10 مهارت ارتباطی برای موفقیت شغلی

توانایی برقراری ارتباط موثر با مافوق‌ها، همکاران و کارمندان بسیار ضروری است، فارغ از اینکه در چه صنعتی مشغول کار هستید. کسانی که در عصر دیجیتال کار می‌کنند باید بدانند چطور به طور موثر پیامشان را همانطور که از طریق تلفن، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی منتقل و دریافت می‌کنند، به صورت رودرو هم منتقل و دریافت کنند.

امروز در جعبه ابزار ذهنی قصد داریم مهارت ارتباطی مهم که به شما کمک می‌کند تا در فضای کاری امروز متمایزتر باشید را معرفی کنیم:

یک شنونده‌ی خوب بودن یکی از بهترین راه‌ها برای تبدیل شدن به یک برقرارکننده ارتباط خوب است. هیچ کس دوست ندارد با کسی که فقط به فکر خودش است و زحمتی برای گوش دادن به حرف‌های طرف مقابل نمی‌دهد ارتباط برقرار کند. در عوض، گوش دادن فعال را تمرین کنید. گوش دادن فعال شامل توجه دقیق به صحبت‌های طرف مقابل، پرسیدن سوالات واضح و تاکید مجدد به آنچه طرف مقابل گفته است تا مطمئن شود که شما حرف‌هایش را فهمیده‌اید “خب، منظور شما این هست که ….”. از طریق گوش دادن فعال، می‌توانید درک بهتری از چیزی که طرف مقابل سعی دارد بگوید داشته و بتوانید به طرز مناسبی پاسخ بدهید.

زبان بدن، ارتباط چشمی، حرکت دست‌ها و تن صدای شما، همه به پیامی که سعی دارید منتقل کنید رنگ و لعاب می‌دهد. یک حالت آرام و باز(بازوهای باز، پاهای آرام) و یک تن صدای دوستانه شما را به فردی خوشایند تبدیل می‌کند و دیگران را تشویق می‌کند تا راحت‌تر با شما صحبت کنند. برقراری ارتباط چشمی هم مهم است؛ شما می‌خواهید با نگاه کردن به چشم‌های طرف مقابل اثبات کنید که روی شخص و گفتگویی که در حال انجام است متمرکز هستید(هرچند، باید مطمئن شوید خیلی به طرف مقابل خیره نشوید، چون می‌تواند احساس بدی به طرف مقابل بدهد). همچنین در حین صحبت کردن به دقت به علائم غیرکلامی طرف مقابل هم دقت کنید. اغلب، علائم غیرکلامی احساسی که طرف مقابل دارد را منتقل می‌کند. برای مثال، اگر شخص مقابل به چشمان شما نگاه نمی‌کند، ممکن است ناراحت باشد یا حقیقتی را پنهان می‌کند.

سعی کنید پیامتان را تا جایی که امکان دارد در چند کلمه منتقل کنید. چیزی که می‌خواهید را واضح و مستقیم بگویید، چه به صورت حضوری با کسی صحبت می‌کنید یا پشت تلفن یا ایمیل. اگر حرفتان را کش بدهید، شنونده توجهی به شما نکرده یا مطمئن نخواهد بود که شما دقیقاً در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید. در مورد چیزی که می‌خواهید بگویید قبل از گفتن آن فکر کنید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا از صحبت بیش از حد و گیج کردن مخاطبتان پرهیز کنید.

بواسطه تن صدای دوستانه، یک سوال شخصی یا یک لبخند ساده، همکارانتان را تشویق می‌کنید تا ارتباط صادقانه و راحتی با شما داشته باشند. این امر هم در ارتباطات رودرو و هم نوشتاری بسیار مهم است. وقتی بتوانید ایمیل‌هایی که به همکاران یا کارمندانتان می‌فرستید را شخصی‌سازی کنید- جمله‌ای مثل “امیدوارم آخرهفته خوبی داشته باشید” در پایان یک ایمیل می‌تواند پیام را شخصی‌ کرده و به دریافت کننده احساس با ارزش بودن بدهد.

