7 ابزار مدیریت پروژه کاربردی

فرض کنید در حال ساختن یک خانه هستید. این یک فرآیند پیچیده است که در آن کارها باید به ترتیب خاصی انجام شوند. اگر هنوز دیوارها را نصب نکرده باشید، نمی توانید پنجره ها را نصب کنید. احتمالا ده‌ها پیمانکار دارید که روی خانه کار می‌کنند، و باید بدانید چه روزهایی برای ریختن فونداسیون، کاشی‌کاری و غیره در دسترس هستند. سپس شما باید آنها را نه تنها بر اساس در دسترس بودن آنها، بلکه بر اساس انجام هر کار به ترتیب مناسب برنامه ریزی کنید. مدیریت پروژه هم مانند این مثال، کاری گروهی و پیچیده است. اینکه چه کسی یا چه کسانی، چه زمانی و چگونه کارها را انجام می دهند، نیاز به برنامه ریزی و نظارت دارند. برای این کار باید از ابزار مدیریت پروژه کمک گرفت.

ابزار مدیریت پروژه چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزارهای مدیریت پروژه یک ابزار مدیریت پروژه مشارکتی آنلاین است. همه افرادی که روی یک پروژه کار می کنند وارد سیستم می شوند و می بینند که قرار است چه کاری و چه زمانی انجام دهند. این افراد همچنین پیشرفت خود را در آن کارها ثبت می کنند و جزئیات مربوطه را مانند یادداشت هایی در مورد هر گونه تغییر اضافه می کنند. با مجوز مدیریت، افراد همچنین می‌توانند ببینند که دیگران چه کار می‌کنند، چه الزاماتی و در چه زمانی باید برای انجام آن‌ها رعایت شود.

انواع مختلف ابزار مدیریت پروژه وجود دارد. این ابزارها فقط مختص شرکت ها و مدیران پروژه نیستند، بلکه تولیدکنندگان محتوا، شرکت‌های معماری، مدارس، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیرانتفاعی، شرکت‌های بازاریابی، مدیران رویدادها، تولیدکنندگان خودرو، تیم‌های فناوری اطلاعات و هر شغل دیگری که در آن نیاز به برنامه ریزی و نظارت بر عملکرد گروه باشد، می توانند از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنند.

معرفی چند ابزار مدیریت پروژه کاربردی

1. ترلو (Trello)، آسانترین ابزار مدیریت پروژه

Trello یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین پیشرفته با ابزارهای همکاری داخلی برای کار با تیم های شما است. استفاده از آن بسیار ساده است. از تابلوها، لیست ها و کارت ها برای ایجاد وظایف و سازماندهی آنها استفاده می کند. کاربران می‌توانند در کارها همکاری کنند، فایل‌ها را به اشتراک بگذارند و نظر بگذارند. قابلیت عملکرد گزارش و ویژگی های ردیابی زمان از مزیت های این ابزار مدیریت پروژه است. برای افراد یا تیم های کوچکی که پروژه های بسیار کمی را به طور همزمان مدیریت می کنند ایده آل است. ترلو به خاطر تجسم وظایف پروژه بر روی بنرهایی مانند داشبورد که برای مدیریت تکالیف کوتاه و سریع روزمره عالی است، شناخته شده است. شاید بتوان گفت این ابزار، بصری ترین ابزار مدیریت پروژه است و طراحی کاربردی و در عین حال راحتی دارد. شما می توانید 10 پروژه را به صورت رایگان در آن تعریف کنید.

