اخبار و جشنواره ها

برنامه های عمل

همه ما می دانیم زمانی که آغاز به کاری می کنیم تهیه لیست کارها تا چه اندازه مفید است. ولی هنگامی که درگیر چندین کار همزمان می شویم (مانند اکثر مدیران) دیگر این لیست ها بی فایده می شوند.

یکی از مشکلات این است که برای بسیاری از ما، لیست کارها، برنامه ریزی شده، متمرکز و عمل نیستند. در واقع، این لیست ها فقط مجموعه ای از کارهایی است که هنوز انجام نشده اند و به نتیجه نرسیده اند. به عنوان مثال، مطالب خاص مانند “تماس با تینا در واحد فروش” ممکن است جزیی از هدف های کلی ای مانند “نوشتن طرح بازاریابی” باشد اما در اینجا جزئیات دقیق عمل که باید انجام شود وجود ندارد.

یکی دیگر از مشکلات این است که هنگامی که بیش از، مثلا، 20 ورودی در لیست خود دارید، لیست سنگین شده و استفاده از آن مشکل می شود. این بدان معنی است که تعدادی از فعالیت های کلیدی و تعهدات را فراموش کرده و یا از دست خواهید داد.

این جا، جایی است که برنامه های عمل مفید هستند. برنامه های عمل نسخه های قدرتمند و صنعتی لیست کارها هستند که اهداف کوتاه، متوسط ​​و بلند مدت را شامل می شوند. آنها به شما کمک می کنند تا زمان خود را برنامه ریزی کنید، بدون فراموش شدن تعهدات. و چون این برنامه ها شما را تشویق می کنند تا در مورد اولویت های خود به درستی فکر کنید، می توانید بر روی چیزهایی که اهمیت می دهید تمرکز کنید و وقت خود را صرف فعالیت های کم ارزش نکنید.


مقاله مرتبط: لیست کارها


برنامه های عمل

همچنین برنامه های عمل به شما کمک می کنند تا به محول کردن کار ها عادت کنید. همه این ها به شما این امکان را می دهد که در زمان صرفه جویی کنید و در عین حال کارایی و بهره وری خود را نیز افزایش دهید. به همین ترتیب، آنها به شما کمک می کنند به طرز هوشمندانه ای کارهای خود را اولویت بندی و زندگی خود را کنترل کنید، درحالی که در غیر این صورت در اثر کار زیاد احساس غرق شدن خواهید کرد.

نکته:

هنگامی که شما برای اولین بار در این مورد می شنوید، برنامه های عملی پیچیده و استفاده از آنها دشوار به نظر می رسند. مسلما این کار پیچیده تر از لیست کارها است، اما اگر چند ساعت صرف یادگیری استفاده از آن کنید، به سرعت کنترل حجم کار خود را در دست می گیرید و در نتیجه استرس بسیار کمتری متحمل می شوید!

چگونه از یک برنامه عمل استفاده کنید

قبل از مرور مراحل بد نیست مرور این مراحل را ابتدا در قالب ویدئو کوتاه ببینید.

 

برای ایجاد برنامه عمل به این چهار مرحله عمل کنید:

مرحله 1: جمع آوری

ابتدا یک لیست طولانی از همه چیزهایی که در جهان هستند و نیاز به تفکیک دارند، را ایجاد کنید. سعی کنید هر چیزی را که احساس می کنید ناقص است و برای تکمیل شدن نیاز به اقدام از طرف شما دارد را جمع آوری کنید و یادداشت نمایید، چه ضروری و چه غیر ضروری، بزرگ یا کوچک، شخصی یا کاری.

مقداری از این مجموعه تا حدودی به صورت خودکار جمع آوری می شود. مثلا درخواست های ایمیل در صندوق ورودی شما ذخیره می شوند، یادداشت هایی که خواستار توجه شما هستند به صندوق ورودی شما ارسال می شوند، نامه ها به صندوق پستی شما می رسد، و پیام های صوتی که از شما چیزی درخواست می کنند، روی ایمیل صوتی ذخیره می شوند.

