جلوگیری از اتلاف وقت با چند نکته ساده
آیا شده که نیمی از روز گذشته باشد و احساس کنید در طول روز هیچ کدام از کارهایی که قصد انجامشان را داشته اید به اتمام نرسیده اند یا از آن بدتر روزتان هنوز هیچ دستاوردی نداشته است؟ مسئله ی یاد شده یکی از رایج ترین مشکلات بین کارمندان و البته مدیران شرکت ها و مجموعه های مختلف بوده و هر فردی برای رفع آن ممکن است راه حل های بسیار متفاوتی را داشته باشد، اما اصول کلی وجود دارند که با رعایت آنها می توان تا حد زیادی از درگیر شدن با بحث از دست رفتن زمان بدون به دست آمدن خروجی مطلوب رهایی یافت. جلوگیری از اتلاف وقت با چند نکته ساده شدنی است و فقط مختص مدیران و کارمندان نیست. در اینجا به راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت می پردازیم.
راهکارهای جلوگیری از اتلاف وقت
۱- برای جلوگیری از اتلاف وقت علاقه مندی های خود را دنبال کنید
اگر صاحب یک کسب و کار باشید حتماً جاذبه هایی را در آن کار مشاهده کرده اید که سبب گشته اند به تنهایی دل به دریا زده و ریسک شروع یک تجارت جدید را بپذیرید و البته اگر کارمند باشید مسلماً نسبت به شغل کنونی تان علاقه مندی هایی داشته اید که قبلاً سبب گشته اند برای به دست آوردنش تلاش نموده و در نقطه ی فعلی قرار بگیرید.
هر انسانی ممکن است بر حسب گذر زمان علاقه مندی ها و جاذبه هایی که پیش تر در شغلش وجود داشته است را فراموش نماید، بهتر است این نکات را در ذهن خود مرور کرده و مسائلی که قبلاً شغل تان را برای شما جذاب می کردند را به یادآورید و سعی کنید با پرداختن به آنها از کار کردن لذت ببرید. احساس رضایت از کاری که انجام می دهید سبب تمرکز بیشتر و البته انجام گسترده تر و بهتر امور می شود.
۲- برای هر روز خود یک لیست از کارها داشته باشید
قبلاً من این عادت را داشتم که پیش از ترک دفتر کارم در پایان روز لیستی از کارهای فردا را تهیه می کردم، لیست کارهایی که می بایست آنها را به سرانجام برسانم و برای اینکار اکثر آیتم های مهم را در تقویم آنلاینی وارد کرده و زمان بندی می نمودم.
معمولاً در شروع روز هر فرد بیشترین بازدهی کاری را داراست، بهترین روش برای استفاده از این بازدهی بالای صبحگاهی این است که فهرستی از کارهای روزمره ی خود داشته باشید و در ابتدای صبح به سراغ سخت ترین آنها بروید.
نکته ی بسیار مهم در تهیه ی لیست کارها در این مسئله خلاصه می گردد که توقعی معقول از خود در طول یک روز داشته باشید، شما ساعات محدودی را برای کار کردن در اختیار دارید و در طول این ساعات حجم مشخصی از امور را می توان پیش برد. تهیه ی فهرستی بلند از کارهای روزانه که توان انجامشان را در یک روز ندارید عملی بیهوده خواهد بود و سبب می شود با گذشت زمان از بازدهی خود نا امید و دلسرد شوید.
۳- میانبری را برای مدیریت کردن شبکه های اجتماعی بیابید
قبلاً در شرکت ها سر زدن به محل دستگاه آب خوری یکی از عواملی بود که سبب هدر رفتن وقت کارمندان می شد معمولاً افراد با ملاقات یکدیگر در این محل و به صورت اتفاقی به صحبت های غیر مرتبط به کار می پرداختند و البته موضوع این گفتگوها می توانست ذهن فرد را تا پایان روز از امور شغلیش منحرف نماید. این مسئله امروز به شکلی دیگر و از طریق شبکه های اجتماعی مصداق پیدا کرده است.
اگر مسئولیت شبکه های اجتماعی شرکت یا کسب و کار خود را به عهده دارید سر زدن دائمی به سرویس های مختلف جهت ارسال پست بر روی آنها تنها سبب حواس پرتی شما و البته هدر رفتن وقتتان می شود. برای مدیریت چنین اموری بهتر است از یک ابزار مجتمع مانند HootSuite استفاده کنید.
