اخبار و جشنواره ها

چند نکته مهم درباره‌ی هنر بازخورد دادن یا فیدبک دادن برای مدیران

هنر فیدبک دادن یا بازخورد مثبت به دیگران در محیط کار

برخلاف باور عموم فیدبک به معنای انتقاد نیست. در یک زمینه شغلی، بازخورد، فرآیند ارائه اطلاعات در مورد عملکرد یک شخص است، با هدف تشویق آن چه که آن ها به خوبی انجام می دهند و بهبود زمینه هایی که از انتظارات کمتری برخوردار هستند که انجام آن به درستی خودش به عنوان یک هنر به حساب می آید ( هنر بازخورد دادن ). این به آن ها کمک می کند تا در انجام کاری بهتر عمل کنند و این باعث می شود بیشتر درگیر کار شوند. کارمندان شادتر خدمات بهتری را به مشتریان ارائه می دهند که باعث سودآوری بیشتر تجارت می شود.

چرا یاد گرفتن ( هنر بازخورد دادن ) مهم است؟

دو نوع بازخورد وجود دارد: مثبت و سازنده. البته گاهی اوقات فیدبک سازنده به عنوان ” بازخورد منفی ” یاد می شود. با بازخورد مثبت، شما کسی را تحسین می کنید که در کارش خوب عمل کرده است. اما هدف از نوع دوم بازخورد (بازخورد سازنده)، پرداختن به مشکلات عملکردی است، اما این موضوع را بد نمی کند. هیچ کس کامل نیست. افرادی که مدیریت کارهای آن ها به عهده شماست در برخی موارد اشتباه خواهند کرد و ارائه بازخورد سازنده روشن ترین و کارآمدترین روش برای کمک به آن ها در تغییر عملکردشان است.

هنر بازخورد دادن

تفاوت انتقاد و بازخورد

در مقابل فیدبک دادن صحیح، انتقاد هیچ انگیزه ای برای تغییر رفتار یا بهبود عملکرد به دنبال ندارد بلکه فرد آن را به عنوان یک حمله درک می کند و واکنش او صرفا برای دفاع از خود است.

هنر فیدبک دادن و مزایای آن

  • انگیزه افراد برای پیشرفت است

اگر شما از آن دسته مدیرانی هستید که از یک کار خوب انجام شده قدردانی می کنید (که در واقع باید این گونه باشید)، دریافت کننده بازخورد سازنده، کمتر این بازخورد شما را یک حمله شخصی می پندارد. در عوض، ممکن است از آن ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند.

  • فیدبک دادن عملکرد را توسعه می دهد

نحوه بازخورد صحیح با کارمند می تواند به روشی حمایتگرانه و دلگرم کننده باشد که این کار به یک کارمند با ارزش کمک می کند تا شرکت را بهبود ببخشد و ارزش بیشتری کسب کند.

  • یادگیری را تشویق می کند

وقتی عملکرد یا خروجی کسی به دلیل عدم مهارت کافی کم است (مثلاً نرم افزار جدید یا کاتالوگ محصولات جدید را فرا نگرفته است)، با هنر بازخورد دادن خود می توانید به او انگیزه دهید تا یاد بگیرد که برای موفقیت در رشته خود به چه مواردی نیاز دارد.

دلایل مشکل بودن فیدبک دادن به دیگران

بازخورد سازنده برای بسیاری از ما قابل تحمل است. اما اگر روش بیان آن را به خوبی بلد نباشیم و یا آن را با انتقاد اشتباه بگیریم نگران واکنش کارمند خود خواهیم شد. آیا آن ها عصبانی خواهند شد، آیا آن ها گریه خواهند کرد، یا به ما خواهند گفت که همه ما اشتباه می کنیم؟ وقتی مسئله مربوط به نگرش آن ها شود، عکس العمشان بدتر هم می شود. متأسفانه، بارها دیده شده است که افراد شغل خود را از دست می دهند زیرا مدیر آن ها بیش از حد ترسناک بوده و به جای این که بتواند نقص های کارمند خود را برطرف کند، او را سخت مورد شماتت قرار داده است و این عادلانه نیست. تمام این اتفاقات بر اثر عدم یادگیری هنر بازخورد دادن است. اگر چنین افکاری را در سر دارید، شما را به خواندن ادامه این مطلب دعوت می کنم چرا که در این مقاله 10 نکته برای فراگیری هنر بازخورد دادن آورده ایم که بتواند در این زمینه به شما کمک کند.

