مدیریت تغییر چیست؟ صفر تا صد مدیریت تغییر

سازمان های تجاری امروزه به طور منظم با تغییرات روبرو هستند. از آنجایی که فناوری‌ها به دگرگونی کل صنایع ادامه می‌دهند، سازمان‌ها باید چشم‌انداز کسب‌وکار، عملکردهای کاری و حتی اهداف کلی خود را در پاسخ به محرک‌ها و اخلال‌گران بیرونی بازار مدرن کرده و مجدداً تنظیم کنند. از آنجایی که سازمان ها نیروی کار خود را بارها عوض می کنند تا به اهداف جدید برسند، اولویت ها مورد توجه قرار می گیرند و مجدداً تعیین می شوند و برخی کارمندان مسئولیت های جدیدی را بر عهده می گیرند. با توجه به اینکه کارکنان آنها با چنین تغییرات متنوعی روبرو هستند، ایجاد یک رویکرد سازمانی استاندارد شده برای تغییرات، اهمیت زیادی برای مدیرانی دارند که می خواهند همه انتقال ها و تغییرات تا حد امکان بی دردسر پیش بروند. اینجاست که مدیریت تغییر وارد عمل می شود.

مدیریت تغییر فرآیند برنامه ریزی، اجرا و تحکیم تغییرات در یک سازمان است. این به نحوه مدیریت شرکت‌ها با تغییرات، مانند اجرای فناوری جدید، تعدیل فرآیندهای موجود، و تغییرات در سلسله مراتب سازمانی اشاره دارد. مدیریت تغییر یک رویکرد سیستماتیک برای مقابله با انتقال یا دگرگونی اهداف، فرآیندها یا فناوری های یک سازمان است. هدف از مدیریت تغییر، اجرای استراتژی هایی برای اعمال تغییر، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری با تغییر است. چنین استراتژی هایی شامل داشتن یک رویه ساختاریافته برای درخواست تغییر و همچنین مکانیسم هایی برای پاسخگویی به درخواست ها و پیگیری آنها است.

مدیریت تغییر روش‌ها و شیوه‌هایی است که در آن یک شرکت تغییرات را در فرآیندهای داخلی و خارجی خود توصیف و اجرا می‌کند. این شامل آماده سازی و حمایت از کارکنان، ایجاد مراحل لازم برای تغییر، و نظارت بر فعالیت های قبل و بعد از تغییر برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز است. تغییر های سازمانی بزرگ می تواند چالش برانگیز باشد و اغلب به سطوح مختلفی از همکاری نیاز دارد و ممکن است نهادهای مستقل مختلف در یک سازمان را درگیر کند. ارتباط موثر یکی از مهمترین عوامل موفقیت برای مدیریت اثربخش تغییر است. همه افراد درگیر باید پیشرفت را در مراحل مختلف درک کنند و نتایج را ببینند.

اهمیت مدیریت تغییر

ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر به ایجاد انتقال روان تر کمک می کند. شما می توانید تغییرات را اجباری کنید، اما اگر برنامه ای برای نحوه اجرا، نظارت و گزارش موفقیت آن تغییر نداشته باشید، خود را در معرض شکست قرار می دهید. صرف نظر از نوع تغییری که می‌خواهید ایجاد کنید، مدیریت تغییر به شما کنترل بیشتری بر کل فرآیند می‌دهد، فرآیندی که معمولاً از یک برنامه اجرایی و سرمایه‌گذاری پرهزینه پشتیبانی می‌کند.

مدیریت تغییر فرآیند انطباق، کنترل و اجرای تغییرات است. این فرآیند می تواند بر اساس نوع تغییری که انجام می دهید متفاوت به نظر برسد. سطوح مختلف مدیریت تغییر شامل موارد زیر است:

• مدیریت تغییر سازمانی: یعنی شرکت ها چگونه تحولاتی را انجام می دهند، مانند تغییر سلسله مراتب سازمانی، معرفی فرآیندهای جدید و یکپارچه سازی یک نرم افزار جدید.
• مدیریت تغییر در سطح پروژه: استراتژی ها و برنامه هایی که بر تغییرات تمرکز می کنند تا اطمینان حاصل شود که پروژه به هدف مورد نظر دست می یابد.
• مدیریت تغییر فردی: مدیریت تغییر یک فرد به منظور کمک به رشد در نقش خود یا دستیابی به اهداف خاص.

