چگونه خلاصه اجرایی بنویسیم؟

خلاصه مدیریتی-خلاصه اجرایی اولین چیزی است که افراد زمانی که شروع به بررسی طرح توجیهی می کنند آن را مطالعه می نمایند و این موضوع باعث اهمیت پیداکردن این بخش می شود.

درست همانطور که تیزر عالی یک فیلم که شما را ترغیب به دیدن آن می کند، یا جلد یک کتاب که توجه شما را جلب می کند تا آن را بخرید، در طرح توجیهی نیز خلاصه اجرایی هم باید خوانندگان را جذب کند و علاقه آن ها را بر انگیزد تا به خواندن بیشتر در مورد کسب و کار شما ادامه دهند.

خلاصه مدیریتی شما را معرفی می کند و وضعیت فعلی شما، اینکه دوست دارید به کجا برسید، و اینکه چرا بر این باور هستید که در رسیدن به آن نقطه موفق خواهید بود را شرح دهید.

نوشتن خلاصه اجرایی برای اولین ممکن است دلهره آور به نظر برسد.

برای ساده تر شدن این کار، تعدادی سوال از خود و دیگران بپرسید و چند قانون ساده را به ذهن بسپارید.

در این مرحله از مهارت نوشتن، چگونگی نگارش خلاصه مدیریتی را آموزش خواهیم داد.

محتوای خلاصه ی اجرایی

پیش از نوشتن خلاصه، این 2 سوال را از خود بپرسید.

1. مخاطب مورد نظر خلاصه مدیریتی من کیست؟
2. کدام بخش از مطالبی که در حال خلاصه نویسی هستم، باید بدانند؟

این دو سوال به شما کمک می کند تا ذهن سازمان یافته تری داشته باشید و بدانید خلاصه ی مدیریتی خود باید شامل چه مطالبی باشد. پس هر یک از سوالات را با هم بررسی خواهیم کرد.

مخاطب

مانند هر نوشته ی دیگری، شناسایی مخاطب بسیار اهمیت دارد. مخاطب شما در یک خلاصه مدیریتی با مخاطب یک نوشته ی بلند و مفصل تر تفاوت بسیاری دارد.

خلاصه مدیریتی برای مخاطبان اهداف مشخصی دارد.

هدف برخی از مخاطبان، مشخص شدن این موضوع است که آیا باید کل گزارش و نوشته را بخوانند یا نیازی است.

این افراد ممکن است شامل کارکنان درون سازمانی یا بیرون سازمانی باشند اما به هر حال محتوای خلاصه باید کارهای انجام شده سازمان را مطرح کند و یا ممکن است متخصصان موضوعی باشند و به اطلاعات خاصی نیاز داشته باشند پس به دنبال یک خلاصه ی جامع و مفصل هستند.

برخی دیگر ممکن است جالبی و مرتبط بودن گزارش کامل را مد نظر داشته باشند.

باز هم، این گروه احتمالاً متخصصان موضوعی هستند، اما ممکن است شامل تحلیلگرانی باشند که به دنبال “زاویه” خاصی در مورد این موضوع هستند. این گروه همچنین از خلاصه ای ساده از مطالب استقبال می کند.

گروهی از مخاطبان، ممکن است به جای گزارش کامل، خلاصه اجرایی را مطالعه کنند. این دسته از افراد، همان هایی هستند که باید نگران شان باشید. زیرا به احتمال زیاد هیئت مدیره یا تیم اجرایی سازمان شما و همچنین روزنامه نگاران را شامل می شوند.

بنابراین پیامی که در خلاصه اجرایی گنجانده می شود همان اطلاعاتی است که آن ها کسب می کنند و ممکن است به صورت وسیع تر گسترش یابد.

مخاطب به خواندن چه مطالبی نیاز دارد؟

هنگامی که مخاطب خود را شناختید، زمان آن فرا می رسد که درباره ی نیاز مخاطب نیز فکر کنید. این را می توان به دو قسمت تقسیم کرد:

1. مخاطب شما به اطلاعات نیاز دارد و یا در نتیجه خواندن خلاصه باید اقدامی انجام دهد؟ به این سوال پاسخ دهید در نتیجه لحن و زبان مورد استفاده شما متناسب با هر کدام متفاوت خواهد شد.
2. باید مشخص کنید که پس از اتمام خواندن خلاصه، چه پیام های کلیدی در ذهن مخاطب تثبیت شود.

نکته ی کلیدی

برای انتخاب پیام های کلیدی، تصور کنید رئیس خود را به طور اتفاقی در پارکینگ شرکت ملاقات می کند. کدام سه پیام اصلی را می خواهید در آن لحظه کوتاه اما مهم ارائه دهید. آن سه پیام را باید در خلاصه مدیریتی خود ذکر کنید.

نوشتن خلاصه مدیریتی

هنگامی که در حال نوشتن خلاصه مدیریتی هستید، تمام لحظات باید مخاطب را در ذهن داشته باشید تا برای آن را برای مخاطب بنویسید.

اگر مخاطب نوشته، رئیس یا مدیر اجرایی باشد، چقدر اطلاعات از پیش دارد و چقدر نیاز است به آن اطلاعات افزوده شود؟

اگر روزنامه نگاران باشند، احتمالاً باید همه چیز را توضیح دهید.

اگر در این مرحله خود را درگیر جزئیات می شوید، بهتر است درباره ی محتوای خلاصه با شخصی مشورت کنید.

به طور کلی،همانطور که می دانید، یک خلاصه مدیریتی نکات اصلی مقاله اصلی را خلاصه کرده و نکات کلیدی را ترسیم می کند. معمولاً دارای سه بخش مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه گیری است.

مقدمه ، چشم انداز کلی را تعیین می کند و توضیح می دهد که مقاله در مورد چیست و در نتیجه چه اقداماتی باید انجام شود. لازم نیست بیشتر از یک یا دو جمله باشد.

سخن نهایی اما هشداردهنده 

خلاصه ی اجرایی برای همه افراد تمام آن چه که نیاز دارند نیست. شما فقط محدود به چند صد کلمه هستید پس بر مخاطبان و نیاز های آن ها تمرکز کنید.