مدیریت به دورانی بازمی‌گردد که انسان‌ها برای نخستین بار تلاش کردند به صورت گروهی به اهداف مشترک دست یابند. زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد، مفاهیم اولیه‌ی علم مدیریت و هنر مدیریت نیز وارد زندگی او شد.
در این مسیر باید پرسید: انسان‌ها در آغاز چقدر درباره مدیریت می‌دانستند؟ آیا مدیریت صرفاً یک دانش آکادمیک است یا بیشتر یک توانایی ذاتی و مهارتی عملی؟
امروزه متخصصان معتقدند که مدیریت ترکیبی از علم مدیریت و هنر مدیریت است. بخشی از مهارت‌های مدیریتی را می‌توان از طریق آموزش‌های رسمی فرا گرفت که به عنوان علم مدیریت شناخته می‌شود. در مقابل، بخشی دیگر از مدیریت نیازمند تجربه، خلاقیت و به‌کارگیری دانش در موقعیت‌های متنوع است که این بعد از مدیریت را می‌توان هنر مدیریت نامید.
به زبان ساده، علم مدیریت یعنی “دانستن” و هنر مدیریت یعنی “توانستن”. این دو در کنار هم باعث می‌شوند مدیران بتوانند در شرایط پیچیده تصمیمات درست بگیرند. از این رو، می‌توان گفت که اندیشه مدیریت از همان آغاز زندگی اجتماعی انسان‌ها وجود داشته و تا به امروز نیز نقشی حیاتی در سازماندهی جوامع ایفا کرده است.
با توجه به اهمیت بالای مدیریت در زندگی فردی و اجتماعی، ضروری است با مفاهیم پایه‌ای مدیریت، سیر تحول اندیشه مدیریت و تفاوت‌های علم مدیریت و هنر مدیریت آشنا شویم.
تعریف علم مدیریت و هنر مدیریت
علم مدیریت به عنوان فرآیند تضمین دستیابی سازمان به مزایای ناشی از به‌کارگیری استراتژی‌های مناسب تعریف می‌شود. در واقع مدیریت، هنر انجام دادن کارها به وسیله‌ی دیگران است.
مدیریت فرآیندی شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت بر منابع مادی و انسانی است که در راستای تحقق اهداف سازمانی و بر مبنای ارزش‌های مورد قبول، صورت می‌گیرد.
از دیگر تعاریف مهم علم مدیریت و هنر مدیریت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
فرآیند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج امکانات، هدایت و کنترل.
فرآگرد تبدیل اطلاعات به عمل از طریق تصمیم‌گیری.
فرآگرد هماهنگ‌سازی فعالیت‌های فردی و گروهی در جهت اهداف مشترک.
مدیریت یعنی استفاده از تمامی منابع سازمانی برای تحقق اهداف مورد نظر.
مدیریت دانش است یا هنر؟
در عمل، مدیریت یک هنر است؛ اما دانشی سامان‌یافته نیز در پشت آن قرار دارد. همانند رشته‌هایی چون پزشکی، مهندسی یا حسابداری، مدیریت هم نیاز به ترکیبی از دانش فنی و هنر عملی دارد.
هنر مدیریت به معنای انجام موفقیت‌آمیز امور در شرایط واقعی است؛ جایی که خلاقیت، درک موقعیت و مهارت‌های انسانی اهمیت ویژه‌ای می‌یابد. در مقابل، علم مدیریت با ارائه‌ی اصول، الگوها و روش‌های علمی، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.
در واقع، آگاهی سازمان‌یافته‌ای که مدیران به کار می‌گیرند، همان علم مدیریت است و نحوه‌ی به کارگیری خلاقانه‌ی این دانش در عمل، نشان‌دهنده‌ی هنر مدیریت می‌باشد.
نمونه‌هایی از هنر مدیریت در عمل
پیترز و واترمن در کتاب «در جستجوی برتری» هشت ویژگی شرکت‌های موفق را شناسایی کردند. بسیاری از این ویژگی‌ها نمونه‌هایی از هنر مدیریت هستند.