همه تغییرات به طور منظم در یکی از سطوح مدیریت تغییر قرار نمی گیرند. در واقع، امکان همپوشانی سطوح کاری کاملاً وجود دارد. به عنوان مثال، فرض کنید در حال تغییر چارت سازمانی خود و راه اندازی یک طرح ارتقاء مهارت داخلی برای کارکنان فعلی هستید. اگر روز کاری را نیز برای ساده کردن مدیریت سرمایه انسانی خود اجرا کنید، تغییر شما هر سه سطح را در بر خواهد گرفت.

مزایای مدیریت تغییر

همه تغییرات، بزرگ یا کوچک، از مدیریت تغییر سنجیده بهره می برند. تغییر به طور طبیعی و خود به خودی برای افراد یا سازمان‌ها اتفاق نمی‌افتد، بنابراین بدون مدیریت صحیح، احتمالاً به موانع برخورد خواهید کرد و زمان و هزینه را تلف خواهید کرد. مدیریت تغییر کلید اجرای موفقیت آمیز تغییرات است. مزایای کلیدی مدیریت تغییر موفق عبارتند از:

1. مبارزه با مقاومت در برابر تغییر
2. اهداف روشن و نتایج قابل پیش بیتنی تر
3. اجرای صحیح تغییرها و رضایت کارمندان
4. توجه به جنبه های مختلف تغییر، مانند افراد، فرآیندها، فناوری و…
5. سود بیشتر و جلوگیری از ضرر

مدیریت تغییر چه زمانهایی نیاز است؟

با تمام تغییراتی که در دنیای کسب و کار اتفاق می افتد، مدیریت تغییر به یکی از مهم ترین کارکردهای تجاری تبدیل شده است. برخی از متداول‌ترین نمونه‌هایی که مدیریت تغییر برای اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات در سازمان‌ها ضروری است عبارتند از:

• پیاده سازی یک فناوری جدید
• ادغام بخش های مختلف
• تغییر در مدیریت
• تغییر در فرهنگ سازمانی
• مشکل مدیریت زمان
• نمودار سود نزولی
• کمبود بودجه

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

اجرای فرآیند مدیریت تغییرات می تواند از چند هفته تا چند سال طول بکشد. اندازه سازمان و دامنه انتقال تا حد زیادی بر مدت زمان پروژه تأثیر می گذارد. هرچه سازمان بزرگتر باشد، پروژه ممکن است پیچیده تر شود. مدیریت تغییر استراتژیک چرخه ای از برنامه ریزی، اجرا، بازخورد و ارزیابی مجدد است. یک فرآیند مدیریت تغییر موفق شامل ارتباطات باز است و همکاری بین اعضای سازمان را تشویق می کند. در اینجا 6 مرحله کلی را ذکر میکنیم که البته با توجه به سازمان شما می تواند متفاوت باشد و در اینجا اصول و کلیات گفته می شود.

1. شناسایی اهداف و تدوین یک استراتژی

برای شناسایی هدف پروژه خود، ابتدا باید علت نیاز به تغییر را مشخص کنید. سازمان‌ها زمانی تغییر می‌کنند که فرآیندهایی که استفاده می‌کنند دیگر نتیجه دلخواه را نداشته باشند. داده های مربوط به نیازهای شرکتی را که در حال تجربه است جمع آوری کنید تا بفهمید چرا مدل قدیمی دیگر کار نمی کند. این مورد ممکن است در برخی موارد بیشتر از موارد دیگر آشکار باشد.

2. تعیین کنید که تغییر چگونه بر سازمان تأثیر می گذارد

اهدافی که برای تغییر تعیین می‌کنید ممکن است تأثیر قابل‌توجهی بر عملیات فعلی، موقعیت‌های موجود و کل مدل کسب‌وکار داشته باشند. برای تعیین دامنه کامل تغییر، با مدیران سازمان خود صحبت کنید. مصاحبه با سهامداران می تواند ایده دقیقی از اینکه چه بخش هایی از کسب و کار تحت تاثیر قرار می گیرد به دست دهد. حوزه دیگری که باید در نظر بگیرید ارتباطاتی است که برای اجرای صحیح برنامه خود باید داشته باشید. تاریخچه انتقالات گذشته شرکت، تغییرات جاری در حال انجام و نظرات کارمندان در مورد فرآیند را ارزیابی کنید تا دیدگاهی داشته باشید نسبت به اینکه حامیان شما چه کسانی خواهند بود.