اما چیزهای دیگری هم وجود دارد. چیزهایی که در ذهن شما پنهان است، پروژه هایی که می خواهید اجرا کنید، چیزهایی که قصد دارید با دروغ گفتن آنها را نادیده بگیرید، ایده های نوشته شده بر روی کاغذ های محرمانه که باید جمع شوند و در جای خود را قرار گیرند. همه این اقدامات و پروژه ها را با هم ترکیب کنید و آنها را در یک جا قرار دهید.

و این واقعا مهم است که اطمینان حاصل کنید که اهداف شخصی خود را به این لیست اضافه کرده اید.


مقاله مرتبط: تعیین هدف شخصی


نکته 1

وقتی کارهای لازم الاجرای زیادی در ذهن شما شناور است، استرس فوق العاده ای را به شما وارد می کند. همیشه نگران این هستید که نکند چیزی را فراموش کرده اید و از این که به همه چیزهایی که می خواهید نرسیده اید احساس ضعف می کنید.

با نوشتن همه چیز در برنامه عمل، می توانید ذهن خود را از این یادآوری های استرس زا نجات دهید و مطمئن شوید که این اقدامات را به صورت یکپارچه و پیوسته اولویت بندی کرده اید. این کار تمرکز شما را بهبود می بخشد، به این دلیل که حواس پرتی ناشی از افکار پریشان را از بین می برد.

نکته 2

اولین بار که برنامه عمل خود را ایجاد می کنید، احتمالا یک یا دو ساعت وقت صرف جمع آوری آنها خواهید کرد. این یک سرمایه گذاری برای سازماندهی زندگی شما است. با این حال، وقتی این کار را انجام داده ید، از اینکه چقدر احساس کنترل بیشتری در زندگی می کنید شگفت زده خواهید شد. این تلاش کمی برای حفظ برنامه کاری شما بعد از این خواهد بود.

نکته 3

اگر برنامه عمل خود را بر روی رایانه به عنوان یک سند متنی ذخیره کنید، ساده تر خواهد بود. این امر باعث می شود تا به راحتی و بدون نیاز به دردسر زیاد بتوانید آن را اصلاح کنید و یا به آن چیزی اضافه یا کم کنید. همچنین، می توانید از یک برنامه مدیریت شخصی مانند کنترل هرج و مرج یا لیست کارها استفاده کنید، که هر دو می توانند به شما در سازماندهی و اولویت بندی وظایف کمک کنند.

گام 2: هرس کردن

اکنون لیستی را که در مرحله 1 تهیه کردید، با نگاه دقیق به هر مورد، پردازش کنید. تصمیم بگیرید که آیا واقعا باید به آن عمل کنید یا خیر. بسیاری از آنچه که نوشته اید هیچ ارتباطی با شما ندارد یا واقعا در مقیاس با دیگر موارد چیزهای مهمی نیست. اگر این گونه بود، این موارد را از فهرست خود حذف کنید.

مرحله 3: سازماندهی و اولویت بندی

این مرحله به سه بخش تقسیم می شود.

اول از همه، موجودی پروژه ها و اقدامات بررسی کنید. اقداماتی که بخشی از پروژه های بزرگتر هستند را گروه بندی کنید.

برای مثال، در خانه، ممکن است بخواهید حمام خود را بهبود ببخشید و اتاق نشیمن خود را بازسازی کنید: این می تواند یک پروژه “نوسازی خانه” باشد.

آنچه شما در می یابید این است که هنگامی که شما شروع به مرتب سازی موارد لیست کنید، تقریبا به نظر می رسد آنها خودشان را در پروژه های منسجم سازماندهی می کنند. (شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اهداف شخصی خود را به عنوان پروژه های فردی لحاظ کرده اید.)

دوم، بررسی این پروژه ها و اولویت بندی آنها براساس اهمیت (به عنوان مثال، با کدگذاری آنها از A به F) بسته به اهمیت آنها. (واضح است که اهداف شخصی شما پروژه های فوق العاده مهم است!)

