مذاکره چیست، مراحل انجام مذاکره
مذاکره روشی برای حل و فصل مشکلات است که در طی این فرایند با اجتناب از بحث و مشاجره،سازش یا توافق حاصل می شود و 5 مرحله را شامل می شود.
در هر گونه ناسازگاری و مخالفتی، افراد به طور قابل ملاحظه ای به دنبال دستیابی به بهترین نتیجه ممکن برای موقعیت خود (یا شاید سازمانی که از آن نمایندگی می کنند) هستند. به هر حال اصول عدالت خواهی، در پی منفعت متقابل بودن و حفظ رابطه، کلیدهای اصلی محصول و پیامد موفقیت آمیز هستند.
مراحل مذاکره
برای دستیابی به نتیجه مطلوب، پیروی از رویکرد ساختار یافته در مذاکره مفید خواهد بود. به عنوان مثال، در یک موقعیت کاری ممکن است لازم باشد جلسه ای ترتیب داده شود که در آن همه طرهای درگیر می توانند گرد هم آیند.
فرآیند مذاکره شامل مراحل زیر است:
- آمادگی
- بحث و گفتگو
- شفاف سازی اهداف
- نتیجه برد_برد
- توافق
- اجرایی کردن یک روش علمی
1. آماده سازی
قبل از انجام هرگونه مذاکره، باید تصمیمی در مورد زمان و مکان ملاقات برای بحث در مورد مشکل و افرادی که در آن شرکت می کنند، اتخاذ شود. تعیین زمانبندی منحصر نیز می تواند برای جلوگیری از ادامه اختلاف نظر مفید باشد.
تعیین محدوده زمانی محدود نیز می تواند برای جلوگیری از ادامه اختلاف نظر مفید باشد.
در مرحله آماده سازی باید درباره ی تمام حقایق مربوط به مسائل مورد مذاکره اطمینان حاصل یابید و درباره ی موقعیت خود در مذاکره به شناخت کافی برسید.
آماده سازی در موقعیت های کاری، شامل دانستن قوانین سازمان مورد نظر و شناسایی گروه سودمند می باشد تا در صورتی که مذاکره در مسیر اشتباهی قرار گرفت، با زمینه چینی و بودن در جریان جلسه ی گفتگو مذاکره را به سمتی درست هدایت کنید. برای آماده سازی یک مذاکره ی مفید از سیاست های سازمان خود آگاه باشید.
آمده کردن مقدمات مذاکره قبل از جلسه، از بروز درگیری بیشتر و اتلاف وقت بی مورد در طول جلسه جلوگیری می کند.
2. بحث و گفتگو
در مرحله ی دوم یعنی بحث و گفتگو، افراد یا اعضای هر طرف موضوع را آنطور که می بینند مطرح می کنند یعنی درک خود از موقعیت را بیان می کنند.
مهارت های کلیدی در این مرحله طرح سوال، گوش دادن فعال و شفاف سازی است. در این مرحله از یادداشت برداری برای ثبت تمام نکات مطرح شده استفاده کنید تا بتوانید سوالات مفیدی را مطرح کنید. شنونده ی خوب بودن بسیار مهم است، زمانی که بحث و اختلافات جدی تر می شود اگر هر دو طرف صحبت کنند و به حرف های یکدیگر گوش ندهند، اوضاع بحرانی می شود و نتیجه ی مطلوبی به دست نخواهد آمد.
3. شفاف سازی اهداف
اهداف، علایق و دیدگاه های هر دو طرف در طول مذاکره باید روشن شود.
بنابراین بهتر است لیستی از موارد مختلف به ترتیب اولویت تهیه کنید. از طریق این شفاف سازی اغلب می توان زمینه های مشترکی را شناسایی یا ایجاد کرد. شفاف سازی بخش مهمی از فرایند مذاکره است، بدون آن ممکن است سوء تفاهمی ایجاد شود که مشکلات و موانعی را در راه رسیدن به نتیجه مفید ایجاد کند.
4. نتیجه برد_برد
مرحله ی چهارم بر نتیجه برد_برد متمرکز است و در این مرحله هر دو طرف احساس می کنند که چیز مثبتی کسب کرده اند و دیدگاه هر دو طرف مورد توجه قرار گرفته است.
