تصمیم گیری گروهی و مزایای آن
تصمیم گیری گروهی نوعی فرایند مشارکتی است، به این معنی که چندین نفر به اتفاق یکدیگر به بررسی ابعاد مختلف موضوع یا مشکلی خاص می‌پردازند و سعی می‌کنند تا با ارزیابی انتخاب‌های جایگزین به مناسب‌ترین راه‌حل ممکن برسند. تعداد نفرات شرکت‌کننده در تصمیم گیری های گروهی بسته به شرایط می‌تواند متغیر باشد، اما معمولا در حدود دو تا هفت نفر است. افراد گروه شاید از لحاظ ویژگی‌های جمعیتی (ویژگی‌هایی مانند سن، جنسیت، نژاد یا سطح تحصیلات) به همدیگر شبیه یا با یکدیگر متفاوت باشند. جلسات تصمیم گیری های گروهی ممکن است نسبتا غیررسمی یا رسمی و به‌منظور یک هدف مشخص برگزار شوند. فرایند اتخاذ تصمیم نیز می‌تواند بدون‌ساختارِ مشخص یا ساختاریافته باشد. عواملی از جمله ماهیت و ترکیب‌بندی، اندازه، آرایش جمعیتی، ساختار و هدف گروه تا حدودی بر طرز عملکرد اعضا مؤثرند. همچنین از نقش تأثیرگذار موانع خارجی نظیر محدودیت زمان یا اختلاف اهداف روی پیشرفت و کارایی تصمیم گیری های گروهی نباید غافل شد. البته، توجه داشته باشید که تصمیم گیری گروهی با تصمیم گیری تیمی متفاوت است. در ادامه قصد داریم ضمن معرفی این تفاوت به تشریح روش‌ها و ویژگی‌های تصمیم گیری گروهی بپردازیم.
تصمیم گیری گروهی چه تفاوتی با تصمیمگیری تیمی دارد؟
بسیاری از تصمیمات اساسی در مشاغل سازمانی در نتیجه‌ی فرایند تصمیمگیری گروهی گرفته می‌شوند. اما گروه، تنها مدل کارِ گروهی نیست و باید از مفاهیمی مانند تیم، کار تیمی و تیم‌های خودگردان متمایز شود. دو عبارت «کار گروهی» و «کار تیمی» معمولا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، درحالی که کارشناسان این حوزه معتقدند کار گروهی با کار تیمی متفاوت است، زیرا تیم‌ها دسته‌جمعی‌تر کار می‌کنند و سطح مشارکت‌شان خیلی بالاتر است. طبق تعریف جان کَتسِنبَک (Jon Katzenbach) و داگلاس اِسمیت (Douglas Smith)، مشخص‌ترین تفاوت‌های تصمیمگیری گروهی و تیمی عبارتند از:
- در گروه فقط یک نفر رهبری می‌کند، اما در تیم‌ها شاهد رهبری مشارکتی هستیم.
- اعضای گروه دارای مسئولیت‌پذیری فردی هستند، اما در تیم‌ها مسئولیت‌پذیری فردی و جمعی وجود دارد.
- میزان کارایی در گروه با روش‌های غیرمستقیم ارزیابی می‌شود، اما سنجش کیفیت عملکرد در تیم بهصورت مستقیم و از طریق بررسی محصول کار جمعی انجام می‌گیرد.
- گروه‌ها معمولا اجرای تصمیمات اتخاذ شده را بعد از بحث و تبادل‌نظر درباره‌ی موضوع یا مشکل تحت بررسی و اتخاذ تصمیم، به افراد دیگری محول می‌کنند، اما اجرای تصمیمات توافق‌شده در تیم توسط خودِ اعضا انجام می‌‌پذیرد.
روش‌های تصمیم گیری گروهی
روش‌ها و فرایندهای مختلفی برای تصمیمگیریهای گروهی وجود دارد. هریک از این روش‌ها با ویژگی‌های خاص خودشان به‌طریقی متفاوت موجب تقویت فرایند تصمیمگیری می‌شوند. در ادامه با ما همراه باشید تا با برخی از رایج‌ترین روش‌ها و تکنیک‌های تصمیم‌گیریِ گروهی آشنا شوید.
