ممکن است تصور کنید مکاتبات تجاری همیشه با دقت کامل نگاشته می شوند اما حقیقت این است که اغلب اشتباهاتی مانند غلط املایی، کلمات نادرست و اشتباه دستوری در آن ها به چشم می خورد. در این مقاله به راحتی مراحل بهبود مهارت نگارش مکاتبات تجاری را خواهید آموخت.
1. ابتدا مخاطبان خود را بشناسید
اغلب نوشته های ما به دلیل نامناسب بودن مشکل ساز می شوند. ما ایمیل های پیچیده می نویسیم، قالب بندی ضعیف برای گزارشات انجام می دهیم و در کل سعی نمی کنیم ارتباط دوستانه ای با خواننده محتوا برقرار کنیم.
آگاهی از هدف یک نوشته، به شما جهت می دهد. مکاتبات تجاری باید از قالب خاصی پیروی کنند. به عنوان مثال، یک ایمیل درون سازمانی، باید کوتاه و غیر رسمی باشد اما یک ایمیل برای مشتری مشتری یا کنفرانس با پاورپوینت باید از دستورالعمل های مودبانه، واضح و مختصر پیروی کند.
سبک، لحن و واژگان استفاده شده باید با مخاطب و موقعیت شما مطابقت داشته باشد.
2. بر محتوا و سبک نوشته تمرکز کنید
زبان ساده
با اجتناب از صفات، استفاده از جملات معلوم و انتخاب کلمات کوتاه و رایج، محتوای دوستانه برای خوانندگان ایجاد کنید. هدف شما این است که نقطه نظرات خود را بدون زحمت و در اسرع وقت بیان کنید.
اختصار و کوتاه نویسی
مکاتبات تجاری باید مختصر باشند. مخاطبان شما این شکیبایی را ندارند که چندین صفحه گزارش را مرور کنند تا اطلاعات مورد نظر خود را بدست آورند. به مخاطبان خود احترام بگذارید ؛ آنها باید بتوانند به راحتی به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند.
تفکیک نظر شخصی از واقعیت
این دو وجه از ارتباطات باید به طور واضح در مکاتبات تجاری از هم تفکیک شوند. اطمینان حاصل کنید که خواننده می تواند با اطمینان بگوید که چه چیزی واقعیت دارد یا صرفاً دیدگاه شماست. به این ترتیب از سوء تفاهم جلوگیری و ابهام زدایی می کنید.
مشخص کردن هدف
هر یک از مکاتبات تجاری باید هدف مشخصی داشته باشد. سعی کنید از این هدف منحرف نشوید.
3. قالب بندی مکاتبات تجاری
4. ویرایش کردن
اولین پیش نویس شما، محصول نهایی شما نیست. در مکاتبات تجاری تا زمانی که به یک نسخه آبرومندانه دست پیدا نکرده باشید، آن را چندین بار ویرایش و مرور کنید.
- تلاش زیاد برای ایجاد یک مقاله حرفه ای باید با ویرایش کامل به پایان برسد.
اطمینان حاصل کنید که خطاهای نحوی، دستوری و تایپی را بررسی می کنید. اگر نمی توانید کار خود را ویرایش کنید، آن را به شخص دیگری بسپارید تا مطمئن شوید عاری از خطا است.
- می توانید از ویرایشگرهای آنلاین استفاده کنید.
- آگاهی از کلمات غلط املایی یا ضعف های دستوری که دارید، به شما کمک می کند تا آن اشتباهات را احتمال دهید و از خراب کردن نوشته ی شما جلوگیری می کند.
5. آگاهی از نگرش و دیدگاه خود
این جنبه ای است که به ندرت در مکاتبات تجاری تأکید می شود. شناخت مخاطبان و آنچه از شما می خواهند کافی نیست. بسیار مهم است که شما همچنین لایه های مختلف معنایی را که نوشتی شما منتقل می کند، بدانید.
با پذیرش دیدگاه گیرنده، به احتمال زیاد بازخوردهای مثبت دریافت می کنید. وقتی خواننده نقطه کانونی است، آنگاه بیشتر مشتاق است که به آنچه شما از او می خواهید عمل کند. نگرش شما بیشتر از آنکه به خواننده انگیزه بدهد تا به خواسته ی شما عمل کند، باعث می شود اعتماد بیشتری به شما نشان دهد.