برای مثال، توجه ویژه به نیازهای کارکنان برای بهبود بهره‌وری، نشان می‌دهد که موفقیت سازمانی تنها با استفاده از اصول علمی میسر نمی‌شود، بلکه هنر مدیریت و درک انسانی نیز نقش اساسی دارند.
چرا مدیریت یک هنر است؟
به زبان ساده، مدیریت هنر افزودن به کارایی کارکنان در زمانی است که شما به طور مستقیم حضور ندارید. این موفقیت نیازمند برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت دقیق است.
در این فرآیند، صرف آگاهی علمی کافی نیست؛ بلکه باید با شناخت درست از اهداف، ابزارهای بالقوه، کاستی‌ها و ارائه راهکارهای مناسب، به نتایج مطلوب دست یافت.
در حقیقت، مدیریت بدون هنر خلاقیت ناقص خواهد بود. هنر، خلاقیتی است که از ذوق و شعور انسان‌ها سرچشمه می‌گیرد. حتی با داشتن موضوع و ابزار یکسان، هر فردی می‌تواند اثر متفاوتی خلق کند.
در حالی که در علم مدیریت استانداردها و اصول ثابتی مطرح هستند، در هنر مدیریت، تفاوت‌های فردی و فرهنگی نقش تعیین‌کننده دارند.
بنابراین، می‌توان نتیجه گرفت که مدیریت هم علم است و هم هنر؛ دانشی که نیاز به مهارت‌های خلاقانه و انسانی دارد تا در دنیای واقعی به موفقیت بیانجامد.
راهکارهایی برای مدیران در سازمان
یکی از اصول بنیادین در علم مدیریت این است که ابتدا مقصد یا هدف را به درستی شناسایی کنیم. اگر با گروهی مواجه هستید که در یک مسیر مشترک حرکت می‌کنند، بهتر است ابتدا مسیر آنها را درک کنید و بلافاصله مانع حرکت‌شان نشوید.
چنانچه گزارش‌هایی از بازدهی پایین یا کیفیت ضعیف خدمات دریافت کرده‌اید، مسئولیت شما در مقام مدیر، ارتقاء این موارد است. پس از شناسایی هدف، باید آن را در اولین فرصت، طی یک جلسه کوتاه با کارکنان خود به اشتراک بگذارید. در این جلسه، معرفی مختصر خودتان کافی است، چرا که همه شما را در نقش سرپرست می‌شناسند.
در ادامه، درباره علت حضورتان توضیح دهید؛ مثلاً: «مدیر پیشین ارتقاء یافته است» یا «به دلیل توسعه شرکت، بخش جدیدی با مدیریت مستقل تشکیل شده است». سپس هدف خود را واضح بیان کنید، مثلاً: «قصد دارم روند کاری شما را بهبود ببخشم و بازده گروه را به سطحی برسانم که مایه افتخار سازمان گردد.»
📋 تست کاربردی اول: تست MBTI (تیپ شخصیتی مایرز-بریگز)
قبل از برنامه‌ریزی‌های کلان، می‌توانید با انجام تست MBTI، تیپ شخصیتی خود و اعضای تیم را شناسایی کنید. این کار به شما کمک می‌کند نقاط قوت ارتباطی، نحوه تصمیم‌گیری و انگیزش در تیم را بهتر درک کرده و مدیریت موثرتری داشته باشید.
در پایان جلسه، بر اهمیت ملاقات‌های فردی برای گفتگو درباره برنامه‌ها، شنیدن ایده‌ها و پاسخ به سوالات تاکید کنید.
اهمیت شناخت کارمندان
در هنر مدیریت، شناخت دقیق کارکنان، گامی کلیدی برای موفقیت است. حتی اگر قبلاً با اعضای گروه همکاری داشته‌اید، اکنون که در نقش مدیریتی هستید، باید آنها را از زاویه‌ای جدید بشناسید.
کارمندان، ارزشمندترین منابع شما هستند و هدایت مؤثر آنها هنر می‌طلبد. اگر تیم تحت مدیریت شما کوچک است، برگزاری جلسات فردی برای شناخت بهتر افراد ضروری خواهد بود.
