گام به گام فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی
جذب و استخدام چیست؟
فرایند جذب و استخدام یکی از وظایف اصلی بخش منابع انسانی است. این فرآیندی است که شامل همه چیز از شناسایی، جذب، غربالگری، فهرست کردن، مصاحبه، تست، انتخاب و استخدام کارکنان است. تیم های استخدام بسته به اندازه یک سازمان می توانند بزرگ یا کوچک باشند. با این حال، در سازمان‌های کوچک‌تر، استخدام معمولاً به عهده یک مدیر استخدام است.
بسیاری از سازمان‌ها نیازهای استخدامی خود را به سازمان ها یا سایتهای دیگر می سپارند. در حالی که برخی از شرکت‌ها برای جذب استعدادها برای موقعیت‌های جدید منحصراً به تبلیغات، تابلوهای و کانال‌های رسانه‌های اجتماعی متکی هستند. بسیاری از شرکت های امروزی از نرم افزارهای استخدام برای موثرتر و کارآمدتر کردن فرآیند استخدام خود استفاده می کنند.
فرایند استخدام و جذب شامل تمام مراحلی است که شما را از شرح شغل به انتخاب و استخدام می رساند؛ از جمله درخواست اولیه، غربالگری (از طریق تلفن یا مصاحبه ویدیویی)، مصاحبه های حضوری، ارزیابی ها، بررسی پیشینه و سوابق، و تمام عناصر دیگرکه برای استخدام درست بسیار مهم است.
اهمیت فرایند جذب و استخدام
هر فرایند جذب و استخدام بدون خطایی معمولاً در جهت جذب نامزدهای واجد شرایط و تشویق حداکثری جویندگان کار برای درخواست آن کار است. چنین فرایندی امکان ایجاد مجموعه بزرگی از کارجویان با استعداد را در یک بازار کار فشرده فراهم می‌کند و زمان لازم برای یافتن متقاضی ها و پر کردن نقش‌ها برای نیازهای حال و آینده شرکت را به حداقل می‌رساند. یک فرآیند استخدام برنامه ریزی شده و مدبرانه به تیم استخدام کمک می کند تا کاندیداهای مناسب را سریعتر فیلتر کند و در عین حال بر جذب نامزدهای واجد شرایط متمرکز بماند. فرآیند استخدام نه تنها نشان دهنده حرفه ای بودن شرکت است، بلکه به جذب نامزدهای مناسب کمک می کند و در عین حال در زمان و هزینه صرف شده برای شناسایی جذب و حفظ استعدادها صرفه جویی می کند.
مراحل جذب و استخدام
کارکنان مهمترین دارایی یک کسب و کار هستند. آنها در خدمت ایجاد یا ارتقاء فرهنگ سازمان هستند و به طور قابل توجهی بر موفقیت یک تجارت تأثیر می گذارند. در شرایط اقتصادی چالش برانگیز، هزینه استخدام پرسنل ناکارآمد ممکن است برای سودآوری یک سازمان مضر باشد. یک فرایند جذب نیروی انسانی مؤثر و کامل مستلزم آن است که کارفرما با دقت بااستعدادترین کارکنانی را انتخاب کند که به نفع سازمان یا کسب و کار باشد. ما در گام هایی که در ادامه خواهیم گفت این مراحل را کامل به شما آموزش می دهیم و استخدام کارکنان را برای شما آسان کرده ایم.
در اینجا 7 مرحله یک فرایند جذب و استخدام اصولی را خواهیم گفت:
1. شناسایی نیازهای استخدام
خواه یک فرصت شغلی تازه شکل گرفته باشد یا تازه خالی شده باشد، اگر در وهله اول ندانید به چه چیزی نیاز دارید، نمی توانید آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید. بنابراین، فرآیند استخدام شما باید با شناسایی موقعیت های خالی موجود و سپس تجزیه و تحلیل مشخصات شغلی از جمله دانش، مهارت ها و تجربه مورد نیاز برای این نقش آغاز شود. در اینجا نحوه تعیین نیازهای استخدامی آورده شده است:
مشخص کنید که شکاف‌ها در تیم فعلی شما کجا هستند. بررسی کنید که آیا نیازهای جدیدی از نظر توانایی، عملکرد یا شخصیت دارید. از خود بپرسید که آیا به کسی نیاز دارید که از چیزی مراقبت کند که در حال حاضر به آن پرداخته نشده است. ورودی در مقابل خروجی را دنبال کنید. ببینید آیا حجم کاری افزایش یافته است که باید با استخدام برطرف شود.
به طور منظم عملکرد را تجزیه و تحلیل کنید و لیستی از ویژگی ها، صلاحیت ها، مهارت ها و مهارت هایی که باید به تیم خود اضافه کنید از دست رفته تهیه کنید. این همچنین می تواند نشان دهنده نیازهای استخدام باشد. مراقب خروج کارکنان فعلی باشید. هر بار که متوجه شدید که واقعاً نیاز به استخدام وجود دارد، قبل از اینکه به یک موضوع مبرم تبدیل شود، اقدام کنید. فرایند جذب و استخدام با برنامه ریزی استخدام شروع می شود که شامل تجزیه و تحلیل و توصیف مشخصات شغلی، صلاحیت ها، تجربه و مهارت های مورد نیاز برای پر کردن موقعیت های باز می شود. اگر طرح استخدام به خوبی ساختار نیافته باشد، ممکن است در جذب کارمندان بالقوه از مجموعه ای از متقاضی ها شکست بخورد.
