تکنیک گوجه فرنگی در مدیریت زمان
زمان. در دنیای کاری پرمشغله‌ی امروز، با همه‌ی فعالیت‌ها، سرگرمی‌ها، جلسه‌ها و پروژه‌ها، مسئله‌ای که دائم با آن سروکله می‌زنیم، زمان است. شاید، بدون داشتن یک برنامه‌ی زمانی دقیق و مشخص، رسیدگی به همه این فعالیت‌ها، امکان نداشته باشد. حال، مشکل از جایی بیشتر می‌شود که با وجود همه‌ی مسائلی که نیازمند زمان است، شبکه‌های اجتماعی نیز با جذابیت و نوآوری‌های جدیدشان، وقت زیادی از ما بگیرند. در همین راستا و در این مقاله با یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان آشنا می‌شوید.
من عادت داشتم زیاد کار کنم…۶۰، ۸۰یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار میکردم.
همیشه اجازه می‌دادم که شغلم بخش مهمی از شخصیتم را شکل دهد. ساعت‌های کاری زیادی که داشتم را مانند یک مدال افتخار به گردنم می‌انداختم و به همه نشان می‌دادم. عاشق این بودم که به بقیه در مورد ساعت‌های زیاد کاری‌ام توضیح دهم و بگویم که چقدر سرم شلوغ است. برای‌تان آشنا به نظر می‌رسد؟
حالا با نگاهی به گذشته می‌بینم که از کارم برای پر کردن یک فضای خالی که درونم وجود داشت استفاده میکردم.
مشکل این بود که این فضای خالی، مثل یک سیاهچاله بود. اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچگاه کافی به نظر نمی‌رسید. حتی حالم هم بدتر می‌شد.
تا این که یک روز دیگر برایم کافی بود. راستش از کافی هم بیشتر بود. کارم را متوقف کردم و با بررسی اولویت‌هایی که داشتم، زندگیم را ارزیابی کردم.
نیاز به یک تغییر بزرگ داشتم. باید روشی هوشمندانه‌تر و بدون سختی برای کار کردنم پیدا میکردم و با بهینه‌سازی روند کارم، کار بیشتری را در مدت کمتری انجام می‌دادم.
من به تکنیک پومودورو نیاز داشتم. در این مقاله می‌خواهم چگونگی تغییر مسیر کاری و در نهایت مسیر زندگی‌ام را شرح دهم که با این سیستم مدیریت زمان ساده و شگفت‌آور محقق شد. امیدوارم برای شما هم همین‌گونه عمل کند.
پومودورو چیست؟
در طی سال‌های کاری‌ام، درباره‌ی یک سیستم مدیریت زمانی به نام تکنیک پومودورو شنیده بودم. خیلی ساده به نظر می‌رسید. اما همانطور که می‌گویند، ساده‌ترین چیزها اغلب بهتر کار می‌کنند.
من مقاله‌ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این تکنیک را خواندم. او در این مقاله‌ی سال ۲۰۰۶ خود ماهیت تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت آن را توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی محسوب می‌شود، به شکل فریبنده‌ای آسان است و به کارگیری درست و به جای آن زندگی را تغییر می‌دهد. به طور کلی تکنیک پومودورو را می‌توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:
۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش
بیشتر ما به گونه‌ای زندگی می‌کنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا کردن قراردادها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه می‌دهیم.
تکنیک پومودورو به ما یاد می‌دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.
۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار
استراحت‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین می‌برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریبا غیرممکن است.
۳. مدیریت حواس‌پرتی‌ها
تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام‌های فیسبوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف می‌کنند. معمولا می‌توان این عوامل حواس‌پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند که این درگیری‌های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.
۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار
بیشتر ما با احساس گناه ناشی از تعویق، آشنایی داریم. اگر روز پرباری نداشته باشیم، نمی‌توانیم از زمان استراحت‌مان لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی ایجاد کنید و با اولویت‌بندی، کارهای مهم‌‌تان را به انجام برسانید و در نهایت از وقت آزاد خود نهایت استفاده و لذت را ببرید.
فرآیند پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز کامل
شاید پیش خودتان بگویید «خب همه‌ی اینها عالی به نظر می‌رسد اما حالا من باید چه کنم؟»
در واقع خیلی ساده است!