۱. سیال‌سازیِ ذهن
در روش سیال‌سازیِ ذهن، اعضای گروه بهصورت شفاهی در مورد ایده‌ها یا راهکارهای جایگزین صحبت می‌کنند. جلسات سیال‌سازیِ ذهن معمولا چندان ساختاریافته نیستند. موضوع مورد بحث باید با جزئیات لازم توضیح داده شود تا اعضای گروه بتوانند به درک نسبتا کاملی از ابعاد مختلف قضیه برسند. رهبر گروه که به او «آسان‌ساز» نیز گفته می‌شود (یعنی کسی که همکاری بین اعضای گروه را تسهیل می‌کند)، نظرات تک‌تک اعضا را می‌پرسد و پیشنهادات مطرحشده را روی تخته‌ای که در مقابل دید همه‌ی اعضا قرار دارد، می‌نویسد. دقت داشته باشید که مرحله‌ی «جمع‌آوری پیشنهادات» با مرحله‌ی «ارزیابی پیشنهادات» کاملا متفاوت است. در مرحله‌ی جمع‌آوری پیشنهادات، هیچ‌یک از اعضا اجازه ندارند پیشنهادات همدیگر را تا زمانی که تمامی نظرات مطرح نشده‌اند، ارزیابی کنند. بعد از اینکه همه‌ی اعضای گروه نظرات‌شان را به اشتراک گذاشتند و دیگر هیچ پیشنهاد جدیدی وجود نداشت، اکنون می‌توان فرایند ارزیابی کارآیی پیشنهادات مطرحشده را آغاز کرد. هرچند که سیال‌سازیِ ذهن روش مناسبی برای جمع‌آوری پیشنهادات مختلف درباره‌ی موضوع یا مشکلی خاص است، اما لزوما روش قدرتمندی جهت ارزیابی پیشنهادات مطرحشده یا انتخاب راهکار نیست.
از جمله دشواری‌های روش سیال‌سازیِ ذهن این است که، علی‌رغم ممنوعیت قضاوت ایده‌ها در مرحله‌ی جمع‌آوری پیشنهادات، برخی افراد به علت ترس از قضاوت‌شدن یا مورد تمسخر قرار‌گرفتن تمایل کافی به مطرح کردن نظرات‌شان نشان نمی‌دهند. در سال‌های اخیر، بعضی از گروههای تصمیمگیری به‌منظور حل این مشکل به استفاده از نوع مجازیِ روش سیال‌سازیِ ذهن روی آورده‌اند. در این روش خاص، اعضای گروه می‌توانند پیشنهادات خود را از طریق ایمیل یا تالارهای گفت‌و‌گوی آنلاین به اشتراک بگذارند. این روش به کاربران امکان می‌دهد که پیشنهادات‌شان را بهصورت ناشناس ارسال کنند و به این ترتیب، نظرات منحصربه‌فرد و ایده‌های خلاقانه‌ی خود را بدون ترس از قضاوت دیگران به اشتراک بگذارند.
۲. مناظره‌ی استدلالی
مناظره‌ی استدلالی نوعی تکنیک تصمیم گیری گروهی است که به بررسی همه‌جانبه‌‌ی تمامی پیشنهادات مطرحشده تأکید دارد. در این روش، ابتدا اعضای گروه به دو دسته‌ی مخالف تقسیم می‌شوند تا در مورد مزایا و معایب راه‌حل‌ها یا تصمیمات مطرحشده به بحث و تبادل‌نظر بپردازند. در روش مشابه دیگری که «آدم مخالف‌خوان» نامیده می‌شود، یک نفر از اعضا باید مشکلات نهفته‌ی تصمیمات پیشنهادی را برای سایر اعضا روشن کند. هدف نهایی هر دو روش این است که گروه از همه‌ی پیامدهای تصمیمات خود آگاه شود.
۳. تکنیک گروه اسمی
تکنیک گروه اسمی نوعی فرایند تصمیمگیری ساختاریافته است که اعضای گروه را به فهرست کردن ایده‌ها یا پیشنهادات‌شان ملزم می‌کند. معمولا از اعضا خواسته می‌شود که فهرست خود را بهصورت انفرادی تهیه کنند. بعد از اینکه هریک از اعضا فهرست پیشنهادی‌شان را نوشتند، همگی باید تک‌تک مواردی را که فهرست کرده‌اند به نوبت مطرح کنند. یک نفر نیز باید تمامی موارد مطرحشده را روی تخته بنویسد. معمولا صحبت‌های هریک از اعضا در این مرحله فقط در حد توضیح ایده‌ها و پیشنهادات است، اما هیچ‌کس نباید موارد مطرحشده را هنوز ارزیابی یا قضاوت کند. بعد از اینکه تمامی نظرات به اشتراک گذاشته شدند، گروه باید موارد مطرحشده را به بحث بگذارد و بر اساس درجه‌ی کارایی رتبه‌بندی کند. در این روش نیز درست مانند روش سیال‌سازیِ ذهن ممکن است برخی اعضا به علت ترس از قضاوت دیگران از به اشتراک‌گذاری پیشنهادات خود دریغ کنند. در تحقیقات تجربی درباره‌ی تصمیمگیریهای گروهی شواهدی به‌دست آمده است که نشان می‌دهد تکنیک گروه اسمی در جمع‌آوری پیشنهادات اعضا در مقایسه با روش سیال‌سازیِ ذهن نسبتا کارآمدتر است.