سوم، پروژه های خود را به برنامه عمل خود اضافه کنید (با استفاده از رویکردی که در زیر شرح داده می شود). برنامه عمل به این سه بخش تقسیم شده است:

  • فهرست اقدام بعدی: این فهرست اقدامات کوچک بعدی را که شما برای پیشبرد پروژه های خود انجام می دهید، نشان می دهد.
  • لیست اعمال وکالت داده شده: این لیست پروژه ها و اقداماتی که شما به دیگران محول کرده اید را نشان می دهد.
  • کاتالوگ پروژه: این لیست تمام پروژه هایی که شما درگیر آن هستید و وظایف کوچک مرتبط با آن را نشان می دهد.

خبر خوب این است که در این مرحله شما بخش بزرگی از برنامه عمل خود را ایجاد کرده اید: کاتالوگ پروژه! این لیست پروژه های اولویت بندی شده است که شما به تازگی تکمیل کرده اید.

سپس، لیست کارهای محول شده را با کار روی کاتالوگ پروژه خود ایجاد کنید و وظایفی که به آنها اعطا کردید را شناسایی کنید. این وظایف را به همراه افرادی که وظیفه را به آنها محول کرده اید و موعد انجام آن را یک جا یادداشت کنید.

نکته:

اگر هنوز چیزی را محول نکرده اید یا هنوز موعدی مشخص نکرده اید، نگران نباشید! آنچه که ما در اینجا انجام می دهیم ایجاد چارچوبی است که شما با آن کار کنید. برای استفاده از این چارچوب زمان زیادی دارید.

به طور معمول، لیست اقدامات محول شده جلوتر از کاتالوگ پروژه در سند برنامه عمل قرار می گیرد، زیرا به کرات باید به آن مراجعه کنید.

سرانجام، لیست کارهای بعدی خود را با کار روی پروژه هایی که بیشترین اولویت را به آن اختصاص داده اید، ایجاد کنید، پروژه هایی که می خواهید و نیاز دارید تا پیش بروند و اقدامات منطقی بعدی برای این پروژه ها را استخراج کنید.

فهرست عملیات بعدی در صفحه اول برنامه عمل شما قرار می گیرد، به این دلیل که چندین بار در روز به آن مراجعه خواهید کرد.

نکته 1:

اگر اقدام بعدی فقط چند دقیقه طول خواهد کشید، پس چرا فورا آن را انجام ندهید؟ اطمینان حاصل کنید که بر خواهید گشت و برنامه ی عمل خود را تکمیل خواهید کرد!

نکته 2:

در صورت امکان، اقدامات بعدی خود را کوچک و قابل دستیابی کنید، در حالت ایده آل به طوری که تکمیل شدن آن بیشتر از یک یا دو ساعت طول نکشد. این به شما کمک می کند تا در پروژه های خود به سرعت حرکت کنید و احساس خوبی داشته باشید که یک روز مفید و موفق داشته باشید.

نکته 3:

اگر اقدامات بعدی بیشتر از دو ساعت طول بکشد، آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر اقدام بعدی شما نوشتن یک گزارش باشد، این را به پژوهش، برنامه ریزی، نوشتن، بررسی واقعیت ها و مراحل ویرایش تقسیم بندی کنید. سپس “بعدی” را “تحقیق” قرار داده و بقیه مراحل را به عنوان یک پروژه در کاتالوگ پروژه خود قرار دهید.

نکته 4:

پروژه های موجود در کاتالوگ پروژه را به ترتیب شماره گذاری کنید.

نکته 5:

وقتی چند اقدام بعدی دارید، آنها را از A به F، بسته به اهمیت، ارزش، فوریت و ارتباط با اهداف خود اولیت بندی کنید. (اگر در تصمیم گیری برای اینکه آیا یک کار فوری یا مهم است یا خیر مشکل دارید، مقاله مورد اصل مهم آیزنهاور را مطالعه کنید)

سپس موفقیت خود را در برخورد با این اقدامات نظاره کنید. اگر متوجه شوید که این اقدامات در لیست شما در “رکود” است، تصمیم بگیرید که آیا باید این پروژه ها را لغو کنید یا اینکه اولویت آنها را افزایش دهید تا با آنها روبرو شوید.