راهکارهایی برای فراگیری هنر بازخورد دادن

1_ رویکردی مثبت داشته باشید

هنگام فیدبک دادن به کارمندان خود، هرگز از موضع عصبانیت وارد نشوید. مهم نیست که چقدر ناامید باشید، هدف پیشرفت است، نه نظم و انضباط.

کاش می توانستم آخرین رئیسم را برایتان شبیه سازی کنم. او هرگز سرزنش نمی کرد، کمتر صدای خود را بلند می کرد و در هر جلسه بازخورد سازنده را، با یادآوری این که به من ایمان دارد و می دانست من می توانم کارهای بهتری انجام دهم، به پایان می رساند. برای الهام بخشیدن و تاثیرگذاری بیشتر، او زمان هایی را برایم یادآوری می کرد که من فراتر از آن چه که انتظار داشت پروژه را تحویل داده بودم. این کار او به من این اطمینان را می داد که هنوز هم برای من ارزش قائل است. و این در عملکرد و ذهنیت من تفاوت بزرگی ایجاد می کرد.

2_ آن را خصوصی نگه دارید

یکی از مهم ترین نکته های هنر فیدبک دادن این است به صورت خصوصی بین شما و کارمندتان باشد. بازخورد سازنده یک مسابقه فوتبال نیست که تماشاچی لازم داشته باشد! یک مکان خصوصی را پیدا کنید، مانند یک اتاق هیئت مدیره خالی یا دفتر خود (با در بسته).

حتی اگر کارمند شما دارای شخصیت متواضع و ساکت باشد، پیشنهاد می کنم که بازخورد مثبت را هم به عنوان یک مسئله خصوصی بیان کنید. بعضی از افراد خجالتی هستند و دوست ندارند در مرکز توجه باشند، حتی اگر دلیل خوبی داشته باشد.

3_ روی مسئله تمرکز کنید نه شخص

به رفتار کاری کارمندتان بپردازید، نه به شخص او. فیدبک سازنده به معنای ساختن آن ها است، نه خرد کردن آن ها. گفتن جمله ای مانند “هنگامی که سفارشات را خیلی آهسته بسته بندی می کنید، مشتری باید بیشتر صبر کند و مدام با بخش خدمات تماس می گیرد” روش بهتری برای ارائه بازخورد است تا ” شما خیلی کند هستید و این چیزی است که مشتری از آن متنفر است و مدام به خدمات زنگ می زند و اعصاب همه را به هم می ریزد.”

4_ آن چه که باید تغییر کند را مشخص کنید

نظرات عمومی مانند ” شما باید در ارائه گزارش های هفتگی خود بهتر عمل کنید ” یا ” رفتارهای شما پشت تلفن با مشتری نیاز به پیشرفت دارد “، به نظر من بی فایده است. بهتر است این بازخوردهای منفی را این گونه بیان کنید:

“شما در حال گزارش دهی KPI برای وب سایت های مشتری ما هستید، اما برای درک دقیق نحوه ی عملکرد آن ها حداقل به 20 نیاز داریم.”

“چند بار قبل از اینکه مشتری صحبت خود را تمام کند تماس را قطع کردید. احتمالاً فکر کرده اید که کار آن ها تمام شده است، اما لطفاً دفعه دیگر اطمینان حاصل کنید.”

فیدبک دادن

5_ به موقع باشید

منتظر بررسی عملکرد سالانه کارمند نباشید تا هر نوع فیدبک مثبت یا منفی ارائه دهید. بزرگسالان هنگامی که پاسخ سریع تر باشد، بهتر یاد می گیرند. هنر بازخورد دادن این نیست که هفته ها صبر کنید تا به یک کارمند بگویید که عملکردش نیاز به بهبود دارد، در این صورت تغییر جهت برای او دشوارتر است.

