چگونگی نوشتن لیست انجام امور (To Do List)

نوشتن لیست انجام امور، در اوایل قرن بیستم به عنوان راهی برای افزایش بهره وری فردی معرفی شد و تا به امروز، بسیاری از این روش برای مدیریت امور خود استفاده کرده اند و برای اکثریت بسیار کارآمده بوده است.

با این حال، به نظر می رسد برخی از افراد، با نحوه نوشتن لیست انجام امور آشنایی ندارد.

در این صفحه، توصیه هایی برای بهبود نوشتن لیست انجام امور و استفاده کارآمد از آن ارائه می دهیم.

تاثیرات نوشتن لیست انجام امور (to-do list)

اما همین ترفند فریب دادن مغز، در مواقع دیگر باعث نگرانی بیشتر و عدم کارکرد لیست های انجام امور می شود. بعضی مواقع، ما امور زیاد، طولانی و سخت را با هم در یک لیست می نویسم و مغز متوجه زیادی کار ها می شود و نگرانی فرد افزایش پیدا می کند.

راه های تهیه لیست امور روزانه

راه های ساده ی زیادی وجود دارند که با کمک آن ها، می توانید فهرست انجام امور را برای دستیابی به اهداف بیشتر بنویسید.

1. بیش از یک لیست داشته باشید

اگر شما از آن دسته افرادی هستید که نمی توانند مواردی که یادداشت نکرده اند را به یاد آورند، بنابراین از دو لیست (یا بیشتر) استفاده کنید

• لیستی از کارهایی که باید در برخی از مراحل، زمانی که فرصت دارید انجام دهید. این امور را می توانید هر زمانی که دوست دارید و یا نیاز دارید به دست آورید.
• لیستی از اموری که می بایست در یک بازه زمانی خاصی (امروز، فردا یا این هفته) انجام دهید. این لیست باید کوتاه و قابل مدیریت باشد.

هر دو نوع، لیست انجام امور هستند اما اهداف متفاوتی دارند.

اولین لیست، شامل تمام اموری می شود که می بایست در یک مرحله از زندگی خود انجام دهید. بهتر است این لیست را طوری بنویسید که به راحتی قابل مطالعه باشد. سعی کنید همه را در یک صفحه جای دهید.

دومین لیست، روشی برای اولویت بندی امور است. کار های مهم تر این لیست را، زمانی که انرژی بیشتری دارید انجام دهید.

اگر امور لیست اول، از اهمیت بالایی برخوردار باشند در نتیجه وارد لیست دوم می شوند و اگر اهمیتی نداشته باشند از لیست حذف می شوند.

2. لیست های روزانه یا هفتگی متناسب و کنترل پذیر تهیه کنید

برخی از افراد موفق، پیشنهاد می کنند که لیست روزانه شما نباید بیشا از سه مورد را شامل شود. 3 تا 5 مورد بهترین حالت ممکن است زیرا احتمالا موفق به انجام آن امور خواهید شد. با این حال، برخی دیگر می گویند که تنها یک مورد را هدف اصلی خود قرار دهید و انجام دیگر امور را به عنوان اهداف مازاد تلقی کنید.

این توصیه ها، به این معنی نیستند که اگر زمان بیشتری داشتید، امور بیشتری را انجام ندهید. در این مواقع، به لیست هفتگی و بلند مدت خود نگاهی بیاندازید و یک مورد را انتخاب کنید. با انجام این کار، بلندپروازی و جاه طلبی احتمالی را کنترل می کنید.

طولانی بودن یک لیست، باعث اضطراب شما و در مواقعی، باعث ناتوانی در انجام امور می شود زیرا احتمالا نگران تمام شدن همه وظایف و تعداد امور باقی مانده می شوید.

بهتر است یک لیست کوتاه داشته باشید که در صورت اتمام آن، موفقیت را احساس کنید.

3. هر کار به مراحل کوچک تر تقسیم کنید

یکی از بزرگترین مشکلات همراه با این لیست ها، به اتمام نرساندن کامل هر امور می باشد. این تمام کردن هر مسئولیتی، احساس سرخوردگی را موجب می شود.

تحقیقات، نشان می دهند که امور مبهم، به احتمال بیشتری به تعویق انداخته می شوند.

بنابراین، در نوشتن امور دقیق عمل کنید و تا جایی که می توانید، هر وظیفه را به چندین مراحل تقسیم کنید.

به طور مثال، به جای نوشتن “مرتب سازی اظهارنامه ی مالیاتی”، آن را به چند کار کوچک تر تقسیم کنید.
با “جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای اظهارنامه مالیاتی” شروع کنید، سپس به “بررسی دسترسی آنلاین” ، “تکمیل تمام اطلاعات شخصی در فرم اظهارنامه مالیاتی” و یا “ارسال اطلاعات به حسابدار” بپردازید. از آنجا که مدیریت این موارد آسان تر است، احتمال انجام آنها بیشتر است.

4. لیست خود را به روز نگه دارید

یکی از اصلی ترین وظایف شما هر روز و در طول هفته، فکر کردن به آنچه که باید دوره ی بعدی انجام دهید، می باشد.

یکی از مهمترین وظایف شما در طول هفته این است که در مورد آنچه باید در دوره بعدی انجام دهید، فکر کنید. وقت گذاشتن برای برنامه ریزی، به ویژه برای مرور لیست کلی و اطمینان از اینکه امور را از آنجا به فهرست روزانه یا هفتگی خود منتقل می کنید، به این معنی است که نوشتن هیچ کاری را در لیست کلی فراموش نخواهید کرد.

اگر از پیش به اموری که می خواهید انجام دهید، فکر کنید و در طول هفته آن ها را یادداشت کنید، برنامه ریزی و نوشتن لیست امور روزانه بیش از 5 دقیقه وقت شما را نخواهد گرفت.

نکته ی اصلی و نهایی

شاید مهم ترین نکته ای که باید به خاطر بسپارید، این است که این لیست باید برای شما کارآمد باشد و نه برعکس. به این لیست تنها به عنوان یک ابزار نگاه کنید و نه یک فرمانده.

بهترین راه نوشتن لیست انجام امور، تمرین کردن و کسب تجربه از طریق امتحان کردن روش های مختلف است که در نهایت می توانید یک برنامه متناسب با ویژگی ها و شرایط خاص خود بنویسید.