۴. تکنیک دِلفی
تکنیک دلفی نوعی فرایند تصمیم گیری گروهی است که به‌ویژه وقتی اعضای گروه در یک مکان حضور فیزیکی ندارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکنیک توسط شرکت آمریکایی رَند (Rand Corporation) که یک اتاق‌ِفکر غیرانتفاعی در زمینه‌ی سیاست خارجی است، توسعه و تکامل یافت. اعضای گروه در این تکنیک معمولا به‌خاطر دانش یا تجربه‌ی خاص‌شان گلچین‌شده هستند. در این تکنیک، هریک از اعضا باید ایده‌ها و راهکارهای پیشنهادی خود را طی مراحل متوالی از طریق ایمیل، فکس یا تالارهای گفت‌و‌گوی آنلاین و بولتن‌های الکترونیکی به اشتراک بگذارند. در پایانِ هر مرحله، اعضای گروه می‌توانند سؤالات‌شان را از یکدیگر بپرسند و پیشنهادات مطرحشده را به طریقی طبقه‌بندی کنند. اعضا پس از چند نوبت بحث و بررسی نهایتا به یک تصمیمگیری اجماعی در خصوص مناسب‌ترین راهکار ممکن خواهند رسید.
مزایا و معایب تصمیمگیری گروهی
میزان اثربخشی تصمیمگیریهای گروهی به عوامل مختلفی بستگی دارد. هرگز بدون در نظر گرفتن عوامل تأثیرگذار نمی‌توان گفت که تصمیم گیری گروهی بهتر یا نامطلوب‌تر از تصمیمگیری انفرادی است. برای مثال، با توجه به افزایش تنوع جمعیتی در میان نیروی کار، تحقیقات بسیاری با موضوع «تأثیر تنوع جمعیتی بر اثربخشی عملکرد گروه‌ها» انجام گرفته است. به‌طور کلی، شواهد نشان می‌دهد که این تنوع بسته به موقعیت می‌تواند مثبت یا منفی ظاهر شود. گروههای دارای تنوع جمعیتی شاید در مراحل ابتدایی تشکیلِ گروه مجبور شوند که بر موانع اجتماعی غلبه کنند. چاره‌جویی برای این قبیل دشواری‌ها معمولا از سرعت پیشرفت گروه می‌کاهد. البته در بعضی تحقیقات نیز مشاهده شده است که چنانچه گروههای دارای تنوع جمعیتی با روشِ کارآمدی مدیریت شوند، می‌توانند در مقایسه با گروههای همگن از لحاظ ویژگی‌های جمعیتی به میزان متنوع‌تر و باکیفیت‌تری از تصمیمات جایگزین دست پیدا کنند.
گذشته از اینکه بسیاری از عوامل موقعیتی بر میزان اثربخشی گروه‌ها مؤثرند، گفته می‌شود که برخی نقاط قوت و ضعف تصمیمگیریهای گروهی از خودِ این فرایند ناشی می‌شود و ارتباط زیادی به عوامل تأثیرگذار موقعیتی ندارد. مهم‌ترین این مزایا و معایب عبارتند از:
مزایای تصمیم گیری گروهی
در شرایط مطلوب، گروه‌ها می‌توانند از دانش و تخصص اعضا بهره ببرند و با انتفاع از توانایی‌های منحصربه‌فرد هریک از نفرات به میزان گسترده‌تری از راهکارهای مشکل‌گشا برسند. به عبارتی، گروه‌ها به علت دسترسی به تعداد زیادتری از راهکارهای پیشنهادیِ باکیفیت می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها و حل مشکلات به راهکارهای مؤثرتری دست پیدا کنند. همچنین، تصمیم گیری گروهی معمولا به ادراک جمعی در مورد نتیجه‌ی تصمیمات اتخاذ شده می‌انجامد، زیرا بسیاری از افرادی که تحت تأثیر نتیجه‌ی تصمیمات اتخاذ شده قرار خواهند گرفت، دقیقا همان‌هایی هستند که در روند تصمیمگیری شرکت داشته و نظردهی کرده‌اند. حتی شاید به همین علت در مورد تصمیمات اتخاذ‌شده احساس مالکیت کنند. این احساس مالکیت موجب پذیرش بیشتر راهکار انتخابی خواهد شد و نیز موجب می‌شود تا افراد ذی‌نفع در راستای اجرای موفقیت‌آمیز تصمیمات گروه با مسئولیت‌پذیری بیشتری عمل کنند.
