اخبار و جشنواره ها

ارزیابی عملکرد کارکنان

رزيابي عملكرد در تسهيل اثربخشي سازماني يك وظيفه مهم مديريت منابع انساني تلقي مي‌شود. در سالهاي اخير به نقش ارزشيابي عملكرد توجه زيادي معطوف شده است. سيستم اثربخش ارزشيابي عملكرد مي‌‌تواند انبوهي از مزيت‌ها را براي سازمان‌ها و كاركنان آنها ارزاني دارد. در دیدگاه سیستمی، سازمان به عنوان یک سیستم کل با زیر سیستم های مختلفی در تعامل است که هر گونه تغییر در این زیر سیستم ها بر زیر سیستم دیگر و نهایتا بر کل سیستم اثر می گذارد در این بین انسان هم در سازمان های امروزی به عنوان یک زیر سیستم پیچیده نقش اساسی در سازمان دارد که با توجه به نگرش و انگیزش خاص خود در سازمان فعالیت می کند. ارزشیابی ابزار موثری در مدیریت منابع انسانی است که با انجام صحیح و منطقی آن، ضمن آن که سازمانها با کارایی به اهداف خود می رسند، منافع کارکنان نیز تامین می گردد. در جریان ارزشیابی عملکرد، یک مدیر، رفتارهای کاری کارکنان را از طریق سنجش و مقایسه آنها با معیارهای از پیش تنظیم شده ارزیابی می کند، نتایج حاصله را ثبت می کند و آنها را به اطلاع کارکنان سازمان می رساند. ارزیابی عملکرد کارکنان تحت عناوین نظام ترفیعات، تعیین شایستگی و نظایر این ها در اغلب سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی مطرح است. انجام صحیح و دقیق مراحل ارزشیابی امری نسبتا مشکل است زیرا کار ارزشیابی مستلزم نوعی قضاوت و داوری درباره رفتار و عملکرد افراد است، بنابراین انجام ارزشیابی با کیفیت و روشی که کمترین آثار سوء را داشته باشد ضرورت دارد. در تعدادی از سازمانها و شرکتها امر ارزشیابی جنبه ظاهری و تشریفاتی پیدا می کند و نتایج مورد انتظار از آن حاصل نمی شود. بیشتر روشهای معمول ارزشیابی حالت ذهنی و کیفی دارند. همین امر سبب عدم رضایت و ناخرسندی کارکنان می گردد. در بسیاری از موارد مشاهده می شود بنا به دلایل متعدد شخصی و سازمانی، معیارهای کیفی ارزشیابی به صورت آگاهانه یا ناخودآگاه با تعصب حمایت از کارکنان خاص و انحراف از اهداف ارزشیابی همراه است. اگر کارکنان سازمان به این نتیجه برسند که اعطای ترفیعات و شایستگی و پرداخت پاداشها بر معیارهای عملکردی استوار نبوده و بر مبنای ارزشیابی واقعی صورت نگیرد، اثرات زیانبار و مخربی بر عملکرد آنان خواهد داشت.

مفهوم ارزیابی عملکرد کارکنان

  • سنجش و اندازه گیری کار و نتیجه بدست آمده از کار با مقیاس و شاخصهای کمی و کیفی بطور دقیق
  • سنجش میزان تلاش و حدود موفقیت کارمند در اجرای وظایف شغلی و تکالیف رفتار مورد انتظار معیارهای ارزیابی عملکرد از دید ماهیت و روش اندازه گیری

اهمیت ارزیابی عملکرد

  • تحقق اهداف و مأموریت های سازمان
  • شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان
  • حداکثر بهره وری و کارایی سازمان
  • تامین منافع واقعی کارکنان و سازمان
  • سنجش خصوصیات مختلف کارکنان و تخصص های آنان و نحوه انجام وظایف و مشاغل محوله به آنها و مقایسه کارکنان با یکدیگر
  • ایجاد روابط حسنه و تفاهم بین مدیران و کارمندان، کارفرمایان و کارگران در تمامی واحدهای کوچک و بزرگ دولتی و خصوصی، صنعتی، تولیدی، خدماتی، علمی و فرهنگی
  • کارمند به نحو مطلوب وظایف محوله را که طبق شرح شغل به او ابلاغ شده انجام داده است یا خیر
  • نسبت به جابجایی، نقل و انتقال و خاتمه بخشیدن به خدمت آنان تصمیم گیری کنند
  • شناسایی استعدادهای نهفته کارکنان