بحث در مورد مشکلات هنگام بروز می تواند از تکرار آن ها جلوگیری کند. انتظار تا زمان بررسی شما را مجبور به بحث در مورد مواردی می کند که می توان از وقوع آن ها جلوگیری کرد و همچنین کارمند نیز دلسرد نمی شود.

6_ به هنگام فیدبک دادن از قضاوت بپرهیزید

هرگز نباید به عنوان بازخورد قضاوت کرد. این نکته با نکته ی سوم ( تمرکز بر عملکرد و نه شخص ) ارتباط نزدیک دارد. من دیده ام که بسیاری از مدیران از جلسات ” بازخورد سازنده” به عنوان پوششی برای انتقادی و قضاوت کردن کارمندان خود استفاده می کنند. بازخورد باید از دیدگاه بی طرف باشد.

7_ از قانون 3.3 استفاده کنید

برت دکر در کتاب خود آورده است که همه جلسات فیدبک باید شامل سه مثال بازخورد مثبت و سه زمینه ای است که کارکنان باید در آن پیشرفت کنند، باشد. وی استدلال کرد که وقتی مدیران بر سه نقطه قوت و سه حوزه توسعه تمرکز می کنند، جلسه بازخورد متعادل تر است. این روش بسیار کارآمدی در هنر بازخورد دادن است.

8_ مکالمات جلسات بازخورد باید دو طرفه باشد

هنر بازخورد دادن فقط این نیست که شما متکلم وحده باشید. از نظر من، بهترین جلسات بازخورد، جلساتی است که مکالمه ها دو طرفه است. هنگام صحبت، سعی کنید کارمند را درگیر کنید و درک او را تأیید کنید. شما همچنین باید به آن ها فرصت دهید تا از خود سوال کنند و جواب بدهند یا بازخورد خود را ارائه دهند. شاید آن ها احساس کنند که نیاز به آموزش اضافی دارند اما خیلی خجالتی بودند و نمی توانستند تاکنون صحبت کنند. فیدبک باید حس همکاری را در هر دو طرف ایجاد کند. بله، آنها باید بهبود یابند، اما این شما هستید که آن ها را به پیشرفت علاقه مند می کنید و باید در این راه آن ها را حمایت کنید.

هنر فیدبک دادن

9_ پایان صحبت هایتان مثبت باشد

هدف از انتقاد سازنده باید همیشه الهام بخشیدن به یک کارمند برای پیشرفت باشد. اگر نظرات پایانی شما خلاصه اشتباهات گذشته را نشان دهد، به احتمال زیاد کارمندان شما احساس شکست می کنند. تمام نگرانی ها را برای شروع مکالمه حفظ کنید و در عوض بحث را با کلمات تشویقی پایان دهید.

10_ همان قدر که به نکات “بد” توجه نشان می دهید به نکات “خوب” هم وتوجه کنید.

از آن دسته مدیرانی نباشید که فقط وقتی کارمندانشان کار اشتباهی انجام می دهند، صحبت می کنند. کار خوب را با همان میزان توجه که نسبت به عملکرد بد و نگرانی های خود دارید، تصدیق کنید. به این ترتیب، اعتماد و اعتبار مورد نیاز برای هرگونه فیدبک منفی را در متن مناسب به دست خواهید آورد.

نتیجه گیری در رابطه با فیدبک دادن به دیگران

ارائه بازخورد سازنده و گرفتن آن آسان نیست، اما اگر این کار را با احترام و با بهترین نیت انجام دهید، می توانید کیفیت کار کارمندهایتان را بهبود بخشید. همچنین رضایت شغلی بیشتری را برای آن ها فراهم کنید و حتی مهارت هایی را در اختیار آن ها قرار دهید که می توانند در صورت فراگیری در پیشرفت حرفه خود از آن استفاده کنند. همه این ها در صورتی میسر می شود که شما هنر فیدبک دادن را بلد باشید.

منبع toggl.com
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.