اخبار و جشنواره ها

برنامه ریزی ارتباطات

 آیا تا به حال یادداشتی دریافت کرده اید که حس کنید فرستنده اصلا به چیزی که می خواهید بدانید یا بشنوید فکر نکرده است؟ آیا تا به حال در کنفرانسی شرکت کرده اید که شدیدا در آن احساس بی حوصله گی کنید؟ یا حتی ممکن است خودتان مطلبی را ارائه داده و احساس کرده اید که مطالب شما متناسب با مخاطبین و نیازهای آنها نبوده است.

برنامه ریزی ارتباطات

در بهترین حالت این قضیه می تواند ناامید کننده باشد و در بدترین حالت ممکن است یک سرکوب شدید ایجاد کند یا حتی تاثیری کاملا متفاوت با اثر مورد انتظار بگذارد.

چه بخواهید در مورد مسائل روزمره صحبت کنید یا بخواهید برای تغییرات بزرگ در شرکت خود ارتباط برقرار کنید، باید از برنامه ریزی مناسبی استفاده کنید.


مقاله مرتبط: فهم مهارت های ارتباطی


گام اول این است که پای خود را در کفش مخاطبین قرار دهید. آنها چه چیزی را می خواهند بدانند و بشنوند؟ ترجیح آنها برای دریافت اطلاعات از چه طریقی است؟ چه چیزی باعث می شود دیگر به صحبت های شما گوش ندهند؟ و چگونه متوجه می شوید که آنها پیام را دریافت کرده اند یا خیر؟

بنابراین چیزی بیشتر از تهیه ی یک متن صحبت خوب برای برقراری یک ارتباط موثر، لازم است امروز در جعبه ابزار ذهنی ابزاری معرفی کنیم که به شما کمک می کند تا مراحل آماده سازی را انجام دهید و همچنین برای تهیه ی یک برنامه ی ارتباطی با محوریت توجه و تمرکز مخاطب به شما کمک خواهد کرد تا اطمینان حاصل کنید که پیام شما توسط مخاطب به درستی دریافت خواهد شد.

بازار پیام خود را بشناسید!

بازار پیام خود را بشناسید!

ارتباطات سازمانی خوب بسیار شبیه بازاریابی است. شما یک پیام (محصول) دارید که باید به مخاطبین (مشتریان) «بفروشید». اگر آنها قصد خرید آن را دارند، باید پیام را بسته بندی کنید تا بتوانند آن را درک کنند و به آن توجه کنند. شما باید اطمینان حاصل کنید که ارزش و مزایای آن هر عیبی که دارد را می پوشاند (قیمتی که برای آن می خواهید). و باید محصول را از طریق کانال های ارتباطی مناسب به مشتری برسانید. سپس، پس از تحویل، باید بتوانید اثربخشی را اندازه گیری کنید و میزان رضایت مشتری را برآورد کنید.

نحوه استفاده از ابزار

از مراحل زیر برای ایجاد یک برنامه ریزی ارتباطات خوب برای شرکت یا پروژه خود استفاده کنید. برنامه خود را در یک صفحه ی برنامه ریزی ارتباطات، مانند ابزارهای رایگان ذهنی که در اینجا برای شما قرار دادیم و می توانید دانلود کنید و ثبت کنید.

درک اهداف خود

گام اول

در مورد اهداف ارتباطی کلی خود آگاه باشید. به چه چیزی می خواهید برسید، چه زمانی و چرا؟ اهداف کلی خود را در طرح خود ثبت کنید.

شکل 1: الگو برنامه ریزی ارتباطات

طرح ارتباطی برای ……………………
هدف کلی ارتباط:
حضار اهداف ارتباط پیام کانال زمان بندی

مخاطبین خود را درک کنید

مرحله دوم

مخاطبین خود را شناسایی و لیست کنید. این کار در ابتدا دشوار به نظر می رسد، اما ساده ترین برنامه ارتباطی، استفاده از تجزیه و تحلیل سهامداران است. تجزیه و تحلیل سهامداران به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید با چه کسی ارتباط برقرار کنید و چرا.

به عنوان مثال: گروه های مخاطبین

“مخاطبین” را به عنوان گروه هایی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید تصور کنید. هر شخص ممکن است عضو چندین گروه مخاطبین باشد. به عنوان مثال، در نظر بگیرید که برنامه ارتباطات پروژه دارای چهار گروه مخاطبین است:

  • همه کارمندان دفتر نیوجرسی.
  • همه کارمندان دفتر سیدنی.
  • گروه خدمات مشتریان.
  • مدیران منابع انسانی.

“جو” یک مدیر منابع انسانی است که در سیدنی کار می کند و بنابراین عضو دو گروه مخاطبین است، همانند “سو” که مدیر گروه خدمات مشتریان در نیوجرسی است. در حالی که “لی”، یک مشاور فناوری اطلاعات در نیوجرسی، تنها عضو یک گروه مخاطبین است: گروه “کارمندان نیوجرسی”.