با چنین سرویسی می توانید اشتراک های خود بر روی چندین شبکه ی اجتماعی را به صورت همزمان مدیریت نمایید و البته برای اینکه کمتر دچار حواس پرتی شوید بهتر است کل اطلاعات مرتبط به کارتان را که می خواهید در طول یک هفته بر روی این شبکه ها منتشر نمایید را از قبل حاضر کرده و به کمک ابزارهای یاد شده تاریخ انتشارشان را زمان بندی نمایید.
۴- یک پنجره ی خاص را به چک کردن ایمیل اختصاص دهید
چک کردن ایمیل می تواند یکی از عوامل اصلی هدر رفتن زمان در طول روز باشد پس بهتر است با دقت به این امر بپردازید. ساعت ها و بازه های زمانی مشخصی از روز خود را به خواندن و پاسخ داد ایمیل اختصاص دهید و وقتی بازه ی زمانی مرتبط به نامه های الکترونیکی سر می آید این کار را رها کرده و به سراغ امور اصلی روزمره ی خود بروید.
اختصاص دادن ابتدای روز و انتهای روز کاری به ایمیل ها یکی از شیوه های موثر زمانبندی برای این مسئله محسوب می شود، در ابتدای روز معمولاً به خاطر شادابی ذهن پاسخ دادن نامه های الکترونیکی کاری بسیار آسان و سریع خواهد بود و در پایان روز که خسته هستید و دیگر نمی توانید کاری را پیش ببرید خواندن ایمیل ها تا زمان اتمام ساعت کاری می تواند از هدر رفتن بیهوده ی وقتتان جلوگیری نماید.
این مسئله را می توانید در مورد تماس های تلفنی نیز مصداق دهید، اگر فردی هستید که تماس های غیر ضروری زیادی را دریافت می کنید که سبب حواس پرتی شما و از دست رفتن وقتتان می شوند می توانید به مرور افراد برقرار کننده ی این ارتباط های تلفنی را عادت دهید تا در زمان های مشخصی به شما زنگ بزنند و البته خودتان نیز لازم است فقط درزمان های معینی از تلفن استفاده نمایید
۵- از ضرورت برگزاری ملاقات های کاری اطمینان حاصل نمایید
ملاقات های کاری یکی از عوامل اصلی از بین رفتن زمان هستند، خصوصاً اگر صاحب یک کسب و کار کوچک باشید و بنا بر این نهادید که امور بسیاری را خودتان به تنهایی پیش ببرید این ملاقات ها می توانند عامل به وجود آمدن یک خلا جدی در پیش روی شما باشد
6- برای جلوگیری از اتلاف وقت ریتم شبانه‌روزی‌تان را تثبیت کنید
ما انسان‌ها، یک ساعت درونی طبیعی داریم که فرآیندهای زیستی ما را منظم می‌کند. اگر این ریتم مختل شود، در تشخیص زمان با مشکل مواجه خواهیم شد و علاوه بر آن، اختلال در این ریتم می‌تواند اثراتی منفی روی سلامتی و بهره‌وری ما بگذارد. برای بهینه نگه داشتن این ریتم طبیعی و برای جلوگیری از اتلاف وقت، باید برای خود برنامه‌ای تنظیم کنید که در این برنامه خوردن، خوابیدن و قرار گرفتن در معرض نور طبیعی، در زمان‌های تقریبا یکسانی در هر روز انجام شود.
7- در هر زمانی به ساعتی نگاه و زمان را یادداشت کنید
برای جلوگیری از اتلاف وقت در حین انجام کارهای عادی و روزمره‌ی خود سعی کنید گذشت زمان را حدس بزنید. برای سنجش درست بودن حدستان، به ساعت نگاهی بیندازید و شکاف حس زمان خود را یادداشت کنید. وقتی در انجام این کار پیشرفت کردید، فواصل زمانی که حدس می‌زنید، تغییر دهید.
8- روند پیشرفت خود را در دفتری یادداشت کنید
هر وقت شکاف حس زمان را مشاهده می‌کنید، آن را یادداشت کنید. با یادداشت این موارد، ممکن است متوجه وجود الگویی شوید. مثلا ممکن است مشاهده کنید معمولا صبح‌ها، حدود ۱۵ دقیقه از زمان عقب هستید و بعد از ظهرها، حدود ۳۰ دقیقه جلوتر از زمان واقعی هستید. شاید هم مانند بیشتر مردم، وقتی کاری یکنواخت و خسته‌کننده انجام می‌دهید، حس می‌کنید زمان بسیار آهسته می‌گذرد و وقتی سرتان شلوغ است یا کاری لذت‌بخش انجام می‌دهید، زمان برایتان سریع‌تر می‌گذرد. با ادامه این مقایسه‌ها، مدیریت وقت و حس شما از زمان به میزان قابل‌توجهی بهبود می‌یابد.
