اخبار و جشنواره ها

تهیه لیست کارها برای مدیریت زمان

آیا تاکنون احساس کرده اید که فشار کار، شما را فرسوده کرده است؟ آیا تاکنون افسوس فرصت های از دست رفته را خورده اید؟ آیا شده که یک کار مهم را فراموش کنید انجام دهید؟

اگر این اتفاقات برای شما افتاده است، نشانه این موضوع است که شما از ابزار “لیست کارها” استفاده نمی کنید. این لیست، فهرست کارهایی که شما باید انجام دهید و همچنین الویت های آنها از مهمترین تا کم اهمیت ترین است.

لیست کارها

با استفاده از این لیست، می توانید مطمئن شوید که همه فعالیت های خود را انجام داده اید و همچنین با استفاده از الویت بندی آن، مطمئن هستید که زمان خود را بیهوده هدر نداده اید و توجه خود را برای کاری که نیاز بوده، صرف کرده اید.

اگر سرتان حسابی شلوغ است و تنوع کاری شما بسیار بالاست، این ابزار برای شما بسیار ضروری است. اگر از این ابزار استفاده کنید در مدت کوتاهی در خواهید یافت که بسیار سازمان یافته تر قابل اعتمادتر شده اید. در این صورت فشار کاری شما کاهش می یابد و با توجه به اینکه کارهای خود را با الویت انجام می دهید، احساس کارآمدی بیشتر و اعتماد بنفس بیشتری می کنید.

اغلب افراد در ابتدا این تکنیک را ناکارآمد توصیف می کنند ولی پس از استفاده از آن به گفته خود تغییرات زیادی در زندگی آنها رخ داده است و بهره وری شخصی آنها در زندگی افزایش پیدا کرده است.

تهیه لیست کارها

قالب لیست کارها را همین حالا دانلود کنید و با توجه به راهنمای زیر نسبت به پر کردن آن اقدام کنید. همچنین تصویر نمونه لیست کارها را در زیر مشاهده می کنید.

فرمت لیست کارها

مرحله اول

تمام کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. اگر کار بزرگی دارید، آن را تقسیم کنید و مرحله اول آن را بنویسید. ایده آل این است که بیشتر از یک یا دو ساعت زمان صرف فعالیتی نکنید.

مرحله دوم

اجرای کارها را با توجه به الویت بندی آنها یعنی A تا F انجام دهید. توجه داشته باشید که الویت A با ارزش ترین و مهمترین کارها است و الویت F کم اهمیت ترین و بی ارزش ترین کارها است. اگر همه کارهای شما با الویت بالا بود، مجددا کارها را الویت بندی کنید و نسبت به یکدیگر الویت بندی کنید.

استفاده از لیست کارهای خود

پس از نوشتن کارها، انجام آنها را از بالاترین الویت تا پایین ترین الویت شروع کنید. پس از انجام هر کاری جلوی آن کار تیک بزند.

موقعیت و شغل شما در انجام فعالیت های لیست بسیار مهم است. برای مثال اگر شما در نقش فروشنده باشید، برای انگیزه بیشتر لیست خود را روزانه تکمیل کنید. اما اگر شغل عملیاتی دارید یا کار شما مدیریت دیگر اعضا و پروژه های بزرگ است نیاز به لیست بلند مدت تر داشته باشید.

بسیاری از افراد موفق اذعان می کنند که صرف روزانه 10 دقیقه زمان برای تکمیل لیست کارهای روز بعد برای آنها بسیار مفید بوده است.

استفاده از نرم افزارها

برای شروع کار، استفاده از فرمت بسیار مناسب است. اما استفاده از نرم افزارها مزایایی دارد. اینکه می تواند زمان رسیدن یک فعالیت را هشدار دهد و خبر دهد. با تلفن و یا ایمیل های خود می توانید آنها را همگام کنید. و همچنین کارها را می توانید با همکارانتان به اشتراک گذارید.

نرم افزارهای مدیریت کارها

نرم افزارهای مدیریت زمان زیادی وجود دارند. در نسخه های ساده می توانید از نرم افزار Word و Excel و یا Microsoft Outlook استفاده کنید و لیست کارهای خود را تایپ کنید. همچنین Gmail نیز امکان ساخت لیست با مشخصه های استاندارد را به شما می دهد. به یاد داشته باشید که Remember the Milk یک ابزار آنلاین محبوب برای مدیریت زمان است که علاوه بر همگام شدن با گوشی های هوشمند و اکانت ایمیل، تکالیف مختلف را روی نقشه نشان می دهد. سرویس های مشابه دیگری نیز وجود دارند، از محبوب ترین آنها می توان به Todoist و Toodledo اشاره کرد.

یکی از مزایای استفاده از لیست کارهای مبتنی بر نرم افزار این است که می توانید به راحتی بروز رسانی کنید. برای مثال به جای پاک کردن و دوباره نوشتن آنها، تنها می توانید جای الویت ها را تغییر دهید و استفاده کنید.

مثال ها

لیست کارها به شما کمک می کند تا روی پروژه های مهم و تصمیم های بزرگ متمرکز شوید. به عنوان مثال تصور کنید شما به عنوان یک تیم روی پروژه ای کار می کنید که هر کسی وظایف زیاد و مختلفی دارد. در این صورت نیاز است تا لیست کارها را با همکاری هم تیمی های خود مشخص کنید و مهلت هر کاری را مشخص کنید. در این صورت نظارت، یکی از مولفه های اصلی است. باید به کار و انجام وظایف هم تیمی های خود نظارت داشته باشید.

همچنین تصور کنید که به عنوان یک فروشنده، نیاز است با افراد مختلفی صحبت کنید یا تماس تلفنی برقرار کنید. در این صورت باید صحبت کردن با افراد مختلف را الویت بندی کنید.

اگر یک مشتری واقعا به محصول شما اشتیاق نشان داده است الویت A دریافت می کند. اما یک مشتری به احتمال کمتری با شما قرارداد خواهد بست و رقبای دیگری برای این مشتری وجود دارد. در این صورت این مشتری الویت D دریافت می کند و شما بسیار راحت تصمیم می گیرید که باید با مشتری با الویت بالاتر قرار ملاقات بگذارید و در مرتبه بعدی با مشتری با الویت پایین تر قرار بگذارید.

 

مقالات مرتبط
1 نظر
  1. ریحانه ربیعی می گوید

    ممنون از مطلب مفیدتون. همونطور که گفتید برای تهیه لیست کارها نرم افزارهایی هم وجود دارن مثلا behtime که فارسیه

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.