مدیریت رویدادهای سخنرانی
مدیریت رویدادهای سخنرانی و یادگیری استراتژی های مربوطه تاثیر بسزایی در ارائه یک سخنرانی موفق و کاهش استرس سخنرانی دارد.
این صفحه یکی از گام های مهارت سخنرانی را ارائه می دهد. اگر جلسات گذشته را مطالعه نکرده اید، توصیه می کنیم با وشته ی “سخنرانی چیست؟” شروع کنید و مقاله ها را دنبال کنید تا اطلاعات لازم را در رابطه با آمادگی برای سخنرانی و مدیریت یادداشت های ارائه و سخنرانی بدست آورید.
با این نوشته از جعبه ابزار ذهنی همراه باشید تا با راه های مدیریت رویدادهای سخنرانی آشنا شوید.
مدیریت رویدادهای سخنرانی، چیدمان صندلی
اگر صندلی ها چیدمان به خصوصی ندارند، صندلی ها را می توان با توجه به اندازه اتاق و تعداد افراد مورد نظر چیدمان کرد.
صندلی ها را طوری تنظیم کنید که همه بتوانند شما را ببینند و بشنوند و هیچ مانعی برای مشاهده وسایل بصری مورد استفاده شما وجود نداشته باشد. اگر به طور کلی از پاورپوینت یا پروژکتور استفاده می کنید، سعی کنید مطمئن شوید که حتی صندلی های عقب نیز می توانند تمام صفحه را مشاهده کنند. اغلب، یک سوم پایینی صفحه نمایش توسط افراد جلویی گرفته می شود.
قبل از شروع سخنرانی، از برگذار کننده رویداد بخواهید تا صندلی ها را همانطور که شما می خواهید مرتب کنند با این حال، به یاد داشته باشید که گاهی اوقات نمی توانید هیچ نظارتی روی چیدمان صندلی فضایی که در آن صحبت خواهید کرد داشته باشید و بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که ارائه خود را با چیدمان موجود مطابقت دهید. به عنوان مثال، از قرار دادن نکات مهم در پایین اسلاید خود در صورتی که صندلی عقب ها نمی توانند آنها را بخوانند، خودداری کنید.
به موقع به محل سخنرانی برسید، زیرا دیر آمدن سطح استرس شما را افزایش می دهد. قبل از ورود حضار موارد زیر را بررسی کنید:
- صندلی شما مناسب باشد.
- محل قرارگیری پریزهای برق و کلیدهای روشنایی را یادبگیرید.
- از سالم بودن تجهیزات و وسایل بصری اطمینان یابید.
- میکروفون را بررسی کنید.
- در صورت امکان، پنج دقیقه قبل از شروع سخنرانی به سرعت یادداشت های خود را مرور کرده و تنش خود را کاهش دهید.
مدیریت رویدادهای سخنرانی، استرس سخنرانی
برای آن که استرس نداشته باشید، همیشه آمادگی و تمرین خوب ضروری است.
ارتباط با مخاطبین
اگر یک سخنرانی رسمی یا غیررسمی داشته باشید، ممکن است شخصی شما را معرفی کند. در این شرایط زبان بدن مناسبی داشته باشید، تماس چشمی با مخاطبین را فراموش نکنید و از معجزه ی لبخند زدن غاقل نشوید.
در صورتی که توسط شخص دیگری معرفی شدید در ابتدای سخنرانی از آن فرد تشکر کنید.
در صورتی که سخنرانی کوچکی دارید یا سخنران یک رویداد بسیار غیر رسمی هستید، همیشه برای ارائه مطالب خود بایستید. به خاطر داشته باشید که سر خود را بالا نگه دارید و در تمام طول مدت ارتباط چشمی با مخاطب داشته باشید. مراقب روحیه و واکنش مخاطبین خود باشید.
صدا و زبان
جذب علاقه و اشتیاق مخاطبین در کل نه تنها به محتوا، بلکه به نحوه سخنرانی و فن بیان شما نیز بستگی دارد.