ویژگی های مفید ترلو:

• مدیریت کار ساده در داشبورد
• ایجاد لیست وظایف نامحدود
• اشتراک گذاری تصویر و فایل
• سازماندهی لیست ها بر اساس تاریخ یا اولویت
• قابلیت اظهار نظر و همکاری

2. آسانا (Asana)، شناخته شده ترین ابزار مدیریت پروژه

آسانا یک ابزار مدیریت پروژه انعطاف پذیر با تمرکز بر همکاری اعضا است. در این ابزار مدیریت پروژه جریان های کاری وجود دارد که وظایف تکرار شونده را خودکار می کند. در آسانا نمایش وظایف مختلف به صورت بصری و طبقه بندی شده است و از فیلدها و فرم های خاص سازمانها پشتیبانی می کند. می توانید 15 نفر را به طور رایگان به تیم اضافه کنید. همچنین گزینه هایی برای ایجاد قوانین خاص و نمودارهای سازمانی وجود دارد.

آسانا چیزهای زیادی برای بهره وری و همکاری ارائه می دهد، اما بسیاری از عملکردهای اصلی مدیریت پروژه از طریق ادغام هایی انجام می شود که ممکن است برای همه کاربران ایده آل نباشد. این ابزار برای تمام مشاغل بزرگ و کوچک مناسب است، اما برای فریلنسرها ایده آل نیست. برخی از کاربران احساس می کنند رابط کاربری آسانا بیش از حد ساده و سیستم آن بسیار خشک است، اما دارای ویژگی های مدیریت وظایف و همکاری قوی است. اگر سبک نرم افزار سازماندهی پروژه شما با آسانا مطابقت دارد، آن را دوست خواهید داشت.

ویژگی های مفید آسانا:

• نمایش وظایف و تکالیف تیمی
• اراِه نقشه راه و جدول زمانی پروژه ها
• فایل کردن و پیگیری اشکالات
• داشبوردهای پروژه برای دریافت یک نمای کلی سریع
• نقاط عطف و پیشرفت تیم

3. زوهو (Zoho)

Zoho Projects یک پیشنهاد محبوب از شرکت Zoho است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا وظایف، همکاری، ردیابی اشکال و اجرای گزارش‌های بصری را پیگیری کنند. این ابزار آنلاین مدیریت پروژه ویژگی‌هایی مانند نمودار گانت و امکان پرداخت دستمزد را  در چندین پروژه به طور همزمان را ارائه می‌دهد. زوهو همچنین دارای مجموعه بسیار چشمگیر ابزارهای ارتباطی، از جمله چت سریع و صفحات گروهی است. پروژه های Zoho را می توان با Zoho CRM و سایر ابزارها ادغام کرد تا تقریبا تمام جنبه های سازمان شما را در یک سیستم مدیریت کند.

ویژگی های مفید زوهو:

• لیست وظایف با چندین کار و نقاط عطف آنها
• ردیابی زمان و جدول زمانی
• نمودارهای گانت برای نظارت بر پیشرفت پروژه
• مدیریت اسناد و فایل ها

4. ایر تیبل (Airtable)

 ایرتیبل نسخه گسترده‌تر و بزرگ‌تر spreadsheet است. Airtable بهترین ویژگی های spreadsheet و پایگاه های داده را در کنار هم قرار می دهد. این ابزار مدیریت پروژه قابل تنظیم و آسان است و برای مشاغل در هر اندازه ای به خوبی کار می کند، گرچه فاقد ویژگی های گزارش دهی قوی است که ممکن است برای برخی از کاربران مشکل ساز باشد. شما می توانید اطلاعاتی را در پایگاه داده ذخیره کنید که می تواند برای مدیریت وظایف و برنامه ریزی پروژه استفاده شود. بسیاری از کاربران تطبیق پذیری سازماندهی داده را دوست دارند که با Airtable امکان پذیر است.صفحه های متعددی مانند Kanban، لیست، شبکه و تقویم  در این ابزار وجود دارد.

