10 اشتباه رایج در مدیریت زمان
به نظر شما، مهارت مدیریت زمان شما خوب است؟ اگر شما هم جزء اکثریت مردم باشید پاسخ شما مثبت نخواهد بود. شاید تخمین شما از زمان درست نیست یا اینکه تحت فشار به همه کارهایتان می رسید.
بسیاری از ما می دانیم که می توانیم از زمانمان بهتر استفاده کنیم، ولی متاسفانه نمی توانیم اشتباهاتی که مرتکب می شویم را شناسایی و مهار کنیم. زمانی که زمان خود را مدیریت می کنیم، احساس کارآمدی ما افزایش یافته و سطح فشار و استرس قطعا کاهش می یابد.
در این مقاله ما به بررسی 10 اشتباه رایج در مدیریت زمان می پردازیم و سعی می کنیم راه کارهای درست را خدمتتان ارائه دهیم.
عدم داشتن لیستی از کارها
تا حالا شده که شما یک کار مهم یا بخشی از یک کار را فراموش کنید؟ اگر اینطور هست پس قطعا شما استراتژی داشتن لیستی از کارها را فراموش کرده اید.
از ترفند لیست کارها می توانید به صورت موثر استفاده کنید و کارهایی که قرار است انجام دهید را به ذکر اولویت از A تا F در آن یاد داشت کنید (A برای کارهای با الویت بالا و F برای کارهای با الویت پایین). همچنین می توانید الویت دهی خود را با استفاده از اعداد مشخص کنید.
نکته ای که بسیار اهمیت دارد، این است که پروژه های بزرگ و کارهای بزرگ را با ذکر جزئیات دقیق و بصورت عملیاتی در لیست کارها بنویسید. برای مثال ممکن است بنویسید: شروع پیشنهاد بودجه! اما این جمله، مبهم و کلی است و ممکن است این کار را به تعویق بیاندازید.
همچنین شما می توانید با استفاده از تکنیک برنامه های عمل، پروژه های بزرگ خود را مدیریت کنید. برنامه های عمل نسخه ای صنعتی و کلان از لیست کارها است.
مشخص نبودن اهداف شخصی
آیا می دانید که در شش ماه آینده چه اتفاقی برای شما خواهد افتاد؟ یک سال آینده چی؟ اگر نمی دانید اکنون زمان هدف گذاری است!
هدف گذاری شخصی برای مدیریت زمان الزامی است، چرا که اهداف، چشم انداز مشخص و مسیر مشخصی برای شما تعیین می کنند. وقتی شما بدانید به کدام جهت باید بروید قطعا می توانید الویت های خود را مشخص کنید و مدیریت زمان خوبی داشته باشید. اهداف مشخص می کنند که چه چیزی ارزش وقت گذاشتن دارد.
برای اینکه اهداف موثری تنظیم کنید و اهداف شما از ویژگی های SMART برخوردار باشد تئوری هدف گذاری لاک را مطالعه نمایید، تا اهداف شخصی مشخص و برانگیزاننده برای خود تنظیم کنید.
عدم الویت بندی
همکار شما برای پیشگیری از یک بحران از شما کمک می خواهد و شما وسط یک جلسه بارش ذهنی برای جلب مشتریان خود هستید. اگر جلسه را ترک کنید ممکن است یک تفکر ایده آل را از دست دهید. همچنین ممکن است از آن طرف با یک بحران روبرو شوید. به نظر شما کدام یک از ضرورت بیشتری برخوردار است.
بعضی اوقات بسیار سخت است و ما نمی دانیم چگونه الویت بندی کنیم، مخصوصا زمانی که با یک سری اعمال ضروری روبرو هستیم. بسیار ضروری است تا بدانیم چگونه باید الویت بندی کنیم و به این صورت مدیریت زمان کنیم.
یکی از ابزارهایی که به شما در الویت بندی کارهایتان کمک می کند، ماتریکس الویت بندی اعمال است که به شما کمک می کند اعمال پربازده با الویت بالا و اعمال کم بازده با الویت پایین را مشخص کنید.
عدم مدیریت محرک های مزاحم
آیا می دانید حداقل روزی دو ساعت صرف محرک های مزاحم می کنیم؟ یک ایمیل یا یک تماس تلفنی می تواند ما را از جریان کاری که می کنیم دور کند و باعث شود ما 100 درصد توانایی خود را صرف انجام کار هدف نکنیم.
اگر می خواهید بهره وری خود را به 100 درصد برسانید حتما باید مهارت های کاهش محرکهای مزاحم را بلد باشید و این وقفه های مزاحم را کاهش دهید. همچنین شما باید مهارت های تمرکز هنگام مواجه با محرک های مزاحم را بیاموزید تا بهره وری شما به حداکثر برسد.
چک کردن ایمیل و شبکه های مجازی این روزها بسیاری از وقت افراد را می گیرد، با استفاده از مهارت مدیریت موثر ایمیل می توانید روی ایمیل های خود کنترل داشته باشید.