دلایل استفاده از ارزیابی عملکرد

  • تعیین افزایش مناسب دستمزد و مزایا بر اساس اندازه گیری عملکرد کارکنان
  • شناسایی افرادی که باید انتقال یافته یا جا به جا شوند
  • شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان
  • شناسایی افرادی که قابلیت ارتقاء و به کارگماری در پستهای مناسب را می توانند دارا باشند
  • شناسایی قابلیتهای کارکنان بر اساس مقررات و قوانین حکومتی و جبران کاهش توانایی های کارکنان تا رسیدن به استاندارد مورد نظر قوانین
  • شناخت ویژگیهای رفتاری و بلوغ افراد جهت تنظیم ارتباط بهینه

ارزیابی عملکرد کارکنان باید در چه فواصلی انجام گیرد؟

اگر هدف از ارزیابی، اصلاح معایب و راهنمایی کارمند و کمک به رشد و باروری بیشتر وی است ارزیابی عملکرد به دفعات یا حداقل با فواصل کوتاهی انجام گیرد. در شرایط عادی هر 6 ماه یک بار یا هر سال یکبار انجام می‌شود. به طور کلی زمانبندی ارزیابی عملکرد باید با نتایجی که انتظار می‌رود از آن به دست آید منطبق باشد یعنی اگر نتایج یک کار، یکسال بعد مشخص می‌شود غیر منصفانه است که شش ماه یکبار ارزیابی انجام گیرد.

اهداف ارزشیابی عملکرد

1- اهداف مربوط به پرورش و بهسازی کارکنان:

الف. تشخیص نیازهای آموزشی

ب. ارائه بازخورد به کارکنان و بهبود ارتباطات

ج. ایجاد انگیزه در کارکنان

د. ارائه مشاوره های لازم به کارکنان

ه . هدایت و راهنمایی کارکنان

و. تشخیص نقاط ضعف و نارسایی های عملکرد کارکنان.

2- اهداف اداری و اجرایی:

الف. افزایش یا کاهش حقوق و مزایا

ب. ترفیعات و نقل و انتقالات

ج. اخراج یا خاتمه خدمت

د. تنزل رتبه

ه . پیروی از قوانین و مقررات.

نقش مدیران و سرپرستان در ارزیابی کارکنان

مدیران و افراد متخصص، نقش مهمی در مراحل مختلف ارزشیابی ایفا نموده بطوری که جایگاه مدیران در این زمینه اهمیت بالاتری دارد، بطور کلی سرپرست مستقیم قادر بوده ارزیابی واقعی تری از شیوه کار کارکنان ارایه نماید . بنابراین مسئولیت ارزیابی کارکنان را سرپرستان به عهده دارند، چرا که آنها به طور کامل با روشهایی که برای ارزشیابی کارکنان مورد استفاده قرار می گیرد ، آشنا بوده و مشکلاتی را که می تواند در سیستم ارزشیابی ایجاد اخلال کند ، به خوبی می شناسند. از سوی دیگر، کارکنان ستادی و دفتری به عنوان تعیین کنندگان خط مشی ها و اجرای وظایف مشورتی در اجرای ارزشیابی، عمل می کنند. متاسفانه در عمل ارزیابی واقعی کارکنان توسط سرپرستان در سازمانها به نحو مطلوبی صورت نمی گیرد.


مقاله مرتبط: بررسی رضایت کارمندان


در یک بررسی از سازمانها و شرکتها 80% از مدیران اظهار داشته اند که کارکنان دفتری ، کار مشاوره و همیاری در زمینه شیوه های استفاده از ارزشیابی را بر عهده دارند ، اما تصمیم گیری نهائی در مورد ارزشیابی به سرپرستان قسمتها واگذار می شود در سایر سازمانها کارکنان دفتری مسئولیت توزیع فرمهای ارزشیابی ، تشریح روشهای اجرایی و راهنمایی استفاده از این فرمها را در سطح سازمان بر عهده داشته و در مقابل آموزش سرپرستان جهت بهبود مهارتهای ارزشیابی مسئول می باشند . امور اداری واحدهای تابعه سازمان ها نیز می بایست مسئولان را نسبت به ضرورت استفاده مستمر از یک شیوه خاص ارزشیابی آگاه نمایند  . در تحقیق و پژوهشی دیگر، نیمی از کارکنان در جریان اصلاح برنامه های ارزشیابی خود قرار داشتند در حالیکه سایرین مسئولیت بررسی و تجدیدنظر در زمینه بهبود اجرای برنامه های ارزشیابی را عهده دار می باشند .

