مدیریت زمان یا time management چیست؟
به نظر می رسد ما در طول شبانه روز زمان کافی نداریم، ولی حقیقت این است که زمان 24 ساعت برای همه یکسان است. ولی سوال اینجاست که چرا برخی افراد به چیزهای بیشتری دست می یابند؟ پاسخ این سوال مدیریت زمان یا time management خوب است. تفاوت اینجاست که برخی افراد از زمان خود بهتر استفاده می کنند.
در این بخش شما می آموزید که چگونه از زمان خود بهترین استفاده را کنید و عملکرد خود را بهبود بخشید، حتی زمانی که زمان تنگ است و فشار بالاست.
مدیریت زمان یا time management چیست؟
مدیریت زمان یا time mangement فرایند سازماندهی، برنامه ریزی و چگونگی تقسیم زمان بین فعالیت های خاص است. مدیریت زمان شما را قادر می سازد تا دقیق تر باشید نه سخت کوش تر، به طوری که در کمترین زمان بیشترین کارها را انجام دهید. این کار حتی در زمانی که وقت تنگ است و فشار بالاست می تواند صورت پذیرد. عدم مدیریت زمان خسارات جبران ناپذیری به شما وارد می کند و همچنین موجب استرس می شود. مدیریت زمان خوب، نیازمند تغییر توجه از فعالیت ها به نتایج است: مشغول بودن به معنای کارآمد بودن نیست. مدیریت زمان به این موضوع اشاره دارد که شما تخصیص زمان برای فعالیت های مختلف را سازماندهی و برنامه ریزی کنید.
عدم مدیریت زمان پیامدهای نامطلوب زیر را دارد:
- فرصت های از دست رفته
- جریان کار ناکارآمد
- کیفیت ضعیف کار
- شهرت حرفه ای کم و ضعیف
- سطح استرس بالا
مزایای مهارت مدیریت زمان یا time management چیست؟
مدیریت خوب زمان به شما امکان می دهد در مدت زمان کوتاه تری نتایج بزرگ تری به دست آورید که منجر به آزادی عمل بیشتر در زمان می شود، به شما کمک می کند بهتر تمرکز کنید، به شما امکان می دهد بهره وری بیشتری داشته باشید، استرس خود را کاهش می دهد و زمان بیشتری را برای گذراندن با افرادی که مهم ترین هستند در اختیار شما قرار می دهد. .
وقتی time management دارید، دستیابی به نتایج بزرگتر و اهداف بزرگتر ساده و سازنده آسان‌تر است. از مزایای مدیریت زمان می توان به اثربخشی و بهره وری بیشتر با استرس کمتر اشاره کرد. مزایای مدیریت زمان خوب در محل کار به این معنی است که می توانید کمتر کار کنید و به نتایج بزرگ تری برسید.
مدیریت زمان همچنین حواس پرتی و اهمال کاری را کاهش می دهند. کنترل زمان خود از طریق مدیریت خوب زمان، بهره وری شما را افزایش می دهد. همچنین به شما کمک می کند کارهای مهم خود را به سادگی و آسانی انجام دهید. از مزایای مدیریت زمان به موارد زیر می توان اشاره کرد:
1. استرس کمتر از مزایای time management
مدیریت زمان یا time management سطح استرس شما را کاهش می دهد و اعتماد به نفس شما را افزایش می دهد. کنترل زمان استرس و اضطراب را نیز کاهش می دهد. مدیریت زمان خوب به معنای رعایت ضرب الاجل های فشرده و برنامه ریزی زمان است.
2. تعادل بهتر کار و زندگی
یکی از مهمترین مزایای مدیریت زمان، تعادل بهتر بین کار و زندگی است. اگر به تعادل بهتری بین کار و زندگی دست یابید، می توانید در کار بهره وری بیشتری داشته باشید و زمان بیشتری برای مهم ترین روابط خود داشته باشید.
3. سطوح بالاتر بهره وری با مدیریت زمان
مهارت های خوب مدیریت زمان بهره وری شما را افزایش می دهد و به شما کمک می کند کارهای بیشتری انجام دهید. مدیریت زمان موثر اهداف شما را روشن می کند و مهمترین وظایف شما را اولویت بندی می کند. در نتیجه زمان بیشتری برای دستیابی به نتایج بزرگتر و بهتر دارید.
4. حواس پرتی کمتر
مدیریت موثر زمان حواس پرتی را از بین می برد و تمرکز را افزایش می دهد. حواس پرتی بر مدیریت زمان شما تأثیر می گذارد و بهره وری شما را کاهش می دهد. وقتی زمان را مدیریت می کنید، می توانید بهتر برنامه ریزی کنید و بهتر اولویت بندی کنید.
