سبک های ارتباطی مدیران
ارتباطات ، کانون و هسته مرکزی فعالیت های یک فرد در سازمان برای انجام وظایفش می باشد . وظیفه ایجاد ارتباطات صحیح در سازمان به عهده مدیریت است. ارتباطات تار و پود سازمان را به هم پیوند می زنند و موجب وحدت و یکپارچگی سازمان می شوند. مدیران از طریق ارتباطات هماهنگی ایجاد نموده،کارکنان را هدایت می کنند، برنامه ریزی و کنترل را انجام می دهند. همانطور که ارتباطات مهمترین عامل پدیدار شدن سازمان ها هستند عامل تداوم بخش حیات آن نیز می باشند. سازمانی که کارکنان آن با یکدیگر، ارباب رجوع و سایر سازمان ها ارتباطات موثر نداشته باشند نمی توانند توانمندی های لازم را برای اجرای وظایف خود کسب کنند و در هر حال انگیزه آنان نیز به تدریج کاهش پیدا می کند. زیرا ارتباط خود بستری مناسب برای مبادله اطلاعات، دانش و تجربیات می باشد. این امر سبب ایجاد نیاز به شناخت بیشتر و قدرت تحلیل هر یک از سبک ها و شیوه های ارتباطی که مورد استفاده قرار می گیرد، می شود.
تعریف سبک و شیوه ارتباطی
- مجموعه ی ویژه ای از رفتارهای متقابل شخصی که در یک موقعیت خاص مورد استفاده قرار می گیرد.
- مجموعه ای از رفتارهایی که در فرآیند ارتباطی ، افراد در یک موقعیت خاص از خودشان نشان می دهند.
- سبك و شيوه ارتباطي عبارتست از مجموعه ويژه اي از رفتارهاي متقابل شخصي كه در يك موقعيت خاص مورد استفاده قرار مي گيرد. پس سبك وشيوه ارتباطي به مجموعه اي از رفتارهايي برمي گردد كه در فرآيند ارتباطي، افراد از خود نشان مي دهند.
ویژگی های سبک و شیوه ارتباطی
- هر سبک و شیوه ارتباطی ، مجموعه و طبقه ای از رفتارهای ارتباطی که به یکدیگر مربوط هستند را در بر می گیرد.
- یک سبک ارتباطی خاص ، توسط یک شخص در موقعیت های مشابه با یک روند ثابت مورد استفاده قرار می گیرد.
عوامل مؤثر بر شكل‌گیری روابط بین سازمانی
- عمل دوجانبه: سازمان‌ها، گاهی برای تعقیب اهداف و علایق مشترك با هم‌دیگر رابطه برقرار می‌كنند.
- عدم تقارن: زمانی عدم تقارن موجب شكل‌گیری روابط بین سازمانی بوده است كه روابط، به‌خاطر اعمال قدرت یا كنترل روی سازمان دیگر یا منابع آن باشد.
- كارآیی: این عامل، وقتی است كه ارتباط به‌جهت بهبود كاری داخلی، سازمانی شكل می‌گیرد.
- ثبات: وقتی كه ارتباط‌های بین سازمانی، برای رویارویی با عدم اطمینان شكل گیرد، آن‌را ثبات می‌گویند.
- افزایش مشروعیت: گاهی سازمان‌ها، برای نشان دادن حمایت خود از هنجارها، قوانین و باورهای رایج و یا انتقالات نهادهای خارجی، با سازمان‌های دیگر ارتباط برقرار می‌كنند.
انواع مهارتهای ارتباطی
- مهارت کلامی:
مکالمه، نخستین ابزار مدیریتی است. مکالمه در واقع چگونگی برنامه‌ریزی زندگی و سازمانی کارها و نحوه ایجاد رابطه با همکاران و مشتریان است. مکالمه نحوه درک احساسات اشخاص، تفکر و اعمال آنها و راهی برای تاثیرگذاری بر دیگران و تاثیرپذیری از آنهاست. زبان، نوعی سیستم ارتباطات انسانی مبتنی بر اصوات گفتاری است که به عنوان نمادهای قراردادی مورد استفاده قرار می‌گیرد. حواس ما، پیوسته ما را آماج بمبارانی از علائم قرار می‌دهد تا وادار شویم آنها را تفسیر کرده و در بانک اطلاعاتی خود ذخیره سازیم.