روش های ارزیابی عملکرد کارکنان

ـ روش مقیاسی: روش مقیاسی یکی از قدیمی‌ترین و متداول‌ترین روش‌ها است در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه‌بندی می‌گردند و یکی از دلایل عمده محبوبیت این روش سادگی و سهولت استفاده از آن است. در این روش ارزیاب که معمولاً رییس مستقیم کارکنان است با استفاده از فرم‌های بخصوصی اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می‌نماید. در فرم‌ها فهرستی از صفات و ویژگی‌های که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است. مقیاسی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شود به شکل پیوسته یا گسسته است. از ویژگی‌های این روش این است که ابعاد و جنبه‌های مختلف کار را مورد بررسی قرار می‌دهد که بزرگترین امتیاز این روش است. اما ویژگی‌های شخصیتی و صفاتی چون داشتن روحیه همکاری قدرت تشخیص و قدرت قضاوت حالت کیفی داشته و اندازه‌گیری آن به این روش امکان‌پذیر نیست.

ـ عامل سنجی: از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می‌توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود. بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفات و خصوصیات شخصیتی فرد کارآیی او در انجام وظایف و مسئولیت‌های ویژه‌ای که در شغلش دارد ارزیابی می‌گردد که با استفاده از شرح شغل و وظایف محوله ارزیابی انجام می‌پذیرد.

ـ روش ثبت وقایع حساس: عبارت است از ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف است که اگر عمل بخصوصی نقش به سزای در کارآمدی فرد داشته باشد این عمل یک واقعه حساس به شمار می‌آید. با ثبت این وقایع ارزیاب اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد در اختیار خواهد داشت. برای اینکار باید ارزیاب کل عملکرد فرد را طی یک دوره کامل ارزیابی نماید مثلاً یک سال که در صورتی که برای افراد زیادی انجام گیرد مشخصا دقت لازم را ندارد.

ـ روش توصیفی: در این روش از ارزیاب خواسته می‌شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد. موفقیت این روش به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می‌کند از آنجا که دست سرپرست در توصیف عملکرد کارکنان باز است و استاندارد خاصی ندارد ارزیابی بر این اساس کار ساده‌ای نیست.

ـ روش قیاسی: عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده‌ای مقایسه و سنجیده می‌شود. تولید استاندارد بیشتر برای مراکز تولیدی متداول است و به همین دلیل بیشتر برای بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می‌باشد. از مزایای آن هم عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزشی است.

ـ روش درجه‌بندی: از ارزیاب خواسته می‌شود تا کارکنان را بر اساس یک معیار کلی از بهترین تا ضعیف‌ترین درجه‌بندی نماید. معمولا تعیین بهترین و بدترین کار ساده‌ای است اما تعیین مابین افراد کار سختی است به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد.

ـ مقایسه دو به دو: نوعی روش درجه‌بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسان‌تر می‌نماید. در اینجا عملکرد هر یک از کارکنان با تک تک کارکنان دیگر سنجیده می‌شود.

ـ توزیع اجباری: مانند روش درجه‌بندی نمونه دیگری از یک روش ارزیابی مقایسه‌ای است که ارزیاب باید عملکرد کارکنان را در گروه‌های خاصی دسته‌بندی نماید.

ـ انتخاب اجباری: ارزیاب باید از میان چند جمله توصیفی درباره کارمند یکی را که فکر می‌کند شرح مناسبی درباره عملکرد باشد انتخاب کند. در مواردی از این شیوه استفاده می‌شود که مشخص گردد در ارزیابی نوع دیگر به شکل نامعقولی کارایی همه در سطح بالایی قرار گرفته پس با استفاده از تعیین خاصی از جملات از این کار جلوگیری می‌کنیم.