به یاد داشته باشید که جنبه های زیر در کنترل صدا مهم هستند:
- حجم: برای شنیدن
- وضوح: قابل درک بودن
- تنوع: برای جذب مخاطب
خیلی سریع صحبت نکنید و به یاد داشته باشید که گاهی اوقات مکث کنید تا مخاطب بتواند اطلاعات را دسته بندی کند.
از زبانی که به راحتی قابل درک است استفاده کنید و سعی کنید از کلیشه ها و اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید. اگر صادقانه صحبت کنید، ارتباط با مخاطب به سرعت برقرار خواهد شد.
مدیریت سیستم های صوتی و میکروفون
اگر نیاز به استفاده از میکروفون و سیستم های صوتی در جلسه سخنرانی دارید، چند نکته را باید به خاطر بسپارید:
- پیشاپیش سعی کنید زمان اتصال به میکروفون و همچنین زمان روشن و خاموش شدن میکروفون را دریابید.
- همچنین از قبل بررسی کنید که میکروفون سیم دار است یا بی سیم. میکروفون بی سیم این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا در طول سخنرانی حرکت کنید. بنابراین بر نحوه برنامه ریزی ارائه شما تأثیر می گذارد.
- ارزش این را دارد که حداقل یک جیب در لباس خود داشته باشید تا بتوانید میکروفون را روی آن بچسبانید. زنان بهتر است از گوشواره های مجلل یا جواهرات سنگین خودداری کنند زیرا اگر میکروفون به خود وصل کنند، گوشواره ها و جواهرات با میکروفون برخورد کرده و سروصدا ایجاد می کند.
- سعی کنید صدای معمولی خود را حفظ کنید. آرام و واضح صحبت کنید، زیرا ممکن است صدای شما توسط سیستم صوتی مخدوش شود.
- مطمئن شوید که نحوه روشن و خاموش کردن میکروفون را در صورت بروز هرگونه مشکل در حین ارائه، می دانید. پس از اتمام کار، خودتان آن را خاموش کنید.
- صدای سرفه یا عطسه از طریق میکروفون وحشتناک به نظر می رسد. اگر نیاز به انجام هر یک از این کارها دارید، قبل از آن از میکروفون دور شوید.
موقعیت و زبان بدن
موقعیت شما به این معناست که آیا ترجیح می دهید یکجا ساکن باشید یا در طول سخنرانی حرکت کنید، موقعیت شما تأثیر زیادی بر مخاطب و عکس العمل آن نسبت به شما دارد.
به عنوان مثال، اگر پشت یک منبر بایستید، بیشتر بدن شما برای مخاطبان شما مخفی خواهد بود و در نتیجه خواندن زبان بدن شما بسیار سخت است.
اگر سیستم صوتی شما کار نمی کند، آن را برای مخاطبان خود توضیح دهید. ممکن است احساس کنید دست و پاچلفتی به نظر می رسید، اما حقیقت این است که حداقل آنها می فهمند که با مخاطبین صادقانه برخورد می کنید.
مراقب عادات بد زیر باشید که ممکن است هنگام تجربه ی استرس و اضطراب رخ دهنذ:
- در حین صحبت، بدون اینکه به میز یا منبر آویزان شده یا سعی کنید پشت آن پنهان شوید، با صدای بلند و رسا صحبت کنید. اگر از تصاویر ورقه ای استفاده می کنید، آنها را در دستان خود تکان ندهید بلکه برگه ها را یک دست نگه دارید و با دست دیگر به آن اشره کنید.
- از گذاشتن دست ها در جیب خود اجتناب کنید، زیرا ممکن است با محتویات داخل جیب خود بازی کنید و باعث حواس پرتی مخاطبین شوید.
- سعی کنید از یک پا به پای دیگر نپرید یا به سمت عقب و جلو روی پای خود حرکت نکنید.
- به یک نفر در اتاق خیره نشوید و با سقف یا زمین صحبت نکنید زیرا این کار یعنی مخاطبین را نادیده می گیرید.
- با خودکار، دکمه، جواهرات، کراوات یا موهای خود بازی نکنید.