اخبار و جشنواره ها

نوشتن بیانیه مطبوعاتی (Press Release)

مواقعی هستند که ممکن است کارفرما یا شما بخواهید برخی از اطلاعات را به مطبوعات مانند رسانه ملی، روزنامه نگاران محلی یا مطبوعات تخصصی، منتقل کنید. در این مواقع، شما می بایست با نحوه ی نوشتن بیانیه مطبوعاتی آشنا باشید.

بیانیه مطبوعاتی سندی است که برای مطبوعات صادر می شود و داستانی را که شما یا سازمان شما مایل به انتقال آن هستید توضیح می دهد.

نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی کار سختی نیست و یک ساختار نسبتاً استاندارد وجود دارد که اکثر بیانیه های مطبوعاتی از آن استفاده می کنند. مهمترین نکته این است که مخاطب نوشته ی خود را در نظر بگیرید و بر پیامهای کلیدی که برای انتقال آنها به بیانیه مطبوعاتی نیاز دارید تمرکز کنید.

بیانیه مطبوعاتی

 

چرا بیانیه مطبوعاتی!

هدف از انتشار بیانیه مطبوعاتی این است که تا آنجا که ممکن است داستان شما توسط روزنامه نگاران زیادی به صورت آنلاین، در رادیو و یا به صورت چاپی منتشر شود.

آمادگی برای نوشتن بیانیه مطبوعاتی

موضوعاتی وجود دارند که شما بیش از نوشتن بیانیه مطبوعاتی خود می بایست به آن ها توجه کنید.

  • روزنامه نگاران افراد پر مشغله ای هستند. آنها داستان های زیادی برای نوشتن دارند. هرچه داستان واضح تری داشته باشید، احتمال بیشتری وجود دارد که آنها از بیانیه مطبوعاتی شما به عنوان مبنای یک داستان استفاده کنند، زیرا می توانند سریعتر کار خود را انجام دهند و سپس به کار دیگری بپردازند.
  • روزنامه نگاران معمولاً در همه ی موضوعات متخصص نیستند. مطبوعات تخصصی ممکن است اطلاعات دقیق تری داشته باشند، اما به عنوان یک قاعده، شما باید همه چیز را توضیح دهید. حتی اگر روزنامه نگاران متخصص باشند، خوانندگان آنها احتمالاً متخصص نیستند. شما باید اصطلاحات و مفاهیم سخت را توضیح دهید و از اصطلاحات تخصصی کمتر استفاده کنید.
  • روزنامه نگاران به شما یا محصول شما علاقه ای ندارند. آنها فقط برایشان مهم است که آیا داستان شما خوانندگان یا بینندگان آنها را به خود جلب می کند یا خیر.
  • در یک روز خبر شما تیتر روزنامه ها خواهد شد اما در روزی دیگر ی خبر مهم تر و جذاب تر خبر شما را تحت شعاع قرار خواهد داد. در این ماجرا، روزنامه نگاران تصمیم گیرنده نیستند و احتمالا به اندازه ی شما آزرده خاطر می شوند زمانی که داستان آن ها توسط به دلیل یک خبر مهم تر نادیده گرفته شده است.

نکات مهم نگارش بیانیه مطبوعاتی

زمانی که تصمیم به نوشتن بیانیه مطبوعاتی گرفتید، می بایست نکاتی را در نظر داشته باشید. این نکات شامل موارد زیر می باشد:

  • کوتاه و مختصر بنویسید، ترجیحا بیش از یک صفحه نباشد.
  • بیانیه شما می بایست بدون هیچ گونه مدارکی، به تنهایی و مستقل به کار رود. کسی که آن صفحه را می خواند باید به اندازه کافی موضوع را درک کند تا بتواند یک مقاله کوتاه در مورد آن بنویسد.
  • باید به زبانی ساده و قابل فهم نوشته شود. درباره مخاطبان مطبوعاتی خود به دقت فکر کنید و متناسب با آن بنویسید. تا جایی که ممکن است از اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید. در صورتی که نشریات مورد نظر شما مخصوص صنعت باشد، می توانید از اصطلاحات مخصوص و مناسب استفاده کنید.
  • باید داستانی را بیان کند. شما باید به روزنامه نگار نشان دهید که چه داستانی را می خواهید بیان کنند. اگر این کار را نکنید، آنها خودشان تصمیم می گیرند و ممکن است آن چیزی نباشد که شما می خواهید.
  • باید اطلاعاتی را برای ارتباط بیشتر در اختیار روزنامه نگاران قرار دهید. اگر آن ها بخواهند تجزیه و تحلیل عمیق تری بنویسند نیاز دارند تا با شما در ارتباط باشند بنابراین اطلاعات تماس، ترجیحاً شماره تلفن و پیوندهایی به وبسایت و مقالات استفاده شده را فراهم کنید.

ساختار Press Release

طی سالهای متمادی، ساختار بیانیه ها تکامل یافته است.

با یک عنوانی شروع کنید که برای تیتر خبر نیز مناسب باشد. این عنوان می بایست کوتاه، دقیق باشد. عنوان شما باید ارزش داستان شما را به خواننده منتقل کند.

اولین پاراگراف شما مهمترین است و باید پیام کلیدی شما را در مورد “چه کسی، چه چیزی، کجا ، چه زمانی و چرا” خلاصه کند. این پاراگراف را کوتاه و پرحاشیه نگه دارید.

به دنبال پاراگراف مقدماتی خود بستر را فراهم می کند ، دو یا سه پاراگراف اضافی بنویسید که ماجرا را با جزئیات بیشتر توضیح می دهد، و سپس یک نقل قول از ارشدان سازمان که از تاثیرات این موضوع صحبت می کند، استفاده کنید.