این مهم است که در همه تعاملاتتان با دیگران اعتماد به نفس داشته باشید. اعتماد به نفس به همکارانتان اطمینان می‌دهد که شما به آنچه می‌گویید باور داشته و از آن پیروی خواهند کرد. نشان دادن اعتماد به نفس می‌تواند به سادگی برقراری ارتباط چشمی یا استفاده از تن صدای محکم ولی دوستانه باشد(از بیان عبارات به شکل سوالی پرهیز کنید). البته، مواظب باشید مثل فردی خودخواه یا سلطه‌جو دیده نشوید. مطمئن شوید همیشه به صحبت‌های طرف مقابل گوش داده و روی آنها تاکید می‌کنید.

حتی وقتی با کارمند، همکار یا کارفرمایی موافق نیستید، مهم است که نقطه نظرات آنها را هم شنیده و احترام بگذارید. استفاده از عبارتی به سادگی “من درک می‌کنم که چه احساسی داری” ثابت خواهد کرد که شما به طرف مقابل گوش داده و به نظراتش احترام می‌گذارید.

کسی که به خوبی ارتباط برقرار می‌کند باید با ذهنی باز و انعطاف‌پذیر وارد هر گفتگویی شود. به جای اینکه تلاش کنید فقط پیام خودتان را منتقل کنید، نسبت به شنیدن و درک نقطه نظرات طرف مقابل پذیرا باشید. با آماده بودن برای وارد شدن به یک گفتگو، حتی با کسانی که موافق نیستید، قادر خواهید بود گفتگوی سازنده و صادقانه‌تری داشته باشید.

اگر به دیگران و ایده‌هایشان احترام بگذارید، آنها راحتتر با شما ارتباط برقرار می‌کنند. با اعمال ساده‌ای مثل استفاده از اسم طرف مقابل، برقراری ارتباط چشمی و گوش دادن فعالانه وقتی طرف مقابل صحبت می‌کند، فرد احساس با ارزش بودن خواهد کرد. پشت تلفن، از پرت شدن حواستان جلوگیره کرده و روی گفتگویتان متمرکز شوید. با ارسال یک ایمیل ویرایش شده و خوانا احترام را منتقل کنید. اگر یک ایمیل درهم و گیج‌کننده بفرستید، دریافت کننده فکر خواهد کرد شما به اندازه کافی به او احترام نمی‌گذارید.

توانایی دادن و گرفتن بازخورد مناسب یک مهارت ارتباطی بسیار مهم است. مدیران و سرپرستان باید مدام به دنبال راه‌هایی برای آماده‌کردن کارمندان با استفاده از بازخورد سازنده و از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا ملاقات هفتگی باشند. بازخورد شامل دادن جایزه هم می‌شود-چیزی مثل گفتن “کارت خوب بود” به یک کارمند می‌تواند انگیزه‌اش را بیشتر کند. مشابه همین، شما باید قادر به دریافت و حتی تشویق به دادن بازخورد از طرف دیگران باشید. به بازخوردی که می‌دهید گوش کنید، اگر در مورد مسئله مطمئن نیستید، سوالات واضح بپرسید و سعی کنید بازخورد را کامل کنید.

یک مهارت ارتباطی مهم دیگر دانستن این است که از کدام شکل ارتباطی باید استفاده کنیم. برای مثال، بعضی گفتگوهای جدی (بحث اخراج، افزایش حقوق و …) تقریباً همیشه بهتر است به صورت حضوری و رودرو انجام شوند. همچنین باید به شرایط فردی که می‌خواهید با او ارتباط برقرار کنید هم فکر کنید، اگر خیلی مشغول هستند (مثل رئیس شما)، شاید بخواهید پیام‌تان را از طریق ایمیل منتقل کنید. دیگران از این کار شما قدردانی کرده و به احتمال بیشتری پاسخ‌تان را طرز مثبتی به شما خواهند داد.