تکنیک پومودورو:
یک فعالیت را انتخاب کنید (در هربار فقط یک فعالیت).
یک زمانسنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
روی فعالیت‌تان کار کنید تا موقعی که زمانسنج به صدا دربیاید و سپس هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا بگذارید.
۵ دقیقه استراحت کنید (اولین پومودوروی خود را کامل کردید).
مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار کنید و بعد آن ۱۵ دقیقه استراحت کنید.
شاید با خودتان فکر کنید «۲۵ دقیقه کار؟ این که هیچی نیست. خیلی آسونه!»
اما اجازه بدهید توضیح دهم.
فرآیندی که توضیح داده شد، ۲۵ دقیقه کار متمرکز بر روی یک فعالیت است. بدون اینکه همزمان به چند فعالیت بپردازید. بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا چک کردن فیسبوک. هیچی! بدون هرگونه حواس‌پرتی!
شروع کنید: این هم چند ابزار کار‌آمد
برای من، این روش نیاز به عادت و یک سری راه و روش‌ها داشت که عبارتند از:
یک زمانسنج آشپزخانه (یا یک اپلیکیشن زمانسنج)
حالت پرواز یا Airplane mode (مهم‌ترین قابلیت برای هر گوشی موبایل)
مکانی ساکت برای کار و یا یک جفت هدفون یا یک گوش‌گیر خوب
کاغذ و خودکار (برای علامت‌گذاری بعد از هر پومودورو)
۵ دقیقه زمان در هر روز صبح برای برنامه‌ریزی روزانه
۳۰ دقیقه در پایان هر هفته برای بازبینی هفته‌ی گذشته و ریختن برنامه‌ی هفته‌ی آینده
اولین تلاش‌های من با پومودورو
این تکنیک را مثل بیشتر مسائل زندگی‌ام از طریق تلاش، تجربه و رنج زیاد همراه با ناامیدی یاد گرفتم و در نهایت پیشرفت کردم. در آغاز فکر میکردم می‌توانم روزی ۱۵ پومودورو انجام بدهم… گمان میکردم برایم اصلا مشکل نیست. چون عادت داشتم آنقدری کار کنم که حالا کمتر از ۷ ساعت کار کردن، برایم مثل یک نسیم ملایم بود!
روز اول ۱۲ پومودورو کامل کردم و کلی از کارهایم را انجام دادم اما باز هم احساس شکست داشتم چون نتوانستم به هدف‌گذاری‌ام دست پیدا کنم. خسته و درمانده بودم.
طی روزهای بعدی سعی کردم تعداد پومودوروهای مد نظرم را کاهش دهم. وقتی که تمام شد باز هم کلی از کارهایم را انجام دادم و به شکل فوق‌العاده‌ای احساس بهره‌ور بودن داشتم اما بقیه‌ی روزها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در نهایت قانع شده بودم که این سیستم احمقانه‌ترین سیستم دنیاست.
یک روز، این سیستم را به طور کامل نادیده گرفتم و همان روش قبلی خودم یعنی انجام همزمان چند فعالیت را پیش گرفتم. ناامید، بی‌تمرکز و بی‌حاصل بودم. دندان‌هایم را روی هم فشار می‌دادم. روش قدیمی‌ام را برای چند روز دیگر ادامه دادم. چیزی که فهمیدم این بود که کارهایم را به انجام می‌رساندم اما نتیجه و حاصل این روش با زمانی که پومودورو را به کار می‌بردم اصلا قابل قیاس نبود.
یافتن توازن: جادوی عدد ۸
در نهایت دوباره سر عقل آمدم و شروع به امتحان‌کردن پومودوروهایی با تعداد کمتر کردم. با ۵ پومودورو در روز شروع کردم و رفته رفته تا ۸ پومودور بالا رفتم. هدفم ۸ پومودورو در هر روز و مجموعا ۴۰ پومودورو در هفته بود.
این روش نتیجه داد اما زندگی است دیگر و نمی‌دانی هر روز چه اتفاقاتی در پیش است. مثلا بعضی روزها چندین جلسه داشتم یا دخترم در مدرسه اجرای موسیقی داشت و نمی‌خواستم آن را از دست بدهم، به همین دلیل ممکن بود نتوانم آن روز به هدف ۸ پومودور خود برسم.