3. ایجاد چشم انداز و برنامه ریزی برای تغییر

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند. طرح باید به شرح زیر باشد: اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می کند تا به سمت چه اهدافی کار کند؟
شاخص های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه گیری می شود؟ چه معیارهایی باید جابجا شوند؟ مبنای وضعیت فعلی چیست؟
ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر وظیفه اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید در هر مرحله حساس امضا کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مجزایی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

4. شرایط تغییر را ایجاد کنید

برای هر سازمانی که با چشم انداز تغییر مواجه است، اولین قدم ایجاد جوی است که پذیرای تغییر است. تغییر می‌تواند برای افراد بسیار سخت باشد و برای مدیریت حیاتی است که مقاومت را با اطلاع‌رسانی درباره اهمیت تغییر، هدایت تیم‌ها در جایی که تغییر رخ می‌دهد و ارائه چشم‌انداز روشنی برای شروع سریع فرآیند انتقال کاهش دهد. ارتباطات و شفافیت در مورد «چرا» و «چگونه» در پس تغییر برای جلب اعتماد کارکنان و تمایل به تغییر بسیار مهم است. این به کارکنان کمک می کند تا مالک و مجری تغییر باشند.

5. تیم مدیریت تغییر خود را جمع آوری کنید

اندازه سازمان شما و دامنه پروژه شما اعضای و اندازه تیم تغییر شما را تعیین می کند. هرچه تیم شما بزرگتر و پیچیده تر باشد، پروژه در کل پیچیده تر است. به عنوان یک رهبر مدیریت تغییر، باید مایل باشید که مقیاس پروژه را به عهده بگیرید. تیم شما باید از رهبرانی تشکیل شود که نحوه عملکرد سازمان را درک کنند. آنها باید بتوانند به راحتی و به طور موثر ارتباط برقرار کنند که تغییر چیست و چرا به آن نیاز است، و باید تخصص شغلی مورد نیاز برای مراحل برنامه ریزی و اجرا را داشته باشند.

6. استراتژی خود را توسعه دهید

استراتژی شما باید شامل این باشد که سازمان چگونه به اهداف خود نزدیک می شود و ارتباطات آن در هر مرحله چگونه انجام می شود. اعضای سازمان به احتمال زیاد در مراحل مختلف پذیرش تغییر خواهند بود. برای تشویق آنها به پذیرش طرح، برنامه ای تدوین کنید. شما می توانید با به اشتراک گذاشتن دانش در مورد اهداف روشن، نتایج به روز شده ای که در طول فرآیند دریافت می کنید و اینکه چگونه ذینفعان از این تغییر سود می برند، از هدف خود حمایت کنید.

7. برنامه خود را اجرا کنید

ساده ترین اهداف را اولین وظایف فهرست خود قرار دهید. این امر به افزایش اعتماد به نفس در تیم مدیریت تغییر کمک می کند و به دیگران انگیزه می دهد تا اهداف تغییر را اتخاذ کنند. بازخورد مداوم و ارزیابی رویکرد شما برای نظارت بر موفقیت برنامه تغییر شما ضروری است. بسیاری از کارهایی که انجام خواهید داد این است که اعضا را متقاعد کنید که راهبردهای حل مسئله در مسیر درستی حرکت می کنند. از نتایج کارمندان، رهبری و کسب و کار به عنوان معیاری برای سنجش موفقیت برنامه خود استفاده کنید.

8. یک بررسی پس از انتقال انجام دهید

مرحله نهایی فرآیند تغییر، اندازه گیری درجه تغییر در رابطه با اهداف اولیه است. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که سازمان شما تغییرات اجرا شده را حفظ کرده است. مطمئن شوید که همه متوجه می شوند که چه تغییراتی ایجاد شده و چگونه عمل می کنند.