ترتیب دادن ملاقات‌های مؤثر
محل ملاقات می‌تواند دفتر کار، اتاق کنفرانس یا حتی یک کافی‌شاپ باشد. نکته مهم این است که فضا آرام و دوستانه باشد. در این ملاقات‌ها، باید بر سه موضوع اصلی تمرکز کنید:
- آشنایی فردی با کارمندان
- توضیح برنامه‌ها و انتظارات
- پاسخگویی صادقانه به سوالات
شناخت ویژگی‌های فردی، علایق شغلی، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت، و تغییرات مطلوب یا نامطلوب از دیدگاه کارمندان، به شما کمک می‌کند در مسیر مدیریت به عنوان هنر گام بردارید.
📋 تست کاربردی دوم: تست DISC (رفتاری دیسک)
برای بهتر شناختن شیوه ارتباطی و رفتاری کارمندان، انجام تست DISC بسیار مؤثر است. این تست نشان می‌دهد هر فرد چه سبکی از رهبری، پیروی یا تصمیم‌گیری را ترجیح می‌دهد و چگونه می‌توان ارتباط اثربخش‌تری با او برقرار کرد.
اگر تصمیمی برای تغییرات دارید، دلایل آن را شفاف بیان کنید. در عین حال، به یاد داشته باشید صداقت و شفافیت در پاسخگویی، پایه‌های ایجاد اعتماد هستند و ارتباط موثر را در آینده تسهیل خواهند کرد.
اعمال قدرت در مدیریت
مدیر موفق کسی است که بتواند علم مدیریت را با هنر اعمال قدرت صحیح تلفیق کند. انتظار معجزه از کارمندان بدون اعمال اختیارات به شیوه‌ای منطقی و منسجم، تصوری اشتباه است. میزان موفقیت هر سازمان، مستقیماً به نحوه مدیریت و اعمال قدرت سرپرست وابسته است.
در محیط‌های اداری، گاه به نظر می‌رسد یک دستورالعمل ساده می‌تواند تمام مشکلات را حل کند، اما گاهی همان دستورالعمل می‌تواند مشکلات را پیچیده‌تر کند. بنابراین، هنر تشخیص زمان مناسب برای تصمیم‌گیری و تغییر استراتژی، بخش جدایی‌ناپذیری از مدیریت مؤثر است.
راهکارهایی برای حل مشکلات مدیریتی
یکی از مهم‌ترین راهکارها برای رفع مشکلات مدیریتی، استفاده از مدیریت علمی و به‌کارگیری ابزارهای مدرن ارزیابی مدیران مانند تست DISC و تست MBTI است. این تست‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند نقاط قوت و ضعف شخصیتی خود را بشناسند و در مسیر بهبود عملکردشان گام بردارند.
گسترش علم آگاهی از کار و ایجاد یک روش علمی به جای اتکاء به معلومات سرانگشتی، نخستین گام است. به جای روش‌های غیرعلمی، باید اصول علمی دقیق جایگزین شوند.
همچنین، انتخاب کارکنان بر مبنای علمی در فرآیندهای گزینش، آموزش، کارآموزی و رشد مهارت‌های کارکنان اهمیت بالایی دارد. مدیران باید همواره به افزایش مهارت و توانمندی نیروهای انسانی توجه داشته باشند.
هماهنگ کردن علم کار با کارکنان، یعنی آموزش و توسعه آنها بر اساس استانداردهای علمی، از جمله نکات مهم در مدیریت مؤثر است.
در این رویکرد، تقسیم منطقی کار و مسئولیت بین کارکنان و مدیران انجام می‌شود؛ به‌طوری‌که وظایف برنامه‌ریزی و سازماندهی بر عهده مدیران باشد.
از دیدگاه مدیریت علمی تیلور، انگیزه‌های اقتصادی اصلی‌ترین محرک کار کارکنان است. وی یک سیستم پرداخت دستمزد متناسب با بهره‌وری پیشنهاد کرد که می‌تواند امروز نیز در بسیاری از سازمان‌ها بهبود عملکرد ایجاد کند.
