نیز استفاده می شود.

نکات کلیدی

آیا زمان زیادی را به خاطر شلوغی میز کارتان از دست میدهید ؟ آیا هنگامی که تحت فشار هستید نمی توانید اطلاعات را به سرعت و راحتی بازیابی کنید؟

صرف وقت گرانقیمت برای جستجو به دنبال اسناد می تواند لذت کار خلاقانه را از شما بگیرد و به زندگی شما استرس هم اضافه کند. عادت های ساده مدیریت فایل می تواند زندگی کاری شما را بسیار راحت تر کند!

 

مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.