برنامه ریزی پروژه
طرح پروژه که به عنوان طرح مدیریت پروژه نیز شناخته می شود، سندی است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن پروژه را توضیح می دهد. این اهداف و محدوده پروژه را مشخص می کند و به عنوان یک مرجع رسمی برای تیم پروژه، شرکت بزرگتر و سهامداران عمل می کند. در مرحله برنامه ریزی پروژه ایجاد شده است و تلفیقی از چندین سند دیگر است. این چیزی بیش از یک برنامه زمان بندی یا یک لیست وظایف است، اگرچه شامل این موارد می شود. طرح مدیریت پروژه به طور رسمی در ابتدای پروژه تصویب می شود و سپس به تدریج در طول پروژه به روز می شود.
چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟
برنامه ریزی پروژه یک مرحله حیاتی است که بلافاصله پس از شروع در مراحل مدیریت پروژه می آید. از طریق برنامه ریزی مناسب، کل پروژه را در یک سری مراحل ساده می کنید و از دسترسی به موقع همه منابع اطمینان حاصل می کنید. محدودیت‌های پروژه مانند زمان، محدوده و هزینه‌ها در فرآیند برنامه‌ریزی پروژه مورد بحث قرار می‌گیرند و پس از شناسایی خطرات احتمالی، برنامه‌های کاهش توسعه می‌یابند. با مقایسه پیشرفت واقعی با طرح پروژه، می توانید عملکرد تیم خود را نیز رصد کرده و اقدامات لازم را برای بهبود آن انجام دهید. همانطور که کار پیش می رود، عملکرد پروژه با خط پایه اندازه گیری عملکرد موجود در برنامه مدیریت پروژه اندازه گیری می شود. خط مبنا دامنه، خط مبنا برنامه‌ریزی، و پایه هزینه در مجموع به عنوان پایه اندازه‌گیری عملکرد نامیده می‌شوند.
برنامه ریزی پروژه را چطور انجام دهیم؟
اول از همه اگر فکر می کنید”خب، این واقعا رسمی و جدی به نظر می رسد” نترسید. این 9 مرحله برنامه ریزی پروژه را دنبال کنید و نه تنها در مورد نحوه برنامه ریزی یک پروژه بلکه برای اجرای موفقیت آمیز پروژه خود در مسیر درستی قرار می گیرید.
مرحله 1: همه ذینفعان را شناسایی کنید
پروژه شما ذینفعان متعددی دارد و همه آنها در تمام جزئیات پروژه دخالت نمی کنند. ذینفعان پروژه شامل:
- مشتریان شما
- کاربران نهایی محصول
- شرکت و رهبران آن
- تیمی که مستقیماً روی پروژه کار می کند
بسته به ماهیت پروژه، ذینفعان ممکن است شامل سازمان‌های خارجی یا اعضای جامعه فردی باشند که تحت تأثیر پروژه قرار می‌گیرند.
مرحله 2: نقش ها و مسئولیت ها را تعریف کنید
هنگامی که ذینفعان خود را شناسایی کردید، باید مهارت ها و شایستگی های مدیریت پروژه اصلی مورد نیاز برای پروژه را تعیین کنید. وقتی آن فهرست را دارید، می‌توانید نقش‌ها را تعریف کنید و مسئولیت‌هایی را به افراد ذینفع اختصاص دهید. به یاد داشته باشید که یک نقش با یک شخص یکی نیست. در برخی موارد، یک نفر می تواند چندین نقش را ایفا کند. در موارد دیگر، چندین نفر ممکن است نقش های یکسانی داشته باشند، مانند زمانی که پروژه شما به چندین مهندس نرم افزار نیاز دارد.
نقش های معمولی عبارتند از:
- حامی مالی پروژه
- مدیر پروژه
- اعضای تیم پروژه
نقش های مختلف اعضای تیم پروژه بسته به پروژه شما متفاوت است، اما مطمئن شوید که شامل نقش بازاریابها و نقش ارتباط با مشتری باشد.
مرحله 3: یک جلسه آغازین برگزار کنید
جلسه آغازین فرصتی است برای:
- گرد هم آوردن همه ذینفعان
- چشم اندازی برای پروژه ای که همه می توانند پشت سر بگذارند
- و فرصتی برای معرفی و ایجاد روابط کاری خوب
در این مرحله، جزئیات خاصی از پروژه مشخص نشده است، بنابراین باید بحثی در مورد محدوده پروژه، بودجه، جدول زمانی و اهداف را در دستور کار جلسه خود قرار دهید. این نیز زمانی است که نقش ها اعلام می شود و یک برنامه ارتباطی توضیح داده می شود. جلسه آغازین نوع روابط کاری بین سهامداران را در طول مدت پروژه تعیین می کند.
