نوشتن بیزینس کیس (Business case)

هدف از نوشتن بیزینس کیس، متقاعد کردن تصمیم گیرندگان اصلی درباره ی ارزش کیفی یک اقدام عملی می باشد.

نوشتن بیزینس کیس، یک بخش مهم از مستندات پروژه شما است؛ اگر خلاصه پروژه درباره ی این که چه چیزی باید انجام شود توضیح دهد و یک بیزینس پلن توضیح دهد چگونه انجام می شود، بیزینس کیس چرایی انجام کار را بازنمود می کند.

یک بیزینس کیس خوب مشکلات را توضیح می دهد، همه گزینه های ممکن برای حل آن را مشخص می کند و به تصمیم گیرندگان در انتخاب بهترین شیوه ی انجام کار کمک می کند.

همچنین این دسترسی را ایجاد می کند تا هرگونه تغییر در محدوده یا مقیاس زمانی پروژه را بر اساس هدف اصلی ارزیابی شود.

قبل از نوشتن بیزینس کیس، باید تحقیقات کافی در مورد مشکل و راه حل های ممکن انجام دهید. این مقاله فرض را بر این گذاشته که شما از قبل تحقیقات مورد نیاز را انجام داده اید.

ساختار بیزینس کیس

یک بیزینس کیس، باید خواننده را به سمت مشکلات موجود راهنمایی کند، راه حل های مختلف را در نظر بگیرد و در نهایت تصمیم بگیرد که کدام گزینه بهتر است. بنابراین به ساختار واضحی نیاز دارد که دارای سرفصل ها و عناوین فرعی زیادی باشد تا خواننده را راهنمایی کند.

بخش های مختلف در نوشتن بیزینس کیس

1. خلاصه اجرایی
خلاصه اجرایی، بیزینس کیس و به ویژه پیشنهادات شما را خلاصه می کند.زمانی که به پیشنهادات برای بهترین شیوه ی انجام کار و چرایی آن، دست پیدا کردید، بهترین زمان نوشتن خلاصه اجرایی می باشد. به یاد داشته باشید برخی از تصمیم گیرندگان فقط خلاصه اجرایی را مطالعه می کنند، بنابراین تمام موارد مربوطه را در این قسمت تالیف کنید.

2.مقدمه
این بخش یک خلاصه ای از آنچه قرار است در بیزینس کیس نوشته شود، ارائه می دهد.

3. بیان مسئله
این قسمت باید شامل یک پاراگراف خلاصه برای بیان مسئله، و استراتژی و چشم انداز سازمان برای حل این مسائل باشد.

4. تجزیه و تحلیل
این بخش شرح مفصل تری از این مسئله و دلیل مهم بودن آن را ارائه می دهد و باید شامل هر تحلیلی باشد شما و یا همکرانتان برای شناسایی مسئله و اثر آن انجام داده اید. مدارک محکم و قطعی همیشه مفید هستند. در این مرحله، از اشخاصی که درون سازمان یا بیرون از سازمان برای این مدارک مفید بوده و مشارکت داشته اند، نام برده شود.

5. بحث درباره ی گزینه های احتمالی

شما باید همه گزینه های ممکن برای حل مشکل، از جمله انجام ندادن کار را شناسایی کرده و مورد بحث قرار دهید. باید درباره ی هر یک از مسائل زیر بحث کنید:

• مزایا: چرا انجام این کار ایده ی خوبی است و تا چه حدف مشکل را برطرف می کند.
• هزینه ها و منابع مورد نیاز: بهتر است  از آمار و ارقام و نمودار ها استفاده شود.
• زمانبندی احتمالی و احتمال بازگشت سرمایه و دلایل آن
• خطرات: آن چه که ممکن است مانع انجام موفقیت آمیز پروژه شود.

تا آن جا که ممکن است، این موارد باید واقع بینانه باشند و با داده های محکم حمایت شوند. در قسمت برآورد هزینه ها، باید از منابع منطقی نام برده شود و در صورت امکان، باید از آن استناد کنید.

6. پیشنهادات
در نهایت، باید بهترین گزینه ممکن را با بررسی مزایا و هزینه های موجود، پیشنهاد دهید.

7. جزئیات گزینه انتخابی شما
بسته به ترجیحات سازمان شما، ماهیت بیزینس کیس انتخابی، ممکن است در این مرحله مایل به بررسی دقیق تر گزینه انتخابی خود باشید. متناوباً، می توانید تجزیه و تحلیل دقیق تری را در پیوست که شامل تمام داده های حمایتی است، وارد کنید یا گزارشی برای بیان دقیق جزئیات طرح ارائه دهید.

8. نتیجه گیری
نوشتن بیزینس کیس را با یادآوری اهمیت پرداختن به این مسئله و اقدامی که می خواهید خواننده در نتیجه مطالعه آن انجام دهد، به پایان برسانید و این نکته را که چرا پیشنهاد شما بهترین راه حل برای این مسئله است، برجسته نمایید.

سبک و زبان مناسب

بیزینس کیس توسط افرادی مطالعه می شود که اطلاعات تخصصی از حوزه فعالیت ندارند بنابراین، باید از اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید و تا جایی که ممکن است، زبان ساده داشته باشد.

از جملات کوتاه استفاده کنید و متن را به عناوین فرعی فراوان تقسیم کنید.

طول پاراگرافها نباید بیش از چهار یا پنج خط باشد و باید بین پاراگرافها به اندازه یک خط، فاصله بگذارید.

همچنین می بایست احساس نیاز را ایجاد کنید. مشخص کنید تا چه زمانی فرصت تصمیم گیری وجود دارد و علت اهمیت آن را بیان کنید.

بازنویسی و تصحیح بیزینس کیس

مانند هر نوشته ی دیگر، بعد از اتمام کار، دوباره به آن نگاهی بیندازید. در صورت امکان، یک روز کامل پس از اتمام کار، بازنویسی را انجام دهید و در صورتی که به اندازه ی یک روز زمان ندارید، چند ساعت به ذهن خود استراحت دهید و سپس به سراغ نوشته ی بیزینس کیس خود بازگردید. همچنین کمک گرفتن از شخصی دیگر  برای بررسی و تصحیح نوشته شما، ایده ی مناسبی می باشد.

می توانید هنگام بررسی و ارزیابی پیشرفت اهداف اصلی خود به بیزینس کیس مراجعه کرده و مطمئن شوید که مزایای ارائه شده برای این پروژه، همچنان وجود دارند یا خیر.