ویژگی های مفید ایرتیبل: 

• الگوهای از پیش ساخته شده برای کمک به شما
• صفحه های اختصاصی سازمان شما برای برنامه های مختلف
• ذخیره سازی اسناد فایل های پروژه را در یک مکان
• مدیریت وظایف و ردیابی آنها

5. کلیک آپ (Click) معروفترین ابزار مدیریت پروژه

ClickUp یک ابزار مدیریت پروژه با ویژگی های قدرتمند، برای مدیریت و تکمیل تمام پروژه های تیم شما در یک پلتفرم است. کاربران می توانند پروژه ها و وظایف را برنامه ریزی کنند و منابع را در یک فضای کاری متمرکز مدیریت کنند و همچنین با اعضای تیم و مهمانان ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند.  کاربران همچنین می توانند نمودارها، تقویم ها و جدول زمانی گانت را برای تجسم وظایف ایجاد کنند. ClickUp همچنین شامل ویژگی هایی برای ایجاد، اشتراک گذاری و ویرایش اسناد است. کاربران می توانند در مورد اسناد و وظایف نظر بدهند و با سایر اعضای تیم چت کنند تا ارتباط و همکاری بیشتر شود. ویژگی های گزارش شامل توانایی ایجاد داشبوردهای سفارشی، و همچنین شش نوع گزارش داخلی برای گزارش تیمی است.

ویژگی های مفید کلیک آپ:

• 3 نمای مختلف (تخته، جعبه، فهرست)
• قابلیت نظردهی و چت اعضا
• 52 ویژگی قابل تنظیم برای هر پروژه (وضعیت ها، افراد واگذار شده،و…)
• سلسله مراتب پروژه، برای ساده نگه داشتن پروژه ها در حین رشد
• ابزارهایی مانند «جستجوی هوشمند» و «برآورد هوشمند»

6. تودوایست (Todoist)

Todoist یک راه حل قابل تنظیم برای پاسخگویی به نیازهای مدیریت پروژه مشاغل کوچک و متوسط ​​است. تودوایست یک ابزار قدرتمند با ویژگی های عالی برای افزایش بهره وری و همچنین سازماندهی وظایف و تنظیم برنامه است. Todoist اپلیکیشنی است که به شما امکان می دهد روز و هفته خود را برنامه ریزی کنید. می‌توانید از این ابزار برای اضافه کردن کارهای ساده استفاده کنید که در حین انجام آن‌ها را علامت‌گذاری می‌کنید و برای هر یک از آنها توضیحات اضافه کنید. شما با ورود به این ابزار می توانید به صورت رایگان 300 کار فعال در هر پروژه، 20 بخش فعال در هر پروژه و حداکثر پنج همکار در هر پروژه داشته باشید.

ویژگی های مفید تودوایست:

•  وظایف را ضبط و سازماندهی
• وظایف اصلی و وظایف فرعی را مستقیما به صندوق ورودی خود فرد ایمیل می کند
• ادغام شدن با برنامه های مختلف
• رابط کاربری ساده و آسان

7. کیس فلو (Kissflow)

Kissflow یکی از محبوب ترین و قدرتمندترین نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه است. Kissflow Project یک ابزار ایده آل برای مدیریت پروژه برای مدیران پروژه و افرادی است که تازه وارد مدیریت پروژه شده اند. پروژه Kissflow تمام کادرها را با مجموعه ای جامع از ویژگی های مدیریت پروژه بررسی می کند. این ابزار مدیریت پروژه یک رابط کاربری گرافیکی آسان برای استفاده و زیبایی است که سبب می شود یک انتخاب عالی برای همه  سازمان ها باشد. فرم های سفارشی سازمان شما، محدودیت های مبتنی بر قانون سازمان  و تابلوهای شخصی سازی شده، نیازهای منحصر به فرد پروژه و سازمان شما را برآورده می کنند. ‘نمای شناور کاربر’ در این ابزار به شما یک دید کلی از آنچه که هر شرکت کننده پروژه روی آن کار می کند، می دهد.

ویژگی های مفید کیس فلو:

• نماهای متعدد مانند کانبان، لیست ها و شناور
• حالت های در انتظار، در حال انجام و انجام شده برای ردیابی پیشرفت
• ویژگی های گزارش دهی قدرتمند
• نقشه راه پروژه