سپس مطبوعات با یک پاراگراف پایانی که پیام اصلی را خلاصه می کند، خاتمه می یابد.

بخش پایانی، یادداشت هایی برای ویراستاران، شامل اطلاعاتی درباره نحوه دسترسی افراد به نشریات پیوندی، یا زمان اعمال تغییرات، و نقطه تماس برای اطلاعات بیشتر است.

با مهمترین اطلاعات شروع کنید!

هنگام نوشتن بیانیه مطبوعاتی، مهمترین اطلاعات را در ابتدا وارد کنید. این کار به جلب توجه روزنامه نگار کمک می کند.

انتشار بیانیه مطبوعاتی

به احتمال زیاد شما بیانیه مطبوعاتی خود را برای یک روزنامه نگار ایمیل می کنید. هنگام انجام این کار، این نکات مهم را به خاطر بسپارید:

به نوار عنوان ایمیل خود دقت کنید زیرا این کلیدی برای خواندن بیانیه مطبوعاتی شما است. اگر عنوان ایمیل شما “بیانیه مطبوعاتی: پیوست را ببینید” باشد، به احتمال خیلی زیاد بلافاصله به قسمت حذف شده ها منتقل می شود. اغلب بهتر است از عنوان بیانیه برای عنوان ایمیل نیز استفاده کنید.

بیانیه را به صورت پیوند ارسال نکنید. در عوض متن بیانیه مطبوعاتی را در متن ایمیل قرار دهید. شما سعی می کنید زندگی روزنامه نگار را آسان تر کنید و به این ترتیب آنها می توانند بلافاصله مطالب شما را بخوانند بدون اینکه وقت خود را برای باز کردن پیوست ضایع کنند.

بابرقراری یک تماس مطمئن شوید که روزنامه نگار ایمیل شما را دریافت کرده است. حتی اگر این بار نخواهند از بیانیه شما استفاده کنند، ممکن است بازخوردهایی دریافت کنید که شانس شما را در دفعات بعدی افزایش می دهد.

زمان بندی کلیدی راه انتشار مطبوعاتی کلیدی است ، مهم این است که به دقت در مورد زمان انتشار مقاله خود فکر کنید. در بالای بیانیه مطبوعاتی خود باید به وضوح مشخص کنید که آیا می خواهید فورا منتشر شود یا می توانید تا مدتی صبر کنید.

نوشتن بیانیه مطبوعاتی

اعلامیه مطبوعاتی اضطراری

درست است که اکثر مواقع بیانیه مطبوعاتی برای انتقبال یک داستان طراحی می شود اما زمان هایی نیز وجود خواهد داشت در یک بیانیه داستان یا موضوعی را از بین ببرید.
در این شرایط، ممکن است سازمان مربوطه کنفرانس مطبوعاتی برگزار کند یا بیانیه مطبوعاتی صادر کند. این امر معمولاً در پاسخ به داستان های مطبوعاتی یا سوالات روزنامه نگاران در مورد موضوعی که آنها کشف کرده اند اتفاق می افتد.

داستانها یا ادعاها ممکن است واقعیت داشته باشند یا نداشته باشند، اما سازمان می خواهد دیدگاه خود را ارائه دهد.

اگرچه هر موقعیتی پاسخ مناسب خود را می طلبد، اما باید برخی قوانین را به خاطر بسپارید:

در این مواقع می توانیدبه ساده ترین شکل ممکن پاسخ دهید و بگویید که در حال حاضر هیچ توضیحی برای گفتن وجود ندارد. اگرچه این پاسخ باعث از بین رفتن موضوع اصلی نمی شود اما در عوض هیزمی به آتش نمی افزاید. همچنین صدور چنین بیانیه ای باعث می شود مطبوعات عدم پاسخگویی شما یا سازمان شما را گزارش نخواهند داد.

مهمترین جنبه بیانیه مطبوعاتی اضطراری این است که وضعیت را بدتر نمی کند.

قبل از اینکه چیزی را علنی بگویید، مطمئن شوید که وضعیت را به طور کامل بررسی کرده اید و حقایق را در اختیار دارید. تنها در این صورت است که می توانید در مورد پاسخ مناسب تصمیم بگیرید.

شما همچنین باید آماده تغییر پاسخ خود در صورت تغییر واقعیت ها باشید. انعطاف پذیری بسیار اهمیت دارد.

به مطبوعات دروغ نگویید. با در دسترس بودن اینترنت دروغ شما به زودی برملا خواهد شد و همه چیز بدتر می شود.

اگر سازمان شما اشتباه کرده یا کار اشتباهی انجام داده است، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که سریع عذرخواهی کنید و جبران کنید. در حالت ایده آل، مدیرعامل یا یکی از اعضای هیئت مدیره با مسئولیت حوزه موضوع، باید شخصاً عذرخواهی کنند.

می توان به این صورت یک عذرخواهی کامل داشت:

“سازمان X از هر مشکلی که مشتریانش در نتیجه وضعیت Y با آن روبرو شده اند پشیمان است و متعهد است که با انجام A ، B و C به آنها کمک کند تا بر مشکلات غلبه کنند.”

در نتیجه…
به یاد داشته باشید که می توانید بر آنچه روزنامه نگاران در مورد سازمان شما می نویسند و آنچه هر سازمان خبری خاص برای انتشار انتخاب می کند تأثیر بگذارید ، اما نمی توانید آن را کنترل کنید.

با این حال، شما کنترل کامل پیام هایی را که خود ارسال می کنید، دارید. اگر بر دستان و مخاطبان خود به طور عاقلانه تمرکز کنید، می توانید به طور موفقیت آمیزی دیگران را تحت تاثیر قرار دهید.

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.