این برایم واضح بود که عدد جادویی من در هفته، ۴۰ بود… اما نیاز داشتم نسبت به ساعت‌های کاری هفته‌ام انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشم.
حساب و کتاب این تکنیک کاملا واضح بود: ۴۰ پومودورو برابر است با ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته (به اضافه‌ی ۳۵۰ دقیقه استراحت).
این یعنی ۱۶.۷ ساعت کار در هفته. بله خودش است!
اگرچه وقتی که کلی کار سرم ریخته بود یا به لحاظ فیزیکی و یا ذهنی در وضعیت خوبی به سر نمی‌بردم، نمی‌توانستم ۸ پومودوری خود را تکمیل کنم و در نتیجه از برنامه‌ام عقب می‌ماندم و روز بعد سعی میکردم ۱۴ پومودورو به اتمام برسانم که باعث خستگی شدید می‌شد و از طرفی هم چندان لذت‌بخش نبود.
من فهمیدم که باید چند قدم عقب بروم و در مورد ساعت‌های کاری هفته‌ام بار دیگر فکر کنم و این بار با در نظر گرفتن حوصله و حالی که ممکن است در زمان‌های مختلف داشته باشم را مد نظر قرار دهم. برای تمرکز و تفکر دوباره روی کارم، پومودورو عالی بود اما هنوز برای کارکرد موثرش روی من چیزی کم بود.
چگونه یاد گرفتم که عاشق ۷ ساعت کار روزانه‌ام باشم (جدی میگم!)
وقتی که تصمیم به تغییر گرفتم، به خودم تعهد دادم که هرگز در آخر هفته‌ها، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نکنم. عالی نیست؟
خب با افتخار باید اعلام کنم که کاملا این تعهد را زیرپا گذاشتم و این کارم کاملا درست و بجا بود.
روزهایی که نمی‌توانستم ۸ پومودورو را تا ساعت ۵ بعداز ظهر تمام کنم، مضطرب می‌شدم و احساس شکست میکردم. من ناگهان فهمیدم که دیدم نسبت به ساعت‌های کاری محدودکننده بود. چرا باید همچنین تعهدی به خودم بدهم در حالی که می‌توانستم کار کنم؟ شاید به دلیل ساعت‌های کاری زیاد و بی‌توجیه و در عین حال عدم موفقیت در کارم بود.
«یافتن لذت در کار، یافتن سرچشمه‌ی جوانی است.»
-پرل اس.باک
به جای کارکردن پی‌درپی و بی‌میل، شروع به انجام پروژه‌هایی کردم که از آنها لذت می‌بردم. همچنین به خودم اجازه دادم فعالیت‌های غیرکاری نظیر حضور در اجراهای موسیقی دخترم را در ساعاتی به انجام برسانم که اکثر مردم آنها را ساعات کاری می‌دانند. این تغییر در زمانی که نمی‌توانستم کار کنم، کمک شایانی به وضعیت ذهنی‌ام کرد.
قطعه‌ی پایانی پازلم، تغییر ساعت‌های کاری از ۵ روز در هفته (که باید ساعت ۵ عصر دست از کار می‌کشیدم) به ۷ روز در هفته بود که برایم به مراتب مناسب‌تر بود. به این ترتیب ساعت‌هایی که برای به اتمام رساندن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم، از ۴۰ تا ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش پیدا کرد. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت کار در هفته نیاز داشتم، این یعنی فقط ۱۰ درصد وقتم را باید به کار اختصاص می‌دادم. چه تفاوت بزرگی!
همه‌ی کارها فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟!
احتمالا الان با خودتان فکر می‌کنید که «من ساعات کاری‌ام در طی دو روز بیشتر از این است! آنوقت شما می‌گویید این همه‌ی زمانی است که در طول هفته برای کار نیاز دارم؟»
بله! این دقیقا همان چیزی است که من می‌گویم و نه! احتملا شما باز هم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت کار می‌کنید. بگذارید توضیح دهم.
من در هفته ۳۵ تا ۴۰ ساعت کار میکنم اما حداقل ۲۰ تا ۲۵ ساعت آن صرف تماس‌های تلفنی، قرارها، آنلاین و آفلاین شدن در شبکه‌های اجتماعی و دیگر فعالیت‌های کم‌تمرکز می‌شود. اگرچه اینها همه مهم هستند اما از نظر من کار محسوب نمی‌شوند.
