اخبار و جشنواره ها

اصول و قواعد مکاتبات تجاری

ممکن است تصور کنید مکاتبات تجاری همیشه با دقت کامل نگاشته می شوند اما حقیقت این است که اغلب اشتباهاتی مانند غلط املایی، کلمات نادرست و اشتباه دستوری در آن ها به چشم می خورد. در این مقاله به راحتی مراحل بهبود مهارت نگارش مکاتبات تجاری را خواهید آموخت.

مکاتبات تجاری

1. ابتدا مخاطبان خود را بشناسید

اغلب نوشته های ما به دلیل نامناسب بودن مشکل ساز می شوند. ما ایمیل های پیچیده می نویسیم، قالب بندی ضعیف برای گزارشات انجام می دهیم و در کل سعی نمی کنیم ارتباط دوستانه ای با خواننده محتوا برقرار کنیم.

آگاهی از هدف یک نوشته، به شما جهت می دهد. مکاتبات تجاری باید از قالب خاصی پیروی کنند. به عنوان مثال، یک ایمیل درون سازمانی، باید کوتاه و غیر رسمی باشد اما یک ایمیل برای مشتری مشتری یا کنفرانس با پاورپوینت باید از دستورالعمل های مودبانه، واضح و مختصر پیروی کند.

مخاطبان شما باید قطب نمای شما باشند. با در نظر گرفتن آنچه گیرنده به دنبال یادگیری است، مسیرهای احتمالی نوشته خود را کمتر می کنید.

سبک، لحن و واژگان استفاده شده باید با مخاطب و موقعیت شما مطابقت داشته باشد.

موضوع فقط مناسب بودن و اثربخشی محتوا نیست، بلکه درباره انعطاف پذیری شما برای برقراری ارتباط مناسب با مخاطبان مختلف، همدلی با آنها و در نتیجه برقراری ارتباط در طول موج مناسب و موثر است.
 برای اطلاعات بیشتر “مخاطب نوشته شما کیست؟” را مطالعه کنید.

2. بر محتوا و سبک نوشته تمرکز کنید

آیا مکاتبات تجاری شما بر اساس ویژگیها و قوانین اساسی زیر تنظیم شده اند؟
  • زبان ساده

با اجتناب از صفات، استفاده از جملات معلوم و انتخاب کلمات کوتاه و رایج، محتوای دوستانه برای خوانندگان ایجاد کنید. هدف شما این است که نقطه نظرات خود را بدون زحمت و در اسرع وقت بیان کنید.

نوشته های تجاری
  • اختصار و کوتاه نویسی

مکاتبات تجاری باید مختصر باشند. مخاطبان شما این شکیبایی را ندارند که چندین صفحه گزارش را مرور کنند تا اطلاعات مورد نظر خود را بدست آورند. به مخاطبان خود احترام بگذارید ؛ آنها باید بتوانند به راحتی به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند.

  • تفکیک نظر شخصی از واقعیت

این دو وجه از ارتباطات باید به طور واضح در مکاتبات تجاری از هم تفکیک شوند. اطمینان حاصل کنید که خواننده می تواند با اطمینان بگوید که چه چیزی واقعیت دارد یا صرفاً دیدگاه شماست. به این ترتیب از سوء تفاهم جلوگیری و ابهام زدایی می کنید.

  • مشخص کردن هدف

هر یک از مکاتبات تجاری باید هدف مشخصی داشته باشد. سعی کنید از این هدف منحرف نشوید.

اگر در حال ارسال نامه پیگیری به همکار خود در مورد گزارش وظایف هستید، سه درخواست غیر مرتبط دیگر را در یک ایمیل وارد نکنید.

3. قالب بندی مکاتبات تجاری

هر بخش از نوشته باید به درستی قالب بندی شود تا حداکثر کارایی را داشته باشد. از عنوان ها ، نقاط گلوله ای(bullet point)، شماره گذاری و سایر ویژگی های قالب بندی (برجسته کردن، مورب، رنگ های مختلف) استفاده کنید تا مطمئن شوید خواننده می تواند از طریق متن شما به راحتی مطالب مورد نیاز را جستجو کند.
اما زیاده روی نکنید! بسیاری از عناصر بصری حواس پرت کننده تمرکز پیام شما را از بین می برد.
این کار برای همه نوشته ها صدق می کند. قالب بندی در ایمیل، گزارش و ارائه، به نوشته ی شما کمک می کند تا روشن و کاربرپسند شود.

4. ویرایش کردن

اولین پیش نویس شما، محصول نهایی شما نیست. در مکاتبات تجاری تا زمانی که به یک نسخه آبرومندانه دست پیدا نکرده باشید، آن را چندین بار ویرایش و مرور کنید.

  • تلاش زیاد برای ایجاد یک مقاله حرفه ای باید با ویرایش کامل به پایان برسد.

اطمینان حاصل کنید که خطاهای نحوی، دستوری و تایپی را بررسی می کنید. اگر نمی توانید کار خود را ویرایش کنید، آن را به شخص دیگری بسپارید تا مطمئن شوید عاری از خطا است. 

  • می توانید از ویرایشگرهای آنلاین استفاده کنید.
  • آگاهی از کلمات غلط املایی یا ضعف های دستوری که دارید، به شما کمک می کند تا آن اشتباهات را احتمال دهید و از خراب کردن نوشته ی شما جلوگیری می کند.ویرایش نوشته

5. آگاهی از نگرش و دیدگاه خود

این جنبه ای است که به ندرت در مکاتبات تجاری تأکید می شود. شناخت مخاطبان و آنچه از شما می خواهند کافی نیست. بسیار مهم است که شما همچنین لایه های مختلف معنایی را که نوشتی شما منتقل می کند، بدانید. 

انتخاب کلمه، ساختار جمله، دیدگاه ها و عبارات همگی بیش از آنچه تصور می کنید نگرش و دیدگاه شما را نسبت به آنچه می نویسید آشکار می کند.
نگرش “شما” جنبه ای از مکاتبات تجاری است که باید مورد توجه قرار گیرد. این نشان می دهد که نوشته ی شما باید به جای دیدگاه شما، دیدگاه خواننده را بپذیرد.

با پذیرش دیدگاه گیرنده، به احتمال زیاد بازخوردهای مثبت دریافت می کنید. وقتی خواننده نقطه کانونی است، آنگاه بیشتر مشتاق است که به آنچه شما از او می خواهید عمل کند. نگرش شما بیشتر از آنکه به خواننده انگیزه بدهد تا به خواسته ی شما عمل کند، باعث می شود اعتماد بیشتری به شما نشان دهد. 

رعایت این اصول ممکن است سخت به نظر برسد اما ارزش آن را دارد که روی این پنج نکته تمرکز کرده و مهارت های نوشتاری کسب و کار خود را تقویت کنید. مزایای این کار بسیار است ؛ به راحتی می توانید افکار خود را بیان کنید و مردم بیشتر به درک و در نظر گرفتن ایده های شما خواهند پرداخت.
ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.