تفاوت مدیریت موفق و مؤثر
مدیریت موفق دستیابی به اهداف سازمانی حداقلی است، درحالی‌که مدیریت مؤثر به معنای به کارگیری ۸۰ تا ۹۰ درصد توانایی‌های کارکنان می‌باشد.
ویلیام جیمز در پژوهش خود درباره انگیزش نشان داد که کارمندان با ۲۰ تا ۳۰ درصد توان خود می‌توانند شغل خود را حفظ کنند؛ اما با انگیزش مناسب، تا ۹۰ درصد ظرفیت خود را به کار می‌گیرند.
مدیر موفق کسی است که با امکانات موجود حداقل خروجی را تضمین کند؛ اما مدیر مؤثر کسی است که با ارتقاء توانمندی‌ها و ایجاد انگیزه در کارکنان، بهره‌وری آنها را به حداکثر برساند. برای این منظور، مدیر باید مهارت‌های فنی، انسانی، ادراکی، طراحی و حل مسئله را دارا باشد.
استفاده از تست روانشناسی مدیریت مانند تست DISC و تست MBTI، می‌تواند به مدیران کمک کند تا ویژگی‌های رهبری و سبک‌های تصمیم‌گیری خود را بهتر بشناسند و بهبود دهند.
فرآیند مدیریت استراتژیک
تحلیل محیطی، نخستین گام در فرآیند مدیریت استراتژیک است. مدیر باید محیط سازمان را در سه سطح عمومی، عملیاتی و درونی بررسی کرده و عوامل موثر را شناسایی کند.
پایه‌گذاری جهت‌گیری‌های سازمانی
بر مبنای نتایج تحلیل محیطی، تعیین ماموریت سازمانی، چشم‌انداز و ارزش‌های بنیادی سازمان انجام می‌شود که مسیر حرکت کل سازمان را مشخص می‌کند.
هدف‌گذاری
اهداف مشخص، ایده‌های مبهم را به نتایج قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کنند و به عنوان ستون فقرات برنامه‌ریزی سازمانی عمل می‌کنند.
تعیین و تدوین استراتژی‌ها
استراتژی‌های سازمان باید بر اساس تجزیه و تحلیل محیطی تدوین شوند و به گونه‌ای طراحی گردند که به دستیابی به اهداف سازمانی کمک کنند. در این مسیر، استفاده از مدل‌های برنامه‌ریزی استراتژیک مانند SWOT ضروری است.
بسترسازی و اجرای استراتژی‌ها
اجرای موفق استراتژی نیازمند منابع انسانی کارآمد، تخصیص مناسب منابع، نظارت مستمر و حل مشکلات به موقع است.
کنترل استراتژی‌ها
در این مرحله، باید تمامی بخش‌های استراتژیک سازمان از جمله تحلیل محیطی، تعیین اهداف و اجرای برنامه‌ها، به طور کامل پایش و کنترل شوند تا در مسیر درستی حرکت کنند.
راهکارهایی برای مدیریت استراتژیک
- داشتن دیدگاهی استراتژیک نسبت به تجارت
- خلق پیشنهادهای جدید و خلاقانه
- تقویت گفتگو و احساسات درون تیم
- استفاده از تجربه‌های نو در تصمیم‌گیری
نقش تست‌های روانشناسی در مدیریت موفق
برای رسیدن به مدیریت موفق و مؤثر، شناسایی ویژگی‌های شخصیتی مدیران بسیار اهمیت دارد. انجام تست‌هایی نظیر تست DISC برای شناخت سبک‌های ارتباطی و تست MBTI برای شناسایی تیپ شخصیتی، ابزارهای مهمی در انتخاب، آموزش و بهبود مدیران است.
مدیرانی که نقاط قوت و ضعف خود را از طریق این تست‌ها بشناسند، می‌توانند روابط تیمی بهتری برقرار کرده، تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کنند و انگیزه بیشتری در کارکنان خود ایجاد نمایند.