من دقیقا همان ۱۶.۷ ساعت در هفته کار میکنم و نسبت به ۲۵ ساعت دیگر، ۵ برابر بیشتر به این چند ساعت متعهدم.
فرار کردن از این مسئله امکان ندارد. زندگی جریان دارد و تا زمانی که داریم از آدم‌ها به عنوان موجوداتی اجتماعی حرف می‌زنیم، به خصوص اگر در یک جامعه‌ی مدرن زندگی کنید که ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته را باید با دیگران در تعامل و ارتباط باشید، دیگر داشتن محیط کاری بی‌نقص و ایده‌آل غیرممکن خواهد بود. با این حال می‌توانید به جای سخت کار کردن، هوشمندانه‌تر عمل کنید.
روانشناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود
در جهانی بی‌نقص، من ۸ فعالیت مهم در شروع هر روز کاری دارم. این فعالیت‌ها را اولویت‌بندی میکنم و به ترتیب از مهم‌ترین به کم اهمیت‌ترین، آنها را انجام می‌دهم و حین انجام هرکدام از این کارها به یک اندازه مشتاق هستم و این گونه تمام کار روزانه‌ام را در کمتر از ۳ ساعت و بدون کوچک‌ترین اختلالی تمام میکنم.
عالی به نظر می‌رسد اینطور نیست؟ با عرض تاسف، ما به یک دنیای بی‌نقص، حتی نزدیک هم نیستیم. اما در واقعیت، واقعیتی که در آن ما انسانیم و در جهانی زندگی می‌کنیم که پر از افراد دیگر است، من احساسات و عواطفی دارم که نمی‌توانم کنترل کنم، اغلب هم خسته می‌شوم و حوصله‌ی انجام برخی کارها را با اینکه می‌دانم ضروری‌اند، ندارم.
برای موفقیت در کارم باید با این مسئله روبه‌رو می‌شدم و سعی میکردم کارم را با در نظر گرفتن و کنار آمدن با آنها انجام بدهم.
سطح انرژی و رفتارم، بر کارم و در نهایت بر بازده‌ام تاثیر می‌گذارند، پس باید از وضعیتی که در آن قرار داشتم آگاه می‌شدم و بر آن تسلط می‌یافتم. در گذشته مقاله‌ای در مورد تسلط یافتن بر انرژی خود خوانده بودم که می‌گفت این سوال‌ها به شکل ویژه‌ای، کمک‌کننده بودند:
۱. انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟
۲. انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟
۳. انرژی ذهنی من: چقدر خوب می‌توانم بر روی موضوعی تمرکز کنم؟
۴. انرژی روحی من: چرا این کار را میکنم؟ هدفم چیست؟
این سوال‌ها به من کمک کردند که هنگام اولویت‌گذاری فعالیت‌هایم، انرژی و حوصله‌ام را در نظر بگیرم. در نتیجه از سر اجبار و فقط برای اینکه باید کاری را انجام بدهم، کاری نمی‌کردم.
وقتی از نظر بدنی در شرایط خوبی نبودم، سعی میکردم استراحت کنم. وقتی چندان خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی خوبی نداشتم، سعی میکردم خودم را با کارهایی سرگرم کنم که باعث خوشحالی‌ام می‌شدند. مثل گذراندن وقت با خانواده‌ام.
و البته باید کاری پیدا میکردم که از آن لذت می‌بردم. این روش برایم بسیار نشاط‌آورتر بود تا اینکه به کاری رسیدگی کنم که از آن لذت نمی‌بردم و از ریشه مرا خشک میکرد. این گونه زمان بیشتری برای بهبود خودم و وقت‌گذرانی با خانواده‌ام داشتم و از نظر فیزیکی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.
می‌خواهید باز هم جلوتر بروید؟
به تدریج اما به طور قطع ممکن است. با پومودورو، زندگیِ کاری من برای همیشه دستخوش تغییر شده است.
برای این کار آماده‌اید؟
یک پیشنهاد: چرا از همین امروز پومودورو را امتحان نکنید؟ ۲۵ دقیقه تمرکز کامل بر روی یک فعالیت. با یک پومودورو شروع کنید و کم کم بالا بروید.