اخبار و جشنواره ها

پرسش و پاسخ در سخنرانی و مدیریت آن

بسیاری از سخنران ها اظهار دارند که از پرسش و پاسخ در سخنرانی می ترسند و نحوه ی مدیریت آن را نمی دانند. آنها به دنبال راه هایی برای “فرار” از سوالات دشوار هستند، اما نیازی به فرار نیست.

مدیریت پرسش و پاسخ در سخنرانی مهارتی است که نیاز به تمرین و یادگیری دارد.

احتمالا مهمترین نکته ای که باید به ذهن بسپارید این است؛ اگر مردم از شما سوالاتی می پرسند، حتی سوالات خصومت آمیز، به این دلیل نیست که شما را زیر سوال ببرند بلکه آنها واقعاً به دنبال جواب هستند.

کنترل پرسش و پاسخ در سخنرانی

اکثر سخنران ها به دلیل ترس از دست دادن کنترل، از پرسش و پاسخ در سخنرانی بیم دارند.

برنامه ریزی اولیه از این خطر جلوگیری می کند، اما به خاطر بسپارید که هدف از کنفرانس و سخنرانی، تبادل اطلاعات است. همان اندازه که انتظار دارید مخاطبان به سخنان شما گوش بسپارند، آن ها نیز نیاز دارند تا توسط شما شنیده شوند و به پاسخ سوالاتشان برسند.
پرسش در سخنرانی
اگر در ابتدای سخنرانی با یک سوال جالب، روند سخنرانی تغییر مسیر یافت می توانید این گونه توضیح دهید:
“فکر کنم کمی از موضوع فاصله گرفتیم، فعلا این سوال را کنار بگذاریم تا به موضوع اصلی بپردازیم. در پایان جلسه نزد من بیاید تا به سوال شما پاسخ دهم.”
یا به این صورت:
“در اینجا باید به موضوع سخنرانی بپردازم، ممکن است وقت نکنم مطالب را به اتمام برسانم، من و شما بعداً در این مورد صحبت می کنیم.”

قانون گذاری در ابتدای سخنرانی

در ابتدای سخنرانی، باید مشخص کنید که چه زمانی به سوالات پاسخ خواهید داد؛ در طول جلسه و یا در پایان
  • برخی از سخنران ها، ترجیح می دهند در جریان جلسه، سوالات پرسیده شود. مزیت این روش این است که هرگونه سوتفاهم و برداشت اشتباه به سرعت رفع می شود اما نکته منفی این است که در جریان جلسه اختلالات و حواس پرتی هایی رخ می دهد و یا حتی ممکن است پاسخ سوالات در ادامه مطالب قرار گرفته باشد.
  • برخی دیگر ترجیح می دهند در پایان جلسه به تمامی سوالات پاسخ دهند. اگر می خواهید از این روش استفاده کنید، زمان کافی و محدودی را برای این کار اختصاص دهید و مدیریت زمانی مناسبی داشته باشید. مدت زمان برای این کار، به نوع سخنرانی شما بستگی دارد اما معمولا 10 دقیقه برای پرسش و پاسخ در سخنرانی کافی است. در این روش این مزیت وجود دارد که اگر خیلی سریع صحبت کنید، به راحتی پرسش و پاسخ طولانی تری خواهید داشت.

مطلب مرتبط: 7 ویژگی سخنران خوب

اصول پرسش و پاسخ در سخنرانی

کنترل پرسش و پاسخ در سخنرانی

اصلی ترین قاعده این است که با مخاطبان همان طور که انتظار دارید با شما رفتار شود، رفتار کنید؛ با احترام و با حوصله

اگر شخصی سوالی می پرسد فقط به این دلیل است که می خواهد پاسخ درست را بداند. احتمال دارد فردی برای دست انداختن شما سوالی بپرسد اما این احتمال بسیار کم و ناچیز است.

اگر با یک سوال جنجالی روبرو شدید، مستقیماً به آن پاسخ دهید. هرگز با سوال کننده بی ادب نباشید و نشان ندهید که ناراحت هستید. روحیه خود را از دست ندهید و دیدگاه خود را حفط کنید و کنترل اعصاب خود را از دست ندهید. نکته ی اصلی این روش، قاطعانه صحبت کردن است.

مدیریت سوالات

با دقت به سوالات گوش دهید و اگر تعداد مخاطبان زیاد است، سوال را تکرار کنید تا همه مخاطبان آن را بشنوند.

اگر سوال را به درستی متوجه نشده اید، برداشت خود را از سوال به آن فرد توضیح دهید و مطمئن شوید برداشت شما درست است در آن صورت مختصر و دقیق پاسخ دهید.
اگر پاسخ درست را نمی دانید، اعتراف کنید که نمی دانید اما به دنبال پاسخ صحیح خواهید بود. و واقعا جواب درست را پیدا کنید و به ایمیل یا هر راه ارتباطی ای که از فرد دارید، آن جواب را ارسال کنید. قبل از ترک همایش، حتما یک راه ارتباطی از آن شخص بگیرید.
” نمی دانم” یک پاسخ بسیار قابل قبول برای برخی از سوالات دشوار است و بسیار قابل قبول تر از آن است یک پاسخ نادرست و شک برانگیز است. “نمی دانم ، اما به دنبال آن می گردم و به شما اطلاع می دهم” بهترین گزینه برای شما است.
مدیریت سوال در سخنرانی
آرام باشید و احساس نکنید که باید همه چیز را بدانید. اگر نمی دانید بهتر است صادق باشید تا اینکه سعی کنید تظاهر کنید.
ایجاد اعتماد بین شما و مخاطبان زمان زیادی را به خود اختصاص می دهد ولی تنها در یک لحظه از بین می رود و با تظاهر به دانستن یک سوال، مخاطبان متوجه این تظاهر می شوند.

یک ترفند زیرکانه: مشارکت مخاطبان

اگر مخاطبان آگاه و بلدکار دارید، به عنوان مثال متخصصان حرفه ای، می توانید یک سوال عمومی ای که پاسخ آن را نمی دانید، از مخاطبان کمک بگیرید به این صورت که

” آیا شخص دیگری مایل است به سوال دوست عزیزمان پاسخ دهد؟”

اگر شخصی پاسخ را بداند بسیار خوشحال می شود تا تخصص خود را با همه به اشتراک بگذارد.

حتی اگر فرد خاصی را مورد نظر دارید، می توانید مستقیما از آن فرد سوال کنید. به عنوان مثال:

“من متوجه شدم که پروفسور در جمع ما حضور دارند، اگر تمایل دارند، بسیار خوشحال می شویم از دانش ایشان بهره مند شویم”

یا

“همکار بنده در این جمع هستند که بسیار بیشتر از من در این موضوع مهارت دارند، اگر آمادگی داشته باشند، باعث افتخار است در پاسخ به این سوال به ما کمک کنند”

اکثر افراد با ایده موافق هستند، به خصوص اگر بیشتر از شما درباره ی آن موضوع بدانند. در این صورت پاسخ بهتری ارائه می شود. به هر حال، شما سخنران جلسه هستید اما نیاز نیست همه چیز را بدانید.

 

 

 

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.