معایب تصمیم گیری گروهی
تصمیمگیری گروهی دارای معایب نهفته‌ی بی‌شماری است. معمولا گروه‌ها در مقایسه با کسانی که انفرادی تصمیم می‌گیرند، دیرتر به یک تصمیم مشخص می‌رسند و به همین علت، تصمیمگیری گروهی در مواقعی که فورا باید در مورد موضوعی خاص تصمیم گرفته‌شود، بسیار دشوار و چالش‌برانگیز است. «گروه‌اندیشی» از جمله رایج‌ترین مشکلات تصمیمگیریهای گروهی به‌شمار می‌رود. طبق تعریف ایروینگ یانیس (Irving Janis) در کتاب «قربانیان گروه‌اندیشی» که در سال ۱۹۷۲ به‌چاپ رسید، اصطلاح گروه‌اندیشی عبارت است از «زوال بازده‌ی ذهنی، واقعیت‌آزمایی و قضاوت اخلاقی در نتیجه‌ی فشارِ درون‌گروهی». گروه‌اندیشی زمانی اتفاق می‌افتد که اعضا در پذیرش و پیروی از آنچه دیدگاه غالب و سلطه‌جو در گروه به نظر می‌رسد، تحت فشار قرار می‌گیرند. در نتیجه، نظر اکثریت که در تضاد با دیدگاه تحمیل‌شده است، سرکوب می‌شود و راهکارهای جایگزین به طریقی که شایسته است، مورد بررسی تمام‌و‌کمال قرار نمی‌گیرند.
تحقیقات نشان داده است که ویژگی‌های خاص تصمیم گیری های گروهی از عوامل ایجاد گروه‌اندیشی است. در وهله‌ی نخست، گروه‌ها باید قبل از آغاز روند تصمیمگیری در مورد چگونگی فرایند ارائه و ارزیابی پیشنهادات با یکدیگر به توافق برسند. در غیر این‌صورت، ممکن است بعضی از پیشنهادات احتمالی بررسی و بعضی دیگر به‌قدر کافی مورد توجه قرار نگیرند. روش‌های رسمی‌تر تصمیمگیری گروهی مانند سیال‌سازیِ ذهن یا تکنیک گروه اسمی به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که اعضا بتوانند پیشنهادات مختلفی مطرح کنند و همه‌ی پیشنهادات نیز آن‌طور که شایسته است، بررسی شوند تا از مخاطرات تاثیرپذیری ناشی از گروه‌اندیشی کاسته شود. دقت داشته باشید که اگر رهبر گروه بر سایر اعضا چیره شود و طوری قدرت‌نمایی کند که دیدگاه خودش را به سایر اعضا بقبولاند، اعضا ممکن است خیلی زود با دیدگاه تحمیلی رهبر گروه موافقت کنند. علاوه بر اینها، هرگاه اعضای گروه تحت فشار استرس یا محدودیت زمانی باشند، احتمال بروز پدیده‌ی گروه‌اندیشی افزایش می‌یابد. همچنین تحقیقات نشان داده است که گروههای بسیار منسجم، بیشتر در معرض گروه‌اندیشی قرار دارند.
«قطبش‌گری گروه» یکی دیگر از معایب نهفته‌ی تصمیمگیری گروهی است که به تمایل گروه به اتخاذ جمعی راه‌حل‌های افراطی‌تر گفته می‌شود. پدیده‌ی «تغییر موضع مخاطره‌آمیز» از جمله نمونه‌‌های قطبش‌گری گروه است. این پدیده زمانی اتفاق می‌افتد که تصمیم اتخاذ شده در گروه در مقایسه با تصمیمات انفرادی درباره‌ی همان موضوع یا مشکل مخاطره‌آمیزتر باشد. علت این پدیده آن است که گاهی‌اوقات اعضای گروه به‌هنگام اتخاذ تصمیم جمعی، به اندازه‌ی کافی در قبال پیامدهای این تصمیم احساس مسئولیت و تعهد نمی‌کنند.
تصمیمگیری گروهی یکی از حقایق زندگی سازمانی است. بسیاری از افراد حداقل بخشی از اوقات کاری خود را در جلسات تصمیمگیری گروهی سپری می‌کنند. از همین رو، تصمیمگیری گروهی هرساله به موضوع اصلی صدها تحقیق علمی تبدیل می‌شود. علی‌رغم مطالعات انبوهی که در این زمینه انجام شده است، این موضوع هنوز جای کار دارد و تحقیقات در مورد شناسایی فرایندهایی که موجب بهبود بهره وری و اثربخشی گروه‌ها می‌شوند، هم‌چنان ادامه خواهد داشت. همچنین انتظار می‌رود که در مطالعات آینده به نقش ویژگی‌های درون‌گروهی مانند تنوع جمعیتی و شناختی و نیز موانع خارجی تاثیرگذار با تمرکز بیشتری پرداخته شود.