10 نکته مدیریت پروژه برای غیر حرفه ای ها
مدیریت پروژه یک کارکرد تجاری مهم و فزاینده است که برای سازمان هایی که به دنبال افزایش کارایی و به روز بودن کار خود هستند ضروری است. مسئولیت‌های رسمی مدیران پروژه معمولا شامل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بستن پروژه‌ها است، همچنین نظارت بر بر چندین وظیفه کلیدی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه از جمله جمع آوری یک تیم پروژه، نظارت بر بودجه پروژه، تعیین جدول زمانی، نظارت بر محصولات تحویلی، و ارتباط با سهامداران. با این حال، این تنها مدیران پروژه نیستند که این نوع مسئولیت ها را بر عهده دارند. حتی بدون عنوان “مدیر پروژه”، بسیاری از متخصصان همچنان می توانند از یادگیری مهارت ها و تکنیک هایی که مدیران پروژه هر روز از آنها استفاده می کنند بهره مند شوند. در ادامه 10 نکته مناسب را ذکر کردیم تا به شما کمک کند مهارت های مدیریت پروژه خود را بهبود ببخشید، حتی اگر مدیر پروژه نیستید.
1. با در نظر گرفتن نقطه پایان مدیریت پروژه شروع کنید
جو گریفین (دارای گواهینامه PMP و استادیار تدریس در برنامه کارشناسی ارشد علوم Northeastern در مدیریت پروژه) در طول سال‌های حضور در صنعت، متوجه شده است که همه پروژه‌های موفق نقطه شروع و پایان خاصی دارند. او توضیح می دهد: «مانند یک دونده ماراتن که خط پایان را تصور می کند، اگر آن چرخه را درک کنید و مدام هدف خود را تصور کنید، به آن وفادار خواهید ماند.» تجسم هدف نهایی شما همچنین در هنگام دور نگه داشتن حواس‌پرتی‌ها و تمرکز و تمرکز بر روی کار از طریق تکمیل کار تأثیرگذار است.
2. هدف خود را در مدیریت پروژه درک کنید
گریفین توضیح می‌دهد که وقتی هر نوع پروژه‌ای را مدیریت می‌کنید، ضروری است که قبل از عمیق شدن در مورد بسیاری از وظایف مورد نیاز برای تکمیل آن، مأموریت کلی خود را درک کنید. ببه طور مثال در موقعیتی قرار می گیرد که شما را برای تغییر مسیر پروژه تحت تاثیر قرار می دهد؛ در چنین حالتی ممکن است ‘نه’ گفتن به یک درخواست (مخصوصا اگر از طرف سرپرست باشد) دلهره آور به نظر برسد، اما زمانی که از قبل برای درک چشم انداز پروژه وقت گذاشته اید، کاری که در واقع انجام داده اید توسعه ابزار و زبان مورد نیاز است. تا اهداف واقع بینانه کار را به درستی بیان کند. با انجام این کار، به نگه داشتن همه در مسیر رسیدن به آن هدف از پیش تعیین شده کمک خواهید کرد.
3. نسبت به حال دیگران با ملاحظه باشید
از جنبه شخصی مدیریت پروژه، مهم است که برای برقراری ارتباط با خانواده و دوستان در مورد محدوده کار، ضرب‌الاجل‌ها و میزان تمرکز مورد نیاز برای دستیابی به اهدافتان، زمان بگذارید. این امر درک مورد نیاز از محدودیت های شما را در حین کار برای تکمیل پروژه ایجاد می کند. گریفین می‌گوید: «وقتی پروژه‌ای را مدیریت می‌کنید، آنقدر در تنگنا قرار می‌گیرید که فراموش می‌کنید زندگی واقعا بدون شما جریان دارد.» پس اجازه دهید همکاران و خانواده نیازهای شما را درک کنند. از زاویه اداری، مهم است که با اعضای تیم خود در مورد برنامه، سبک کاری و زندگی شخصی خود به منظور مدیریت انتظارات، ارتباط برقرار کنید. گریفین می‌گوید: «همکاران خود را در مورد برنامه خود در جریان بگذارید. ‘چه زمانی بهترین بازدهی را دارید؟ چه زمانی را برای تعهدات شخصی در نظر می گیرید؟ واضح و محکم باشید.»
4. ریسک ها را مدیریت کنید
گریفین اهمیت شناسایی ریسک‌ها در این مورد و ایجاد یک «استراتژی واکنش به ریسک» را توضیح می‌دهد که اگر کارها طبق برنامه پیش نرود، می‌تواند اجرا شود. او می‌گوید: نمونه‌ای از یک استراتژی واکنش به ریسک در این سناریو، «می‌تواند به همین سادگی باشد که متوجه شوید در شب خوب کار نمی‌کنید». شاید شما یک فرد سحرخیز باشید و همکارتان بهترین بازدهی را در شب داشته باشد. یک استراتژی برنامه ریزی کنید که خطر عدم بهره وری را کاهش دهد. فرآیندی را تنظیم کنید که برای شما مفید باشد (حتی اگر ساعت 2 بامداد باشد) و به آن پایبند باشید.