غلبه بر مقاومت در برابر تغییر

مقاومت در برابر تغییر را می توان به عنوان هر مانعی که مانعی برای اجرای تغییر می شود تعریف کرد. منبع مقاومت اغلب افراد یا گروه‌ها هستند، اما همچنین می‌توانند سیستم‌ها یا فرآیندهایی باشند که منسوخ شده‌اند یا با شرایط فعلی تجاری سازگار نیستند. در مدل مدیریت تغییر، همه تغییرات از وضعیت فعلی، از طریق یک مرحله انتقال، و به وضعیت بهبود مطلوب حرکت می‌کنند.

• در آغاز، ایجاد یا تأیید نیاز به طور گسترده برای تغییر (ایجاد نیاز مشترک) مهم است.
• ایجاد و به اشتراک گذاشتن ایده ای در مورد اینکه نتیجه چگونه خواهد بود (شکل دادن به چشم انداز) به همان اندازه مهم است.
• در طول تلاش برای تغییر، همیشه باید منابع کافی برای آن اختصاص داده شود.
• باید راهی برای پیگیری تلاش‌های تغییر (نظارت بر پیشرفت) وجود داشته باشد.
• یک شخص یا تیم باید اطمینان حاصل کند که تغییر به اتمام می رسد.
• از همان ابتدا تا انتها، تلاش برای تغییر باید از پشتوانه مدیریت و رهبری یک فرد یا افراد مسئول (پیشرو تغییر) برخوردار باشد.

دلایل اصلی شکست مدیریت تغییر

برای اجرای موفقیت آمیز تغییر، در وهله اول مشخص کنید که چرا تغییر باید اتفاق بیفتد. برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید، و چرا این هدف اینقدر مهم است؟ این تغییر چه سودی برای سازمان، افراد و فرآیندهای شما خواهد داشت؟ هنگامی که به هدف اصلی خود رسیدید، درک اینکه چه عواملی اغلب رهبران کسب و کار را در طول سفر مدیریت تغییرشان تحت تأثیر قرار می دهند مفید است. آگاهی از گام های رایج اشتباه می تواند استراتژی مدیریت تغییر شما را بهتر کند. با اجتناب از این مشکلات رایج، مدیریت تغییر را موفق به پایان برسانید:

1. حمایت داخلی پایین 

بدون حمایت رهبری و افرادی که بیشتر تحت تاثیر این تغییر قرار گرفته اند، ابتکار عمل شما حتی قبل از شروع آن مرده است. تیم مدیریت تغییر را برای ایجاد حمایت داخلی ایجاد کنید.

2. ارتباط ضعیف

مردم باید بدانند که چرا تغییر باید اتفاق بیفتد و چگونه بر آنها تأثیر می گذارد. از اعلامیه ها و دستورات مبهم برای تغییر اجتناب کنید و بر ارتباطات واضح و مشخص تمرکز کنید.

3. غیر قابل اندازه گیری بودن

تغییر شما نمی تواند موفقیت آمیز باشد اگر نتوانید موفقیت را تعریف کنید. شاخص های کلیدی عملکرد و معیارها را تنظیم کنید تا نقطه شروع، نقاط عطف مهم و نتیجه نهایی مورد نظر خود داشته باشید.

4. بی توجهی به عنصر انسانی

بسیاری از شرکت ها زمان زیادی را صرف برنامه ریزی خود تغییر می کنند و از افرادی که تحت تأثیر آن قرار می گیرند غفلت می کنند. حتی دقیق‌ترین استراتژی‌های تغییر نیز می‌توانند شکست بخورند، اگر بر هدایت افراد و حمایت انسانی تمرکز نکنند.

5. آموزش و حضور ناکافی

چه در حال اضافه کردن ابزارهای جدید به فناوری خود باشید و چه فرآیندهای داخلی را تنظیم کنید، آموزش ضروری است. حتماً آموزش دقیق و مستمر کارمندان را در طول و بعد از فرآیند پیاده سازی نرم افزار خود ارائه دهید.

6. افت انگیزه

سازمان‌ها معمولاً این اشتباه را مرتکب می‌شوند که خیلی زود به  هدف نهایی تغییرجهت می‌دهند. بسیار مهم است که شور و شوق را در تمام طول انتقال بالا نگه دارید تا بتوانید به حرکت به سمت اهداف نهایی خود ادامه دهید.