تعویق
تعویق زمانی رخ می دهد که شما کاری که باید همین اکنون آن را انجام دهید به تعویق می اندازید. این به تعویق انداختن در افراد باعث می شود که آنها احساس گناه کنند و حتی کارهای دیگر را هم نتوانند به طور موثر انجام دهند.
می توانید با استفاده از آزمون تعویق، خود را ارزیابی کنید تا ببینید آیا این مشخصه در شما وجود دارد یا خیر. در صورت وجود آن می توانید از استراتژی های شکست دادن تعویق استفاده کنید.
برای مثال یک استراتژی مفید این است که شما فقط زمان کوتاهی (مثلا ده دقیقه) را برای شروع یک پروژه اختصاص دهید. خیلی از افراد فکر می کنند باید یک پروژه را از اول تا آخر تمام کنند و این خود باعث اضطراب و تعویق می شود. در عوض با خود عهد ببندید که فقط آن کار را شروع کنید.
همچنین می توانید با استفاده از تکنیک برنامه های عمل یک پروژه بزرگ را به مراحل و گام های کوچکتر قابل کنترل تقسیم کنید. این مهارت ها شما را از دست پاچگی و اضطراب دور می کند.
بیش کاری
آیا شما شخصی هستید که به سختی “نه” می گویید؟ اگر این چنین است شما فردی پر مشغله و فردی هستید که تعهدات و زمان پری دارید. و این خود باعث فشار و استرس و همچنین ضعف و روحیه پایینی شود.
ممکن است شما یک مدیر خرد باشید، کسی که اصرار دارد همه کارها را خودش انجام دهد و کارها در کنترل او باشد و به شخص دیگری نمی تواند اعتماد کند (این مشخصه یک مانع بزگ بر سر راه افراد و نه فقط مدیران است).
در هر صورت بیش کاری یک مانع بزرگ بر سر راه مدیریت زمان است و باعث می شود شما با یک سری کار در هم و برهم روبرو باشید.
برای جلوگیری از بیش کاری، هنری وجود دارد به اسم “بله گفتن به فرد، اما نه گفتن به کار”. این مهارت کمک می کند ضمن حفظ همدلی در گروه، خود را به اثبات برسانید و کارآیی خود را حفظ کنید. اگر شخص دیگری به شما اصرار کرد که بله بگویید، مهارت فکر کردن روی پاهایتان را فرا بگیرید و در مقابل اصرار وی سرد باشید.
پر مشغله بودن
بسیاری از افراد بسیار پر مشغله هستند و واکنش آنها به این مشغله زیاد، عجله است. ایمیل های بی پایان، انبوه کارهای انجام نداده، رقابت کور کورانه و …
مشکل اینجاست که اعتیاد به پرمشغله بودن به معنای موثر و کارآمد بودن نیست و تنها محصول آن استرس و فشار روانی است. توصیه ما به این افراد این است که عجله را کنار بگذارند و تکنیک های مدیریت زمان یاد بگیرند.
عملکرد چند تکلیفی و چندگانه
ممکن است فردی همزمان هم با مشتریان خود ارتباط برقرار کند و هم همزمان ایمیل خود را چک کند با دوست خود چت کند. جالب است که اکثر افراد فکر می کنند در زمان خود صرفه جویی می کنند ولی نتایج نشان داده است که اینطور نیست. چت کردن فرد در این صورت ممکن است پر از غلط باشد و همچنین مشتریان وی از او راضی نباشند و نا امید وی را ترک کنند.
بهترین کار فراموش کردن چند تکلیفی است و به جای تمرکز روی چند تکلیف، روی یک تکلیف متمرکز شوید. در این صورت کارهای شما با کیفیت خواهد بود.
استراحت ندادن به خود
اینکه شما می توانید 8-10 ساعت بدون وقفه کار کنید چیز عجیبی نیست. اما غیر ممکن است بتوان با این همه کار و بدون استراحت دادن به مغز و شارژ کردن به طور مفید کار کرد.
بنابراین به استراحت کردن به عنوان هدر دادن زمان نگاه نکنید، بلکه فرصتی برای شارژ کردن خود و کار خلاق است. اگر استراحت کردن را فراموش می کنید، سعی کنید از یک ساعت زنگ دار استفاده کنید. پیاده روی، خوردن یک چایی یا قهوه یا ریلکسیشن می تواند بسیار مفید باشد. سعی کنید یک استراحت 5 – 10 دقیقه ای برای یک تا دو ساعت کار داشته باشید.
برنامه ریزی تکالیف به صورت غیر موثر
آیا شما فرد صبح هستید؟ یا در آخر شب انرژی و توان بیشتری برای کار کردن دارید؟ نکته ای که ما باید توجه کنیم این است که ریتم های کاری خود را بدانیم. زمان هایی از شبانه روز که انرژی و توان بیشتری داریم.
شما می توانید با برنامه ریزی، فعالیت های پرانرژی را در زمان پیک انرژی خود انجام دهید و فعالیت های کم اهمیت را در زمان های دیگر انجام دهید. با استفاده از مقاله “آیا این تکلیف صبح است؟” می توانید این مهارت را در خود ایجاد کنید.