مرحله سوم

حالا به اهداف ارتباطی خود بپردازید و اهداف خاص برای هر گروه مخاطبین را مشخص کنید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که به نیازهای مخاطبین فکر کنید – چه چیزی نیاز دارند و می خواهند از شما یاد بیگیرند؟ تمام اهداف ممکن برای هر مخاطب را در برنامه خود یادداشت کنید.

پیام ها و کانال ها را برنامه ریزی کنید

هنگامی که اهداف خود را مشخص کردید و درک کاملی از همه ی گروه های مخاطبینی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید بدست آوردید، وقت آن است که ارتباطات را برنامه ریزی کنید – یعنی روی پیام های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خود و زمان و چگونگی تحویل آنها را کار کنید.

مرحله چهارم

قبل از شروع جزئیات برنامه خود، ابتدا تمام کانال های ارتباطی که می توانید از آنها استفاده کنید را یادداشت کنید. با دید باز و خلاقانه فکر کنید، احتمالا تاکنون از راه های زیادی برای برقراری ارتباط درون سازمان استفاده کرده اید، و موارد جدیدی نیز ممکن است به ذهن شما برسد که بتواند برای انتقال پیام مفید باشد. در اینجا یک لیست برای شروع آورده شده است:

  • پست الکترونیک
  • خبرنامه
  • ویدیو کنفرانس
  • تابلو اعلانات
  • جلسه هیئت مدیره
  • پوسترها
  • جلسه ناهار
  • مقالات اینترانتی
  • جلسه های گروهی
  • پادکست های اینترانتی

نکته: به یاد داشته باشید که از کانال های موجود استفاده کنید.

اخبار بزرگ شرکت ها اغلب در رویدادهای بزرگ شرکت اعلام می شود. اما فراموش نکنید که از کانال های موجود نیز استفاده کنید، مانند خبرنامه کارمندان، اینترانت و جلسات گروهی. استفاده از کانال های موجود با پیام درست و در زمان مناسب روشی موثر و آشنا برای رسیدن به مخاطبین است.

مرحله پنجم

برای برنامه ریزی پیام برای هر مخاطب، ابتدا با در نظر گرفتن گسترده ترین گروه های مخاطبین شروع کنید. در مثال ما، ممکن است بزرگترین گروه مخاطبین ممکن «همه افرادی که در دفتر نیوجرسی کار می کنند» و «همه افرادی که در دفتر سیدنی کار می کنند» باشد.

همانطور که هر مخاطب را در نظر می گیرید، سوالات زیر را از خود بپرسید:

  • مخاطبین چه چیزی نیاز دارند و می خواهند بدانند؟
  • چه زمانی باید ارتباط برقرار کنیم؟
  • بهترین کانال برای رسیدن به این مخاطب چیست؟
  • برای این مخاطب و پیام خاص، بهترین راه برای دریافت پیام چیست؟

برای رسیدن به اهداف هر مخاطب، ممکن است چندین پیام در طول زمان مورد نیاز باشد. اطمینان حاصل کنید که پیامهایی که می خواهید “اضافه کنید” در راستای اهداف مخاطب باشد.

نکته: پیش از این در این مقاله، برنامه ریزی ارتباطات را با بازاریابی مقایسه کردیم. جمله ای در بازاریابی گفته می شود با این مفهوم که: “هر مشتری قبل از خرید باید هفت بار پیام ما را ببیند”. در حالی که این ممکن است اغراق آمیز باشد، اما گاهی لازم است که پیام خود را چند بار تکرار کنید.

از سوی دیگر، همان طور که برای هر گروه مخاطبین برنامه ریزی می کنید، به یاد داشته باشید که خود اعضای یک گروه مخاطبین نیز ممکن است بخشی از یک گروه مخاطبین دیگر باشند و ممکن است چندین پیام دریافت کنند. سعی کنید ارتباطات خود را به نحوی برنامه ریزی کنید تا افراد اطلاعات درست دریافت کرده و در زیادی پیام ها غرق نشوند و یا بدتر از آن بر اثر پیام های مختلفی که دریافت می کنند گیج نشوند.


مقاله مرتبط: عناصر هفتگانه ارتباط 7C


نظارت بر اثربخشی

مرحله ششم

گرفتن بازخورد درباره ی ارتباطاتی که برنامه ریزی کرده و انجام دادید بسیار مفید خواهد بود. از افراد مختلف بپرسید که کار شما چطور بوده است. بررسی کنید پیامهایی را که می خواستید به آنها برسانید را دریافت کرده اند یا خیر. با به دست آوردن بازخورد به موقع، می توانید برنامه های ارتباطی آینده را به نحو موثرتری مدیریت کنید تا نیازهای افراد را بهتر دربر بگیرد و همه ی شکاف های موجود را بتوانید پر کنید.

مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.