اخبار و جشنواره ها

برنامه ریزی موثر

پایان یک روز کاری شلوغ است و با وجود اینکه زودتر سرکار آمده اید و دیر تر درحال رفتن هستید اما احساس می کنید که کار مهمی را در طول روز انجام نداده اید.

دلیل آن واضح است. با ملاقات های بی پایان، وقفه های مکرر و وظایف لحظه آخری، به راحتی می توانید تمام روز مشغول باشید بدون اینکه در کارهای مهم خود هیچ پیشرفتی کنید.

به همین دلیل بسیار مهم است بدانیم که چگونه وقت خود را به درستی برنامه ریزی کنیم. در این مقاله به گام هایی که می توانید برای انجام این کار بردارید، نگاهی می اندازیم، به این ترتیب زمان را برای کارهایی که واقعا مهم هستند صرف می کنید، و در عین حال زمان کافی برای کار شخصی، خانواده و دوستان برای شما باقی می ماند.

برنامه ریزی موثر

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی، هنر مدیریت فعالیت هاست به طوری که شما بتوانید به اهداف و اولویت های خود در زمان موجود برسید. هنگامی که برنامه ریزی به طور موثر انجام می شود، به شما کمک می کند:

  • درک کنید به طور واقع بینانه در زمان خود می توانید به چه اهدافی دست پیدا کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام وظایف ضروری دارید.
  • زمان احتمالی را برای کارهای “غیر منتظره” اضافه کنید
  • از پذیرش کارها بیش از حدی که در توان شما هست خودداری کنید.
  • به طور پیوسته به اهداف شخصی و کاری خود بپردازید.
  • وقت کافی برای خانواده و دوستان، ورزش و سرگرمی داشته باشید.
  • تعادل کار و زندگی خوب را به دست آورید.

زمان یک منبع است که نمی توانیم آن را بخریم، اما اغلب آنها را هدر می دهیم و یا به طور ناکارآمدی از آن استفاده می کنیم. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا در مورد آنچه که می خواهید در یک روز، هفته یا ماه به دست آورید فکر کنید و شما را در مسیر رسیدن به اهدافتان قرار می دهد.

چگونه زمان خود را برنامه ریزی کنید

یک زمان مشخص برای برنامه ریزی انتخاب کنید؛ برای مثال در ابتدای هر هفته یا هر ماه.

چگونه زمان خود را برنامه ریزی کنید

ابزارهای مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارد. یک راه ساده و آسان استفاده از قلم و کاغذ است، زمان خود را از طریق این برنامه ریز هفتگی مدیریت کنید. (برای دانلود برنامه ریز هفتگی کلیک کنید.)

شما همچنین می توانید از برنامه ها و نرم افزار هایی مانند Google Calendar ،MS Outlook و تقویم کسب و کار استفاده کنید. یک ابزار برنامه ریزی را انتخاب کنید که مناسب شرایط، ساختار فعلی شغل، سلیقه شخصی و بودجه شما باشد.

مهمترین چیز در انتخاب برنامه ریز این است که به شما این امکان را بدهد تا داده ها را به آسانی وارد کنید و به شما اجازه دهد تا زمان دقیق (روز / هفته / ماه) را در سطح جزئیات مورد نیاز خود مشاهده کنید.

هنگامی که تصمیم گرفتید چه ابزارهایی را می خواهید استفاده کنید، برنامه خود را به روش زیر آماده کنید:

مرحله 1: شناسایی زمان موجود

با محاسبه ی زمانی که می خواهید برای هر کار صرف کنید شروع کنید.

اهداف شخصی و کاری شما بر روی مدت زمانی که سر کار هستید تاثیر می گذارد.

به عنوان مثال، اگر شما برای ارتقاء تلاش می کنید، ممکن است در روز بیشتر از ساعت کار معمولی کار کنید تا فداکاری خود را نشان دهید. از سوی دیگر، اگر می خواهید زمان زیادی برای فعالیت های خارج از کار داشته باشید، ممکن است تصمیم بگیرید فقط و فقط ساعت های تعیین شده را سر کار بمانید.

مرحله 2: کار های ضروری را برنامه ریزی کنید

سپس کارهای ضروری خود را فیکس کنید. بقیه ی کارها را نسبت به این کارهای ضروری زمان بندی خواهیم کرد.

به عنوان مثال، اگر شما افرادی را مدیریت می کنید، مطمئن شوید که زمان کافی برای سروکار داشتن با مسائل شخصی، مدیریت و نظارت تیم در اختیار دارید. همچنین، زمانی را برای برقراری ارتباط با رئیس و افراد کلیدی اطراف خود کنار بگذارید.