5. آزادی زمان بیشتر
تکنیک های مدیریت زمان یا time management به شما اطمینان می دهد که آزادی زمان بیشتری برای انجام کارهایی که برایتان مهم است دارید. مدیریت خوب زمان به شما اطمینان می دهد که بر روی بزرگترین اولویت های خود تمرکز کنید. اولویت بندی آزادی زمانی بیشتری ایجاد می کند.
اصول مدیریت زمان یا time management
مدیریت زمان چیزی فراتر از اولویت بندی است و توانایی کار مولدتر نیز هست. راه های دیگری نیز وجود دارد که از طریق آنها می توانید کارایی و بهره وری خود را افزایش دهید. از جمله:
مرتب بودن اصل اول مدیریت زمان
برای برخی از ما، بهم ریختگی می تواند هم عامل حواس پرتی و هم واقعاً افسرده کننده باشد. مرتب کردن می تواند عزت نفس و انگیزه را بهبود بخشد. همچنین اگر فضای کاری شما مرتب باشد و سیستم های خود را به روز نگه دارید، راحت تر از همه چیز مطلع خواهید شد. برای مرتب بودن سه نکته را در مورد وسایل خود ایجاد کنید: نگه دارید، ببخشید و دور بریزید. اگر نیاز دارید آن را برای خود نگه دارید یا کاری با آن انجام دهید، نگه دارید. اگر نیاز به اقدام دارد، آن را به لیست وظایف خود اضافه کنید. اگر نمی‌خواهید آن را ببخشید، ممکن است شخص دیگری بتواند از آن استفاده کند، و یا کاری است که می‌توان و باید واگذار کرد. برای چیزهایی که برای شما یا دیگران ارزشی ندارند دور بیندازید (یا بازیافت کنید).
از فهرست «کارها» استفاده کنید
چه الکترونیکی و چه کاغذی، فهرست ها راه خوبی برای به خاطر سپردن کارهایی هستند که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که فراموش کرده اید مشاهده کنید. مهم ترین موارد را به نحوی برجسته کنید و به یاد داشته باشید که وقتی همه چیز کامل شد و یا دیگر نیازی به انجام آنها نیست، آن ها را از لیست خود حذف کنید.
وقت ایده آل خود را انتخاب کنید
همه ما اوقاتی از روز داریم که بهتر کار می کنیم. بهتر است کارهای دشوار را برای آن مواقع برنامه ریزی کنید. با این حال، شما همچنین باید برای کارهایی که باید در زمان‌های خاصی انجام دهید، برنامه‌ریزی کنید، مانند جلسات یا کارهای اداری.
استفاده از تکنولوژی در time management
برخی از مردم هنوز ترجیح می دهند از یک دفتر خاطرات کاغذی و لیست کارهایی که باید انجام دهند استفاده کنند و این خوب است. با این حال، برای کسانی که به فناوری علاقه دارند، اکنون ابزارهای زیادی برای کمک به شما در برنامه ریزی وجود دارد. برنامه‌هایی مانند Doodle، Calendly، Microsoft Bookings و Google Calendar می‌توانند به شما کمک کنند تا کار خود را برنامه‌ریزی کنید و همچنین با دیگران قرار ملاقات بگذارید. این به شما امکان می دهد جلسات خود را خودکار کنید، بدون اینکه کنترل زمان خود را به دیگران واگذار کنید.
پرهیز از اهمال کاری
اگر کاری واقعاً فوری و مهم است، آن را ادامه دهید. با این حال، اگر متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری بهانه می آورید و اهمال کاری می کنید، از خود بپرسید چرا. ممکن است در مورد اینکه آیا اصلاً باید این کار را انجام دهید یا خیر شک دارید. شاید شما نگران هستید، یا فکر نمی کنید که این بهترین گزینه است. اگر چنین است، ممکن است متوجه شوید که دیگران موافق هستند. در مورد آن با همکاران یا مدیرتان، اگر در محل کار هستید، و خانواده یا دوستانتان در خانه صحبت کنید، و ببینید آیا جایگزینی وجود دارد که ممکن است بهتر باشد.
انجام ندادن چند کار همزمان
به طور کلی، افراد در انجام چند کار همزمان خوب نیستند، زیرا تمرکز طولانی برای مغز ما زمان می برد. خیلی بهتر است یک کار را قبل از رفتن به کار دیگر تمام کنید. اگر مجبورید کارهای مختلف زیادی انجام دهید، سعی کنید آنها را با هم گروه کنید و کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.