ـ روش مقیاسی رفتاری: از دو نظر با روش مقیاسی تفاوت دارد. اولا رئیس باید رفتار مرئوس را در شغل بر اساس مجموعه عواملی بسنجد که به وسیله مطالعه دقیق شغل ارتباط آنها با هم و نقش مهمشان در انجام موثر شغل ثابت شده است. ثانیاً در کنار مقیاسی که برای اندازه‌گیری رفتار درجه‌بندی شده است. استفاده از این روش نگرش مثبتی از ارزیابی به افراد می‌دهد و پایای و روایی بالایی دارد.

ـ ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف: از جمله اهداف این روش ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرنوس و ایجاد جوی مساعد است که افزایش انگیزه و بالا بردن سطح عملکرد کارکنان را به دنبال دارد.

خطاهای ارزیابی عملکرد
تمایل حد وسط :تمایل به ارزیابی تمامی کارکنان در حد متوسط و میانی
متفاوت با من: تمایل به خود را معیار قرار دادن، به این معنا که آنهایی دارای رفتارها و خصوصیات متفاوت با رفتارهای ارزیاب باشند،در رده ضعیف ارزیابی می شوند.
تاثیرهاله ای :گرایش به ارزیابی بر اساس یک ویژگی مشخص ، به جای آنکه کل عملکرد فرد در یک دوره بررسی می شود.
تاثیراولیه : تمایل به ارزیابی افراد براساس تاثیرانجام شده در برخورد اول و نه براساس تحلیل عملکرد وی در طول ارزیابی.
خطای آسانگیری :تمایل به ارزیابی کارکنان در سطح خوب و عالی .
فرد به فرد: تمایل به مقایسه افراد با همدیگر به جای مقایسه تک تک آنها براساس معیارهای مشخص کاری.
خطای تازه نگری :تمایل به انجام عمل ارزیابی براساس آخرین رفتارهای مشاهده شده و نه براساس ارزیابی کل رفتارهای فرد در طول مدت ارزیابی.
مثل من:تمایل به ارزیابی افراد کسانی که بیشتر به فرد ارزیاب در سطح عالی شبیه هستند.
مجموع پاسخ : تمایل به ارزیابی افراد در مورد تمام خصوصیات بطور یکسان بجای آنکه خصوصیات آنها بطور تک تک مورد ارزیابی و درجه بندی قرارگیرند.
تاثیر اضافی : تمایل به ارزیابی افراد براساس ارزیابی های گذشته آنها بهجای کارکرد فعلی آنها.

مزایای ارزشیابی عملکرد

  • شناخت نیازهای آموزشی: با ارزشیابی عملکرد کارکنان، کمبودها و نیازهای آموزشی آنها شناخته می شود و در واقع ارزشیابی کارکنان مبنایی برای برنامه ریزی آموزشی و تنظیم برنامه های جدید آموزشی در سازمان قرار خواهد گرفت.
  • پیشرفت شغلی و تکامل شخصیت کارکنان: ارزشیابی می تواند با ایجاد زمینه مناسب گامی مؤثر باشد در جهت تعالی و پیشرفت حرفه ای و تکامل شخصیت کارکنان.
  • کاهش نارضایتی: وقتی ارزشیابی ملاک تصمیم گیری و عزل و نصب باشد، علایق و سلایق شخصی از بین رفته، نارضایتی به میزان بسیار بالایی کاهش خواهد یافت.
  • انتقال و جابجایی صحیح کارکنان، برای جابجایی های افقی و عمودی کارکنان و انتقال از یک واحد سازمانی به واحد دیگر مبنا و معیار صحیح ایجاد خواهد شد.
  • مبنای تشخیص شایستگی: ارزشیابی، مبنای منطقی و عادلانه ای برای تشخیص میزان شایستگی کارکنان خواهد بود.
  • مبنای شایستگی: با وجود ارزشیابی، یک نظام ترفیعاتی صحیح، منطقی و عادلانه برمبنای شایستگی و استحقاق ایجاد خواهد شد ومعیار ضابطه جانشین رابطه خواهد شد.
  • تعیین معیار و ضابطه: برای تنزل مقام، توبیخ و احیانا عزل و برکناری از خدمت معیارها و ضوابط تعیین خواهد شد.
  • ایجاد انگیزه: از طریق ایجاد نظام تشویق و تنبیه منطقی، انگیزش لازم و گرایش به کار در کارکنان فراهم خواهد گردید.
  • تشخیص خدمات برجسته: خدمات برجسته کارکنان مشخص شده و از آنها تقدیر به عمل خواهد آمد و به اطلاع همه افراد خواهد رسید.
  • افزایش اثربخشی سازمان: ارزشیابی عملکرد به تعبیری عبارت است از مقایسه عملکرد با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش تأثیر آنها بر روند اجرایی که در بر گیرنده حداکثر کارایی و اثر بخشی است.