نتیجه برد_برد معمولاً بهترین نتیجه است. شاید همیشه نتوان به این نتیجه رسید اما در مذاکرات، باید این نتیجه را هدف نهایی خود قرار داد.
پیشنهاد راهبردها و سازش های جایگزین باید در این مرحله مورد توجه قرار گیرد. معمولا چون ارائه‌ی پیشنهادات جایگزین حرکت مثبتی است و نشان از حُسن نیت طرف مقابل دارد می‌تواند سودمند باشد.
5. توافق
زمانی می توان به توافق رسید که درک دیدگاه ها و علایق هر دو طرف در نظر گرفته شود.
برای دستیابی به راه حلی قابل قبول تمام شرکت کننده ها در مذاکره می بایست با ذهنی باز به موضوع نگاه کنند. همه چیز باید به گونه ای روشن بیان شود تا افراد به درک درستی برسند و تصمیم درستی اتخاذ کنند.
6. اجرای یک روش عملی
در این مرحله لازم دو طرف مذاکره می بایست به توافقات به دست آمده و تصمیمات گرفته شده عمل کنند. در این حالت است که مذاکره واقعا نتیجه کاملی خواهد داشت.
مقاله مرتبط: ۱۰ اشتباه رایج در مذاکره
عدم موافقت در مذاکرات
اگر فرآیند مذاکره به هم خورد و توافق حاصل نشد، برنامه ریزی مجدد برای جلسه بعدی ضروری است. این کار از بروز درگیری و مشاجرات جلوگیری می کند. بالاگرفتن اختلاف نظرات زمان مذاکره را هدر می دهد و به روابط بین سازمانی آسیب می رساند.
در جلسه بعدی، تمام مراحل 6 گانه مذاکره می بایست از ابتدا تکرار شوند. ایده ها و علایق جدید باید در نظر گرفته شده و شرایط از نو بررسی شود. در این مرحله همچنین ممکن است به دنبال راه حل های جایگزین دیگر و یا آوردن شخص دیگری برای میانجیگری باشید.
مذاکره غیر رسمی
مواقعی وجود دارد که نیاز به مذاکره غیررسمی تر است. در چنین مواقعی، هنگامی که اختلاف نظر ایجاد می شود، ممکن است مراحل طی شده در بالا را به صورت رسمی انجام ندهید.
با این وجود، به یاد آوردن نکات کلیدی در مراحل مذاکره رسمی ممکن است در انواع موقعیت های غیر رسمی بسیار مفید باشد.
عناصر مهم مذاکره
در هر مجادله، سه عنصر زیر مهم است و احتمالاً بر نتیجه نهایی مذاکره تاثیر می گذارند.
- نگرش
- دانش
- مهارت های بین فردی
نگرش
نگرش طرفین نسبت به مذاکره، فرآیند را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد. طرز برخورد افراد نیز تحت شعاع همین امر می باشد.
دانش
هرچه اطلاعات بیشتری از مسائل مورد بحث داشته باشید، مشارکت شما در روند مذاکره بیشتر خواهد بود. به عبارت دیگر، آمادگی داشتن امری ضروری است.
اقدامات لازم را انجام دهید و تا آنجا که می توانید اطلاعات مربوط به مسائل را جمع آوری کنید.
علاوه بر این، راه های مختلف مذاکره کردن را بیاموزید زیرا هر شرایط به سبک خاصی از مذاکره نیاز دارد.
مهارتهای بین فردی
مهارت های بین فردی خوب برای مذاکرات موثر، هم در شرایط رسمی و هم در مذاکرات غیررسمی ضروری است.
مهارت های بین فردی شامل ارتباط کلامی موثر، گوش دادن، کاهش سوءتفاهم، رابطه، توانایی حل مسئله، جسارت، مقابله با شرایط دشوار می باشد.
شکل های خاصی از مجادله در بسیاری از موارد مانند روابط بین المللی، سیستم حقوقی، دولتی، اختلافات صنعتی یا روابط داخلی استفاده می شود. لیکن، مهارت های مذاکره عمومی را می توان آموخت و در طیف وسیعی از فعالیت ها به کار برد. مهارت های مذاکره می تواند برای حل هر گونه اختلاف بین شما و دیگران مفید باشد.