- مهارت شنود:
به هنگام اندیشیدن و گفتگو درباره ارتباطات، بیشتر مردم معمولا به گفتن و سخنوری توجه دارند و تصور می کنند که نقش اصلی را در فراگرد ارتباطی فرستنده پیام بازی می کند. باید توجه داشت اگر گوش دادن از سخن گفتن دشوارتر نباشد، در یک فراگرد ارتباطی، از هر جهت با آن برابر است. بدون گوش دادن پیام، هرز و هدرمی رود و ارتباطات به هدفی که دارد دسترسی پیدا نمی کند. گوش دادن با این پیش فرض عبارت است از فراگرد دریافت، تعبیر و تفسیر محرک های شفاهی. در بیشتر جوامع، از جمله در جامعه ما تصورات غلطی در مورد گوش دادن وجود دارد که می توان گفت اغلب بین بیشتر مردم مرسوم و متداول است. بیشتر مردم چنین فکر می کنند که: آنان گوش دهندگان خوبی هستند.
- مهارت بازخورد:
زمانی که ما به بررسی بازخورد به گونه ای مجرد در چارچوب روابط میان فردی می پردازیم می توانیم به صورت دقیق بگوییم که بازخورد به تقویت برخی از رفتارها و به خاموشی تعدادی دیگر از آنها می پردازد. بازخورد در روابط میان فردی می تواند به نتایج رابطه یا میان کنش به شیوه های بسیار ظریف و حساس اثر بگذارد . مثلا بی توجهی یک مخاطب به گفته های فرستنده پیام پس از مدت کوتاهی او را در ارسال پیام مایوس می کند. به عبارت بهتر او را به خاموشی سوق می دهد.در مصاحبه یا گفتگو های دوستانه با نشان دادن بازخورد مثبت با ذکر کلمات یا عباراتی مثل”خوب”،”درست است” و امثال آن و یا نشانه های غیر کلامی مثل تکان دادن سر و یا ادای آواهایی مثل”هوم،هوم و…” به میزان زیادی طرف مقابل خود را برانگیخته و با تقویت گفته های او، او را به سخنوری بیشتر و مبسوط تر تحریک کرد . در مصاحبه یک تکان دادن ساده سر ایجاز می کند.
انواع سبكهاي ارتباطي
- سبك كنترلي:
سبك كنترلي معمولا يك طرفه است. فردي كه ارتباط برقرار مي كند هدايت گر است و هدفش هدايت ديگران مي باشد. روسا و مديران، زيردستان را ترغيب مي كنند كه از مجموعه اقدامات مشخص شده تبعيت كنند. ايشان از قدرت و اختيار خود براي به دست آوردن اطلاعات ديگران استفاده مي كنند و حتي ممكن است كه ايشان را نيز در اين راه فريب بدهند.
- كاربرد سبك كنترلي
- استفاده از اين سبك در برخي موقعيت ها و شرايط مناسب است:
- فردي كه ارتباط برقرار مي كند (در اينجا رئيس و مافوق) تخصص و دانش بالايي در زمينه بحث مورد نظر داشته باشد.
- كاركنان كاملا وابسته به مافوق ها و فاقد هرگونه انگيزه لازم براي ادامه كار.
- ترغيب و تشويق كاركنان به منظور افزايش اثربخشي كار
- استفاده از اين سبك در برخي موارد نتايج معكوس دارد:
- دادن گزارش مرتب از طرف كاركناني كه بخواهند به دروغ اطاعت و رضايت خود را نشان دهند
- وجود مقاومت از سوي كاركنان
- سبك برابري (تساوي):
در سبك برابري (تساوي) ارتباطات دو طرفه است. مديران و طرفهاي ارتباطي سعي در ترغيب ديگران براي ارائه نظراتشان دارند. ارتباطات نيز با يك جريان آزاد صورت مي گيرد. فضاي ارتباطي ميان طرفين به گونه اي است كه آنها به صورت دوجانبه و دوطرفه همديگر را مي فهمند و نهايتا اين كه ارتباطات در اين سبك گرم و دوستانه است و طرفين از آن منتفع مي شوند.
