اخبار و جشنواره ها

گزارش فعالیت ها

در محیط کار چقدر از زمان خود را صرف کارهایی می کنید که عملا فایده ای ندارد؟ شاید در ابتدا بگویید: “نه زیاد!” حتی اگر گزارشی از فعالیت هاییتان نداشته باشید، این زمان آنقدر زیاد است که شگفت زده می شوید!

هنگامی که شما بدانید زمان خود را چگونه می گذرانید، می توانید به حذف فعالیت های کم ارزش بپردازید و حداقل آنها را کاهش دهید. به این معنا که می توانید کارهایی با ارزش بیشتری انجام دهید.

اما با استفاده از چه چیزی شما می توانید بدانید چه کارهایی انجام دادید. یکی از ابزارهای موجود، “گزارش فعالیت ها” است. ما در این مقاله به تفصیل این تکنیک را مورد بحث و کاربرد قرار می دهیم.

درباره گزارش فعالیت ها

گزارش فعالیت، یک سند مکتوب از اینکه چگونه زمان خود را صرف کرده اید است. تهیه کردن گزارش چند روزه فعالیت ها، باعث می شود شما دیدی دقیق نسبت به فعالیت های خود داشته باشید و دریابید که چگونه در وقت خود می توانید صرفه جویی کنید. به یاد داشته باشید که در این مورد حافظه یک راهنمای ضعیف است و استفاده از گزارش فعالیت ها به صورت مکتوب یک تجربه آگاهانه و زنده است.

درباره با گزارش فعالیت ها

همچنین گزارش فعالیت ها باعث می شود شما بدانید که فعالیت های مهم خود را در طول روز در چه موقعی انجام دهید. برای مثال کارهای پرانرژی و خلاقانه را اول صبح انجام دهید و چک کردن ایمیل و تماس ها را در ظهر انجام دهید.

همچنین گزارش فعالیت ها نشان می دهد که چقدر زمان به کارهای غیر ضروری مثل خوردن قهوه، رفتن به شبکه های اجتماعی و …  اختصاص داده اید. در نتیجه راحت تر بتوانید زمان خود را کنترل کنید.

چگونه گزارش فعالیت ها تهیه کنیم؟

برای داشتن گزارش فعالیت ها، فرمت گزارش فعالیت ها را از سایت دانلود کنید و نسبت به پر کردن ستون ها و سطر های آن طبق راهنمای زیر اقدام کنید. همچنین تصویر فرمت گزارش فعالیت ها را در زیر مشاهده می کنید.

فرمت گزارش فعالیت ها

  • تاریخ / زمان
  • شرح فعالیت
  • چه حسی دارم؟
  • مدت زمان
  • ارزش کار (بالا، متوسط، پایین و هیچ)

بدون هیچ تغییر رفتاری تنها به ثبت فعالیت های روزانه خود بپردازید. می توانید فرمت روزانه یا هفتگی برای خود تهیه کنید.

هر زمانی که فعالیت خود را تغییر می دهید، مثلا پاسخ به ایمیل یا نوشیدن قهوه و یا یک قرار کاری، در جدول یادداشت کنید. زمان انجام آن را نیز یادداشت کنید و یادداشت کنید در آن لحظه چه حسی دارید (خسته اید، پر انرژی هستید و یا هر حس دیگری).

در زمان مناسب، اینکه هر فعالیتی چقدر زمان برده است را یادداشت کنید و اینکه چقدر در راستای اهدافتان بوده است و ارزش آن را یادداشت کنید.

از گزارش فعالیت های خود یاد بگیرید

پس از چند روز تکمیل فرم شما در خواهید یافت که چقدر زمان برای کارها و فعالیت های کم ارزش صرف کردید.

می توانید مشخص کنید چه ساعاتی از روز پر انرژی هستید تا فعالیت های با ارزش و مهم را در آن زمان ها انجام دهید.

با استفاده از اضافه کردن موارد زیر می توانید بسیار موثرتر و کارآمدتر باشید:

  • کاهش یا افزایش فعالیت هایی که ارزش مختلف دارند. برای مثال ممکن است فعالیت هایی را کشف کنید که قبلا خیلی کم برایش زمان صرف کرده اید و نیاز باشد زمان بیشتری اختصاص دهید. یا بالعکس فعالیت هایی با ارزش کم و زمان زیاد را کاهش دهید.
  • برنامه ریزی کنید که کارهای مهم خود را در ساعات پیک انرژی خود انجام دهید. زمانی که احساس و زمان خود را ثبت می کنید، پس از چند روز ساعاتی که در آنها بیشترین انرژی را دارید بدست خواهید آورد. (مقاله ما در رابطه با “آیا این تکلیف صبح است؟” به شما کمک می کند تا ساعات پیک انرژی خود را کشف کنید.)
  • تعداد انتقال بین تکالیف مشابه را کاهش دهید. به عنوان مثال می توانید چندین بار چک کردن ایمیل در طول روز را به یک بار کاهش دهید.
  • مقدار زمانی که به فعالیت های شخصی اختصاص می دهید را کاهش دهید، مثل درست کردن چای (این فعالیت را می توان در تیم خود به صورت نوبتی کنید، که هم باعث صرفه جویی زمان و هم باعث افزایش روحیه تیمی می شود.)
مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.