هدف نهايي از ارزيابي عملکرد

  • مبادله اطلاعات بين ارزياب و کارکنان در جهت جلوگيري از عملکرد نامطلوب و اصلاح آن
  • تشويق عملکرد مطلوب کارکنان
  • همچنين انتظارات سازمان به وضوح به اطلاع کارکنان رسانده شده و جايگاه فعلي کارکنان را در اين مسير به ايشان نشان داد.
  • در مواردي که ارزيابي‌شونده اقدامات قابل قبولي انجام داده است مورد تشويق قرار گرفته و کم‌کاريهاي وي با تأکيد به اطلاع وي رسانده شود. اگر عملکرد نامطلوبي از هر يک از کارکنان وجود دارد نبايد صراحت را فراموش کرد.
  • تمامي ضعف‌ها بايد بوضوح به اطلاع کارکنان رسيده و از پرهيز بايد خودداري کرد. البته ممکن است در زمان جلسه ارزيابي به دليل کمبود وقت امکان پيدا کردن راه‌هايي جهت اصلاح و جبران رويه‌هاي نامطلوب گذشته وجود نداشته باشد که در اينصورت بايد زماني را براي انجام اين مهم تعيين نمود تا با حضور و توافق هر يک از کارکنان، روش‌هاي جبران گذشته و حرکت بسوي عملکرد مطلوب تهيه گردد و سهم سازمان نيز در اين مورد تعيين و به اطلاع وي رسانده شود و نهايتاً اين اهداف جديد را بعنوان جبران‌کننده گذشته نامطلوب جايگزين قلمداد کرد.
  • پوشش دادن سوابق و عبارات ناخوشايند کارکنان بوسيله اهداف و توصيفات خوشايند آينده، براي کارکنان بسيار مطلوب و اثربخش است. خصوصاً اگر همراهي سازمان نيز اثر‌بخشي آن را مضاعف نمايد اين رويه به کارکنان اعتماد به نفس و انرژي بيشتري براي انجام اهداف آينده مي‌دهد. اين روش مي‌تواند الگو و ملاک مناسبي براي کل جلسه ارزيابي عملکرد قرار گيرد.

نتیجه گیری

همانطور که اشاره رفت، مدیران با ارزشیابی کارکنان قادر خواهند بود که بتوانند به صورت مطلوبی کارکنان را به خدمت گرفته ، در سمت مناسب قرار داده و برای آنان انگیزه ایجاد نمایند . برای بهره گیری از این روش ، در مرحله اول باید هر مشکل را شناسایی و در مرحله بعد ، ضمن برقراری ارتباط با کارکنان ، اقدام به چاره جوئی های لازم کرد . از طرفی پس از گذشت یکسال نوع کار و تلاش کارکنان نیز مورد ارزیابی قرار گیرند. با استفاده از نظام صحیح ارزشیابی عملکرد می توان تا حدودی بر این مشکلات فائق آمد، سازمان را در تحقق اهداف آن کمک کرد و انگیزه تلاش بیشتر را در کارکنان فراهم ساخت. نظرات کارکنان در خصوص شیوه ارزشیابی مهم است و در این رابطه چهار موضوع وجود داشته که بایستی مورد توجه قرار گیرد : شیوه فعالیت کاری کارکنان نیز بارها و به صورت مستمر ارزیابی شده و اطمینان یافته شود که مسئولین با چگونگی انجام کار از سوی کارکنان آشنا می باشند از طرفی اطمینان حاصل نموده که در زمینه شرح وظایف کارکنان با آنان توافق دوجانبه ایجاد نموده اند و سرانجام در هنگامی که مواردی بمنظور برطرف کردن ضعف های کارکنان تهیه شده آماده کمک به آنها باشند

مقالات مرتبط
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.