- كاربرد سبك تساوي
براي اين كه چنين سبك مديريتي را به نحو احسن اعمال كنيم مي بايست كه از بروز رفتارهاي كنترلي كم كرده و رفتارهاي ناشي از تساوي ميان مديران (روسا)و مرئوسين را افزايش دهيم. و اين امر هم مقدور نخواهد بود مگر اين كه شخص مدير(يا مديران) قادر به تجزيه و تحليل وضع موجود سازمان باشد و بنا بر همين تفسير سبك ارتباطي مناسب را براي افزايش اثربخشي انتخاب كند.
- استفاده از اين سبك زماني مناسب است:
- مدير (رهبر) قصد تشكيل يك تيم و گروه منسجم كاري را دارد ، هم چنين مواقعي كه وي قصد دارد تا رابطه ميان خود و گرو ههاي كاري و زيردستان را تقويت كرده تا ايشان احساس نزديكي و دوستي با وي بكنند.
- تصميمات و مسائل پچيده
- غلبه بر مقاومت كاركنان در برابر اعمال تغييرات
- استفاده از اين سبك در مواردي براي مدير نتايج معكوس دارد:
- زماني كه زيردستان وي فاقد دانش تجربه و شايستگي لازم در كار هستند.
- زماني كه زيردستان روحيه اي كاملا وابسته به بالادست و مدير خود دارند.
- سبك ساختاري:
در سبك ساختاري هدف اين است كه محيط را به سمت نظام مند كردن سازمان و خواسته هاي خود سوق دهيم. در اين سبك با تاكيد بر رويه ها، قوانين، مقررات و استانداردها سعي در ترغيب ديگران داريم و آخر اين كه اين سبك به سمت شفاف كردن روابطي كه ساختارها ايجاد مي كنند پيش مي رود.
- كاربرد سبك ساختاري
- استفاده از اين سبك در مواردي اثربخش و مفيد خواهد بود:
- زماني كه سازمان با محيط پيچيده اي رو به رو است.
- اگر وظايف در سازمان انعطاف پذيري بالاي داشته باشند.
- شفاف سازي و تفسير ساختارها
- استفاده از اين سبك در مواردي نتايج معكوس دارد:
- زماني كه محيط پويا نبوده (ايستا و ثابت) و وظايف هم ساده مي باشند.
- فرد يا افراد به جاي رو به رو شدن مستقيم با مسائل ، پشت سر مقررات و قوانين و ضوابط سنگر بگيرند.
- سبك پويا:
ارتباط در سبك پويا كاملا عملگرا و پراگماتيك است و فرآيند ارتباطات بسيار سريع صورت مي گيرد. طرفين ارتباطي نيز مي بايست زيرك و باهوش باشند تا درك واقعي از مقصود ارتباطي داشته باشند.
- كاربرد سبك پويا
- استفاده از اين سبك در مواردي كارآيي و اثربخشي بالايي دارد:
- افراد و سازمان در محيطي پويا در حال فعاليت باشند.
- در محيطهايي كه با نقد و خرده گيري از جانب افراد مختلف روبه روست.
- افراد تماس اندكي با يكديگر دارند.
- در نظر گرفتن ميزان انگيزه و شايستگي ديگران در انجام وظايف محوله از سوي رئيس يا مدير
- سبك تفويضي يا واگذاري:
در سبك تفويضي يا واگذاري، مدير يا رئيس مسئوليت خود را به زيردستان واگذار مي كند و نقش حمايتگري به خود گرفته و ترجيح مي دهد تا بيش تر از جانب ديگران ياري شود و به نقطه نظرات ديگران (مخاطبان) اهميت زيادي مي دهد.