مرحله 3: فعالیت های با اولویت بالا را برنامه ریزی کنید

لیست کارهای خود را مرور کنید و فعالیت های پر اهمیت و فوری، و همچنین وظایفی که قابل انتقال یا اجتناب نیستد را برنامه ریزی کنید.


مقاله مرتبط: لیست کارها


سعی کنید این کارها را برای زمان هایی از روز که بیشترین بازدهی را دارید، برنامه ریزی کنید. برای مثال، برخی از مردم در صبح بیشتر از انرژی و کارآیی خود استفاده می کنند، در حالی که بعضی دیگر بعد از ظهر یا عصر به طور موثرتری تمرکز می کنند. (در مقاله “آیا این کار مناسب صبح است؟” می توانید بهترین زمان های روز را شناسایی کنید.)

مرحله 4: برنامه ریزی زمان لازم برای احتمالات

سپس، مقداری زمان اضافی برای مقابله با احتمالات و شرایط اضطراری برنامه ریزی کنید. تجربه به شما می گوید چه اندازه برای این کار کافی است. به طور کلی، هرچقدر شغل شما غیر قابل پیش بینی تر باشد، زمان بیشتری برای این کار نیاز دارید. (اگر این زمان را برنامه ریزی نکنید، موارد اضطراری همچنان اتفاق می افتند و شما از کار و برنامه عقب می افتید.

وقفه های مکرر می تواند در کارهای شما پیش آید. یادگیری نحوه مدیریت آنها می تواند مقدار زمان لازم که باید برای احتمالات کنار بگذارید را کاهش دهد. اما کنار گذاشتن مقداری زمان خالی در برنامه ریزی به شما انعطاف لازم را برای تنظیم مجدد وظایف می دهد و درنتیجه هنگام مواجهه با مشکلات مهم زمان کافی برای واکنش دادن خواهید داشت.

مرحله 5: برنامه ریزی زمان اختیاری

فضایی که در برنامه ریزی شما باقی مانده است “زمان اختیاری” است: زمانی که برای ارایه اولویت ها و دستیابی به اهدافتان در دسترس است. فهرست اولویت های کار و اهداف شخصی خود را مرور کنید، زمان لازم برای دستیابی به آنها را ارزیابی کنید و آنها را برنامه ریزی کنید.


مقاله مرتبط: تعیین هدف شخصی


مرحله 6: تجزیه و تحلیل فعالیت ها

اگر زمانيکه به مرحله پنج رسيديد متوجه شدید که زمان کمي برای شما باقی مانده است، لازم است که به مراحل 2، 3 و 4 باز گردید و از خود سوال کنيد که آیا تمام وظايفي که وارد کرده ايد کاملا ضروري است یا خیر. ممکن است بعضی چیزها بتوانند به دیگری محول شوند یا در یک زمان کارآمد تر انجام شوند.

اگر متوجه شوید که زمان اختیاری شما هنوز کم است، ممکن است لازم باشد در مورد حجم کار خود مجددا مذاکره کنید  یا درخواست کمک کنید. از برنامه تازه آماده شده خود به عنوان مدرک سنگینی کار خود استفاده کنید. این به رئیس شما نشان می دهد چقدر منظم هستید و درنتیجه احتمال اینکه درخواست شما را قبول کند بیشتر خواهد شد.


مقاله مرتبط: چگونه منظم شوید


نکات کلیدی

برنامه ریزی فرآیندی است که در آن شما طراحی می کنید که چگونه از وقت خود استفاده می کنید. انجام این کار می تواند اثربخشی شما را افزایش دهد و سطوح استرس را کاهش دهد.

برای آماده کردن برنامه خود، این فرایند شش مرحله ای را دنبال کنید:

  1. شناسایی زمانی که در دسترس دارید.
  2. برنامه ریزی کارهای ضروری.
  3. برنامه ریزی اولویت های فوری و فعالیت های حیاتی
  4. برنامه ریزی زمان لازم برای احتمالات
  5. برنامه ریزی زمان اختیاری باقی مانده
  6. تجزیه و تحلیل فعالیت ها برای پیدا کردن کارهایی که می تواند محول شود و یا کلا حذف شود.

مهم است که برنامه شما زمان کافی را هم برای اهداف حرفه ای و هم برای اهداف شخصی شما ایجاد کند. اگر در مرحله پنج زمان کمی باقی مانده بود، وظایف خود را بازبینی کنید تا ببینید آیا می توانید آنها را به طور متفاوتی انجام دهید یا خیر؟ در غیر این صورت، تعادل کاری و زندگی شما بهم خواهد خورد.

مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.