هر کاری که انجام می دهید، اطمینان حاصل کنید که در لیست اقدام بعدی بیش از حد اقدامات نداشته اید. اگر بیش از 15 تا 20 اقدام داشته باشید، دوباره شروع به غرق شدن می کنید. اگر فهرست شما بیش از حد شلوغ است، برخی از کارهای کم اهمیت و کم ضرورت را به کاتالوگ پروژه منتقل کنید. اگر بیش از حد خلوت و کم چالش است، برخی از اقدامات بعدی را از کاتالوگ پروژه خود بیرون بکشید.

نکته 6:

همانطور که با این روند کار می کنید، از خود بپرسید که آیا کاری هست که بتوانید به دیگری محول کنید یا، در صورت لزوم، از دیگران کمک بگیرید. اگر چنین موردی شناسایی کردید آنرا در لیست اقدامات بعدی قرار دهید و عمل مرتبط با آن را محول کردن علامت بزنید.

مرحله 4: کار با برنامه عمل

یک برنامه عمل معمولا طولانی است. اما شما مجبور نیستید کل برنامه را هر روز اجرا کنید!

معمولا، شما تنها با صفحه یا صفحات بالا برخورد می کنید که لیست اقدامات بعدی و لیست اعمال محول شده شما است. برخی از فعالیت ها ممکن است روزانه یا خاص باشند. بسته به نحوه کار شما، می توانید آنها را در صفحه بالای برنامه اقدام خود نگه دارید یا آنها را در تقویم خود علامت بزنید.

در واقع، این صفحات برتر فقط یک فرم جدید از” لیست کارها”ی قبلی شما هستند. البته فقط اقدامات کوتاه مختصر در اینجا ذکر شده است، در حالی که پروژه های بزرگی که این اعمال مربوط به آنها هستند در کاتالوگ پروژه شما ذخیره می شوند.

با این حال، آنچه شما باید انجام دهید، بررسی و به روز رسانی برنامه عمل خود را به صورت دوره ای است، به عنوان مثال، هر هفته (برای این کار در برنامه خود زمانی مشخص کنید). مواردی را که تکمیل کرده اید را حذف یا بایگانی کنید، همانطور که در پروژه هایتان پیشرفت می کنید، آیتم ها را از کاتالوگ پروژه به صفحات اولیه منتقل کنید، و هر اقدام جدیدی که در مسیر شما قرار می گیرد را اضافه کنید.

نکات کلیدی

برنامه های عمل نسخه های “قدرتمند صنعتی” لیست کارها هستند. آنها به شما کمک می کنند تا پروژه هایی را که می خواهید انجام دهید به فعالیت های عملی تبدیل کنید و سپس آنها را در یک ساختار سه سطحی مدیریت کنید.

” اقدامات بعدی ” لیست اقدامات دقیق و فوری ای است که شما باید برای حرکت پروژه های خود رو به جلو انجام دهید.

فهرست “اقدامات محول شده” جزئیات پروژه ها و اقداماتی که شما آنها را واگذار کرده اید را ثبت می کند.

عنوان “کاتالوگ پروژه” لیست پروژه هایی را که می خواهید در آن کار کنید، همراه با سایر اقداماتی که از نظر شما به تکمیل این پروژه ها کمک خواهد کرد را در خود ذخیره می کند.

این روش به شما کمک می کند در یک زمان تمرکز خود را بر شغل های روزانه و اهداف بلند مدت حفظ کنید و این بدان معنی است که شما در هر لحظه برنامه ای برای «اقدام بعدی» دارید. این باعث کاهش استرس می شود، شما را کنترل می کند و حس واقعی موفقیت را به شما می دهد.

علاوه بر این، یک برنامه عمل به شما کمک می کند تا به طور همزمان چندین پروژه را مدیریت و در آنها پیشرفت کنید. این به خصوص در مسیر شغل شما و بویژه در زمانی که کارهای شما سخت و چالش برانگیز می شوند اهمیت بسیاری پیدا می کند.