- كاربرد سبك تفويضي
- استفاده از اين سبك زماني مناسب خواهد بود:
- به فردي كه با او ارتباط برقرار مي كنيم اعتماد داريم.
- زيردستان و كاركنان، تجربه، فهم و اطلاعات بالايي داشته باشند.
- كاركنان و زيردستان نيز مي بايست تمايل و ظرفيت پذيرش مسئوليت را داشته باشند.
- سبك اجتناب:
در سبك اجتناب، از فرآيند ارتباطات دوري مي شود. تمايلي به تاثير گذاشتن و نيز پذيرفتن اثر از جانب ديگران وجود ندارد و بيش تر از يك رويكرد مستقل و استقلال طلبانه به جاي مشاركتي و تعاملي در تصميم گيريها استفاده مي شود.
- كاربرد سبك اجتناب
- استفاده از اين سبك زماني مناسب خواهد بود:
- در مباحث و موضوعاتي كه پيرامون مسئله خاصي صورت مي گيرد و اطلاعات زيادي در مورد آن موضوع از جانب كاركنان و كارمندان رد و بدل مي شود.
- به هر حال موارد بسياراندكي يافت مي شود كه در آنها آغاز سبك اجتناب به عنوان يك رويكرد ارتباطي توصيه مي شود و به ندرت مواقعي اتفاق مي افتد كه چنين سبكي گره از مشكلات سازمان باز كند و يا وضعيت سازمان را بهبود بخشد و معمولا در بسياري از موارد اتخاذ چنين سبكي فرآيند حل مسئله را تاخير مي اندازد.
تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط
- ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ كه فعالیت‌های آنها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.
- روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است؛ الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها، موجب ایجاد ساختارها می‌شود؛ به‌گونه‌ای كه بعضی سلسله مراتبی بوده و برخی هم این‌گونه نیستند. این ساختار سازمانی كه موجب شده، سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل ارتباط گردد.
- ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی كاركرد فرامرزی هم دارد.
انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی
ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود . انگیزه‌ی اصلی مشاركت، این است كه اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملكرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملكرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ و در واقع به‌واسطه این فرایند اساسی است كه مبادله اطلاعات در سازمان صورت گرفته و سازمان توانمندی لازم برای بهره‌گیری از اطلاعات و تحقق اهداف خود را می‌یابد.
ارتباط مؤثر در یك سازمان موجب:
- بالا رفتن تراز بهره‌وری
- رضامندی كاركنان
- بالا رفتن انگیزه‌ی كار مفید
- كاهش تضادهای ناشی از فقدان نظام ارتباطی، خواهد شد.
نتيجه گیری
شايد بتوان اين گونه عنوان كرد كه اثربخشي هر يك از سبكها و شيوه هاي ارتباطي ياد شده در سازمان را مي توان با اثري كه بر روحيه و عملكرد افراد مي گذارند ارزش يابي كرد. به همين لحاظ سبك برابري (تساوي) داراي بيشترين و بهترين اثر بر روي روحيه و عملكرد افراد است، در حالي كه سبك كنترلي برعكس سبک ذکر شده عمل میکند.
کلید واژه: تعریف سبک و شیوه ارتباطی،ویژگی های سبک و شیوه ارتباطی،عوامل مؤثر بر شكل‌گیری روابط بین سازمانی،انواع مهارتهای ارتباطی،انواع سبكهاي ارتباطی،انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی
منابع فارسی:
بلیك، رید و همكاران.(1390). طبقه‌بندی مفاهیم در ارتباطات، مسعود واحدی، تهران: سروش.
فرهنگی، علی‌اكبر و همكاران(1393). نظریه‌های ارتباطات سازمانی. تهران: رسا.
میلر، كاترین(1377) ارتباطات سازمانی، آذر قبادی، تهران، سازمان مدیریت صنعتی.
هامیلتون، سیمور(1375). تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی.داود محب‌علی، تهران: انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی.
نویسنده: دکتر محبوبه امیدی نژاد