9- همه‌ی کارهایتان را با یک وسیله انجام بدهید
مدام بین لپ‌تاپ، موبایل و تبلت‌تان در حرکت نباشید. فرض کنید درحال کار با فتوشاپ روی لپ‌تاپ‌تان هستید و در همین حین به‌‌سراغ موبایل‌تان می‌روید تا صندوق ورودی ایمیل‌تان را چک کنید. بعدش هم تبلت‌تان را درمی‌آورید تا نگاهی به متن سخنرانی جلسه‌ی فردا بیندازید. همه‌ی اینها یعنی فرمول مناسبی برای اینکه وقتتان را هدر بدهید. اگر برای انجام کارهایی که می‌توانید همه‌شان را با یک وسیله انجام بدهید، از وسایل مختلف استفاده کنید، تمرکزتان به‌هم خواهد ریخت. به‌این‌ترتیب مجددا باید وقت صرف کنید تا تمرکزتان را به‌دست بیاورید. پس چه بهتر که همه‌ی کارهایتان را در صورت امکان روی فقط یک وسیله انجام بدهید و تمام فایل‌ها و اطلاعات لازم را، یک جا گردآوری کنید.
10- از شتاب‌زدگی و انجام چند کار همزمان خودداری کنید
شاید این توصیه را در مغایرت با تلاش برای مدیریت زمان ببینید، اما اگر خیلی شتاب‌زده کار کنید یا همزمان به انجام چند کار مختلف مشغول شوید، احتمال خیلی زیادی وجود دارد که وقتتان هدر برود. مطالعات نشان داده است که فقط ۲درصد مردم می‌توانند چند کارِ همزمان را با کارآمدی واقعا بالا و بدون اتلاف وقت انجام بدهند.
اگر از سرعت‌تان در انجام کارها بکاهید، بهتر می‌توانید روی کارِ دردست‌اقدام تمرکز کنید و کمتر هم دچار استرس خواهید شد. همچنین اگر شتاب‌زده عمل نکنید، می‌توانید کار باکیفیت‌تری ارائه بدهید و دیگر مجبور نخواهید بود که جهت برطرف‌کردن نواقص و اشتباهات‌تان دوباره‌کاری کنید.
11- برای جلوگیری از اتلاف وقت به خودتان استراحت بدهید
اگر بی‌وقفه کار کنید و به ذهن‌تان استراحت ندهید، قوای جسمی و روحی‌تان تحلیل می‌رود و احساس ناتوانی خواهید کرد. استراحت در پایان روز کاری، مثلا شام‌خوردن به‌همراه خانواده یا انجام فعالیتی به‌غیر از مشغله‌های کاری، باعث می‌شود ذهن‌تان فرصت تجدید نیرو پیدا کند. این در حالی است که اگر خودتان را با کار بیش‌از‌حد خسته کنید، از کیفیت انجام کارتان هم کاسته خواهد شد و چه‌بسا مجبور به دوباره‌کاری شوید.
حتی اگر پروژه‌ی مهمی در دست دارید که باید حتما تا فردا تحویل بدهید، باز هم توصیه می‌کنیم وقفه‌های کوتاهی در بین کارتان در نظر بگیرید تا مغزتان فرصت استراحت و بازیابی انرژی پیدا کند. به‌این‌ترتیب می‌توانید باروحیه‌تر، متمرکزتر و کارآمدتر به کارتان ادامه بدهید.
12- از خودتان بپرسید آیا حاضرید یک ساعت گذشته را دوباره تکرار کنید
فعالیت‌های یک ساعت گذشته را مرور کنید، حالا از خودتان بپرسید آیا حاضرید یک ساعت گذشته را دوباره تکرار کنید. با این پرسش درواقع مشخص می‌شود که آیا فکر می‌کنید فعالیت‌های یک ساعت گذشته برایتان پربار بوده است یا خیر. اگر با خودتان به این نتیجه برسید که یک ساعت گذشته را به انجام فعالیت‌های بیهوده سپری کرده‌اید، احتمالا دل‌تان نمی‌خواهد آن یک ساعت خاص را دوباره به همان روند قبلی تکرار کنید.