5. از کمال گرایی دوری کنید
این طبیعت انسان است که هنگام تصاحب مالکیت یک پروژه یا کار، کمال را هدف قرار دهد، با این حال ده ها عامل و شرایط پیش بینی نشده وجود دارد که توانایی تأثیر منفی بر نتایج را دارند. به همین دلیل، گریفین توضیح می‌دهد که کارمندان باید کمال‌گرایی را فراموش کنند و در عوض روی دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده پروژه تمرکز کنند. اگر پروژه تکمیل شده انتظارات کلی ذینفعان خود را برآورده کند، پس باید احساس کنید که پروژه شما موفقیت آمیز بوده است. گریفین به جای کاهش سرعت فرآیند با تمرکز بر هر جزئیات کوچکی که می‌توان آن را بهبود بخشید، به جای آن، تمرکز بر موفقیت در تصویر بزرگ را نیز پیشنهاد می‌کند.
6. زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.
مدیریت موثر زمان بخش مهمی از تکمیل موفقیت آمیز هر پروژه در هر محیطی است. چندین استراتژی مدیریت زمان وجود دارد که می توانید در زندگی شخصی و حرفه ای خود به کار ببرید تا به موفقیت برسید. داشتن یک برنامه پروژه خوب تعریف شده یکی از مولدترین استراتژی ها برای مدیریت زمان است، زیرا هر مرحله از پروژه را از ابتدا تا انتها تحت تاثیر قرار می دهد. اگر بخواهید پروژه ای را بدون برنامه اجرا کنید، در نهایت زمان بیشتری را در طول فرآیند برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید و چگونه، صرف خواهید کرد. از سوی دیگر، ایجاد یک برنامه کامل از قبل به عنوان یک نقشه راه برای پروژه عمل می کند و اتلاف وقت معمولی را حذف می کند. ارتباط با ذینفعان هم جنبه مهمی از مدیریت زمان است. تأخیر در ارتباطات یکی از بزرگترین مسائل مربوط به زمان است. تلاش کنید تا ذینفعان به طور فعال در تمام مراحل پروژه درگیر باشند تا زمان از دست نرود.
7. از انجام چند کار همزمان خودداری کنید
اگرچه این بهترین راه برای انجام چندین کار در کسری از زمان به نظر می رسد، اما یک مشکل وجود دارد: انجام چند کار باهم در واقع کار نمی کند. در واقع، مغز ما برای انجام بیش از یک یا حداکثر دو کار پیچیده در یک زمان سیم‌کشی نشده است. تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا نشان داد که جابجایی بین وظایف در واقع می تواند تا 40 درصد کاهش بهره وری را به همراه داشته باشد، زیرا تغییر از یک کار به کار دیگر باعث از دست دادن تمرکز، توجه و مهمتر از همه، بهره وری می شود. در عوض، کاهش وقفه ها در هر کاری می تواند به شما در بهبود تمرکز و افزایش کارایی کمک کند.
8. از ابزار مناسب در مدیریت پروژه استفاده کنید.
ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه می توانند به مدیران، مدیران و سایر کارمندان کمک کنند تا با ارائه ویژگی هایی که به شما امکان می دهد وظایف را مدیریت کنید، پیشرفت را پیگیری کنید و ارتباطات را ساده کنید. هنگام انتخاب ابزارهایی که باید استفاده کنید، مهم است که نیازهای خود را تجزیه و تحلیل کنید و مشخص کنید کدام گزینه می تواند نیازهای شما را برآورده کند. داشتن برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مناسب در کمربند ابزارتان می‌تواند به شما کمک کند تا به اندازه کافی با تیم خود ارتباط برقرار کنید، سازماندهی کنید و پروژه‌ها را به موقع تحویل دهید.
9. با متدولوژی های مدیریت پروژه آشنا شوید
صرف نظر از اینکه آیا شما یک موقعیت رسمی مدیریت پروژه دارید یا خیر و یا خود را در حال پیگیری آن در آینده می بینید، روش های اصلی مدیریت پروژه می تواند تقریبا برای همه حرفه ای ها ارزشمند باشد. روش‌های مدیریت پروژه ابزارها، تکنیک‌ها، فرآیندها و بهترین شیوه‌هایی هستند که فرد را از طریق مجموعه‌ای از وظایف به طور مؤثر هدایت می‌کنند. بنابراین جای تعجب نیست که این روش‌ها را می‌توان در هر صنعتی برای تقریبا هر پروژه به کار برد. آشنایی با برخی از محبوب‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه مانند اسکرام، کانبان و واترفال می‌تواند به شما کمک کند تشخیص دهید کدام فرآیند برای پروژه یا نیازهای خاص صنعت شما مناسب‌تر است.
10. کارگاه ها و کلاس های مدیریت پروژه را دنبال کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود مهارت‌های مدیریت پروژه، داشتن مدارکی در این زمینه است. شرکت ها برای تحویل پروژه ها به موقع، با بودجه و بر اساس مشخصات به چالش کشیده می شوند و بدون مدیران پروژه ماهر، انجام این وظایف تقریبا غیرممکن است. تقریبا در هر صنعتی نیز فرصت های شغلی زیادی برای مدیران پروژه وجود دارد. حتی برای کسانی که مایل به دنبال کردن یک حرفه رسمی به عنوان مدیر پروژه نیستند، مهارت هایی که با کسب در این کارگاه ها و کلاس ها همراه است می تواند به هر نقشی تبدیل شود. مهارت‌های کلیدی یک مدیر پروژه شامل سازماندهی، مدیریت زمان، و ارتباطات قوی است، و بالاخره کدام کسب‌وکار از چنین کارمندی سود نمی‌برد؟