مثال برنامه عمل

در اینجا یک مثال ساده برای کمک به شما در درک چگونگی انجام یک برنامه عمل آورده شده است.

ربکا استرس فوق العاده ای را در کار تجربه می کند. او یک تیم بزرگ را در یک پروژه مهم هدایت می کند و به نظر می رسد هر روز بیشتر و بیشتر از برنامه عقب می افتد.

او تصمیم می گیرد یک برنامه عمل برای سازماندهی و اولویت بندی “لیست کارها” ی زیاد خود تدوین کند.

مرحله 1: گردآوری

پس از صرف وقت یک ساعته، ربکا با این فهرست تعهدات فعلی روبرو می شود:

  • تحقیق در بازار هدف برای اطمینان از اینکه بخش تبلیغات به درستی باعث رونق فروش خواهد شد.
  • تمام کردن گزارش مقایسه هزینه
  • تحقیق در برنامه های MBA محلی.
  • صحبت با کارفرما برای کمک مالی برای MBA.
  • تماس با آژانس های استخدام در مورد نرخ تبلیغات برای استخدام مدیر دفتر.
  • نوشتن آگهی درخواست مدیر دفتر.
  • سفارش میز و تلفن برای مدیر دفتر جدید.
  • دیدار با آنتونی و اطمینان حاصل از این که او به تیم ملحق شده است؛دریابید آیا برنامه ی او با تعهدات شرکت همخوانی دارد یا خیر.
  • تماس با تامین کننده عمده برای بازپرداخت قرارداد و حسابداری برای سفارشات بزرگ ما در سال آینده.
  • سازماندهی پوشه های پروژه

مرحله 2: هرس کردن

اکنون که ربکا فهرستی از همه چیز را که باید انجام دهد را تهیه کرده است، نگاهی دقیق تر به لیستش می کند تا ببیند آیا می توان آیتم های مورد نظر را برش زد؟.

پس از بررسی هر کار، متوجه می شود که او واقعا نیازی به دیدار با عضو جدید تیم خود، آنتونی ندارد. دیروز با او صحبت کرد و آنتونی اطمینان داد که به خوبی نقش جدید را پذیرفته است و برای رسیدن به تمام پروژه های شخصی خود، در زمان مقرر کاملا آمادگی دارد.

او همچنین دریافت که نیازی به سازماندهی پوشه های پروژه خود ندارد.

مرحله 3: سازماندهی و اولویت بندی

ربکا در حال حاضر آماده است تا آیتم ها را ثبت کند. او دریافته است که می تواند لیست وظایف خود را به سه گروه اصلی تقسیم کند. همانطور که او وظایف خود را دسته بندی می کند به هرکدام از A تا D اولویت اختصاص می دهد.

دسته بندی وظیفه اولویت
تولید محصول جدید تحقیق در بازار هدف برای اطمینان از اینکه بخش تبلیغات به درستی باعث رونق فروش خواهد شد. B
تمام کردن گزارش مقایسه هزینه A
تماس با تامین کننده عمده برای بازپرداخت قرارداد و حسابداری برای سفارشات بزرگ ما در سال آینده D
تحصیل برای MBA تحقیق در برنامه های MBA محلی B
صحبت با کارفرما برای کمک مالی برای MBA C
مدیر دفتر جدید را استخدام کنید تماس با آژانس های استخدام در مورد نرخ تبلیغات برای استخدام مدیر دفتر A
نوشتن آگهی درخواست مدیر دفتر C
سفارش میز و تلفن برای مدیر دفتر جدید D

سپس برنامه عمل را با تقسیم آن به سه بخش ایجاد می کند:

  1. لیست اقدامات بعدی
  2. اقدامات محول شدنی
  3. کاتالوگ پروژه

او آنها را در یک فایل ورد ذخیره می کند (شکل 1)، و هر پروژه به عنوان 10، 20 و 30 شماره گذاری می کند.

مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.