مرحله 4: محدوده پروژه، بودجه و جدول زمانی را تعریف کنید
پس از شروع رسمی، وقت تعریف سه مفهوم مهم است:
- محدوده پروژه: محدوده پروژه به شما می گوید که قرار است چه کاری انجام دهیم (و چه کاری انجام ندهیم)؟ با توجه به درخواست های مشتری و چشم انداز مورد بحث تیم، اهداف این پروژه چیست؟
- بودجه: با در نظر گرفتن دامنه و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه، هزینه مالی مورد انتظار پروژه چقدر است؟
- جدول زمانی پروژه شما: جدول زمانی پروژه مراحل پروژه شما و مدت زمانی را که به طور منطقی انتظار دارید تکمیل شوند را مشخص می کند.
مرحله 5: اهداف را تعیین و اولویت بندی کنید
هنگامی که تیم شما اهداف پروژه را درک کرد و مراحل رسیدن به آن اهداف را مشخص کردید:
- اهداف کلی پروژه خود را به اهداف و وظایف فردی تقسیم کنید
- وظایف را بر اساس اهمیت و وابستگی اولویت بندی کنید
- سیستمی را برای اطمینان از اقدامات اصلاحی در مواقعی که اهداف به موقع برآورده نمی شوند، ایجاد کنید
ممکن است لازم باشد جدول زمانی خود را با توجه به اهداف خود تنظیم کنید.
مرحله 6: محصولات نهایی را تعریف کنید
محصولات نهایی همانطور که توسط موسسه مدیریت پروژه تعریف شده است: هر محصول، نتیجه یا قابلیت منحصر به فرد و قابل تاییدی برای انجام خدماتی است که برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه تولید می شود. به عبارت دیگر، یک محصول نهایی می تواند:
- یک محصول
- نتیجه
- یک قابلیت
محصولات تحویلی پروژه بر اساس اهداف پروژه تعیین می شوند و بخشی ضروری از طرح پروژه هستند. اگر هدف مشتری این است که کاربران نهایی محتوای خود را مدیریت کنند، به عنوان مثال، محصولات تحویلی ممکن است نرم افزاری باشد برای پشتیبانی یک شرکت.
مرحله 7: یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید
برنامه زمانبندی پروژه سندی است که جزئیات زیر را ارائه می دهد:
- جدول زمانی پروژه
- منابع سازمانی مورد نیاز برای تکمیل هر کار
- هر اطلاعات دیگری که برای مدیریت تیم حیاتی است
- توالی فعالیت ها
- مراحل پروژه خود را به وظایف و فعالیت های فردی تقسیم کند
- منابع مورد نیاز و مدت زمان هر کار را تخمین بزند
اطلاعاتی که در این فرآیند جمع آوری می کنید ممکن است تنظیمات لازم را در نقش ها، جدول زمانی و یا بودجه شما نشان دهد. انجام این تنظیمات قبل از شروع پروژه بسیار بهتر از هفته ها یا ماه ها بعد است.
مرحله 8: ریسک ها را ارزیابی کنید
ریسک مشکلی است که ممکن است در طول پروژه شما ایجاد شود یا نباشد. شناسایی ریسک ها در مدیریت پروژه و کاهش آنها در مرحله برنامه ریزی پروژه بسیار مهم است تا اینکه بعدا غافلگیر شوید. جلسه ای برگزار کنید یا از همه اعضای تیم در مورد خطراتی که باید در نظر بگیرید بخواهید. حوزه های خطر عبارتند از:
- محدوده پروژه
- منابع (انسانی، مالی و فیزیکی)
- تاخیر در پروژه
- مشکلات ارتباطی یا فناوری
هیچ راهی برای کنترل همه خطرات احتمالی وجود ندارد، اما فکر کردن به آنها می تواند شما را از شکست پروژه نجات دهد.
مرحله 9: برنامه پروژه را به اشتراک بگذارید
هنگامی که طرح پروژه خود را تدوین کردید، مطمئن شوید که آن را به طور واضح به تیم و سایر ذینفعان در میان می گذارید. ممکن است زمانی که برنامه پروژه خود را تنظیم می کنید، یک طرح ارتباطی پروژه ایجاد کرده باشید. اگر نه، همین الان این کار را انجام دهید. ایجاد کانال های ارتباطی قوی و انتظارات برای ارتباط پروژه بسیار مهم است. از طریق نرم افزارهای ارتباطی زیادی می توانید این ارتباط را ایجاد کنید.