عوامل موثر بر استخدام
- اندازه سازمان
- حقوق و دستمزد
- فرهنگ کار و شرایط کاری در سازمان
- نرخ رشد سازمان
- وضعیت فعلی اشتغال در اقتصاد
2. تهیه کردن شرح شغلی
وقتی دقیقاً متوجه شدید که از نظر دانش، مهارت و تجربه به چه چیزی نیاز دارید، نوبت به تعیین وظایف و مسئولیت های شغل می رسد. تهیه یک شرح شغل جامع به شما کمک می کند تا بدانید که کارکنان بالقوه شما باید چه چیزهایی داشته باشند تا بتوانند خواسته های این نقش را برآورده کنند. مهمتر از آن، یک چک لیست یا لیستی را در اختیار مشتریان بالقوه شما قرار می دهد که می توانند قبل از درخواست، خود را با آن مقایسه کنند. این ابزاری است برای فیلتر کردن رزومه های دریافتی از متقاضیان. شرح شغل باید شامل تمام موارد زیر باشد و می تواند به هر اندازه که می خواهید جامع باشد:
- نام و توضیحات شرکت
- عنوان شغلی
- وظایف و مسئولیت
- صلاحیت و مهارت
- محل کار
- مزایای کاری
- ارزشهای اصلی
- مجموعه مهارت های خاص، دانش، تجربه یا آموزش مورد نیاز برای کار
- ویژگی هایی که داشتن آنها خوب است و یک مزیت اضافی محسوب می شود
3. برنامه ریزی برای پیدا کردن متقاضی
استخدام داخلی:
زمانی که استخدام‌کنندگان از منابع داخلی سازمان برای استخدام استفاده می‌کنند، انگیزه کارمندان موجود برای بهره‌وری بیشتر است و رضایت شغلی و احساس امنیت آنها را به حداکثر می‌رساند. جذب نیرو از طریق منابع داخلی همچنین نرخ فرسایش را همراه با هزینه و تلاش کاهش می دهد.
انتقال شغل
استخدام‌کننده می‌تواند با انتقال یک کاندیدای مناسب از داخل سازمان، یک جای خالی را بدون تغییر در نقش، وضعیت یا حقوق کارمند، در محل دیگری پر کند.
ارتقاء شغلی
جای خالی را می توان با پیشنهاد یک کارمند با عملکرد بالا برای تصدی یک موقعیت ارشد در سازمان برای رسیدگی به مسئولیت های اضافی همراه با افزایش حقوق پر کرد. ترفیع ها انگیزه کارمندان را برای عملکرد بهتر و همچنین کاهش نرخ فرسایش ایجاد می کند.
تنزل شغل
بسته به عملکرد کارکنان، گاهی اوقات مدیریت باید تصمیم بگیرد که موقعیت افراد کم کار را کاهش دهد. سپس این کارمندان منبعی برای پر کردن پست های پایین تر می شوند.
کارمندان موجود
کارمندان سازمان شما می توانند این خبر را منتشر کنند و در رسانه های اجتماعی خود بازگو کنند تا به شما کمک کنند جای خالی خود را پر کنند. داشتن یک برنامه ارجاع کارمند که در آن کارمندان برای آوردن نامزدهای مناسب تشویق می شوند نیز می تواند به تسریع روند استخدام کمک کند.
کارمندان بازنشسته
در مواقع اضطراری یا یک پروژه حیاتی، کارمندان بازنشسته نیز می توانند برای مدت کوتاهی برای پر کردن یک موقعیت دعوت شوند تا نامزد مناسب پیدا شود.
متقاضیان قبلی
نگه داشتن متقاضیانی که قبلاً درخواست داده اند و اولین بار نتوانسته اند در پروژه باشند، پایگاه داده ای پرمحتوایی را ایجاد می کند. برای همین اطلاعات متقاضیان قبلی را نگه دارید.
استخدام خارجی:
استخدام از طریق منابع خارجی، دامنه وسیع تری را برای انتخاب از بین تعداد زیادی از نامزدهای واجد شرایط ارائه می دهد. این فرآیند حتی برای نیازهای انبوه بسیار سریعتر است و در عین حال احتمال جانبداری را از بین می برد.
آگهی ها
تبلیغات به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا هویت برندی قوی بسازند که نیروی انسانی کارآمد را جذب کند. شما می توانید با استفاده از رسانه های چاپی یا استفاده از رسانه های دیجیتال برای نتایج بهتر با هزینه کمتر، با رویکرد سنتی پیش بروید.
پورتال های شغلی
با استفاده روزافزون از اینترنت، پورتال های شغلی نقش مهمی در ارتباط شرکت ها با نامزدها ایفا می کنند. این پورتال ها یک پلت فرم ارجح برای جویندگان کار هستند که به دنبال چشم انداز شغلی بهتری هستند، بنابراین منبعی عالی برای استخدام کنندگان هستند تا از استعدادهای برتر صنعت استفاده کنند. در بسیاری از سایت ها می توانید مشخصات کارجویان را ببینید.
شبکه های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی مکانی برای یافتن افراد واجد شرایط و بالقوه هستند و به عنوان یک استخدام‌کننده این مجموعه عظیم استعداد را از دست ندهید. لینکدین، اینستاگرام و توییتر با مجموع تعداد کاربران 535 میلیونی، فرصتی عالی را در اختیار شما قرار می‌دهند تا در نهایت به نامزدهای بسیار ماهر و کارآمد برای شرکت خود برسید.
آژانس های کاریابی
آژانس های کاریابی راه حلی عالی برای آن دسته از مشاغل خالی هستند که به سختی پر می شوند و اغلب زمان، تلاش و منابع زیادی را می طلبند. این آژانس‌ها از ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای یافتن استعدادهای برتر برای شرکت شما سریعتر و با هزینه کمتر استفاده می‌کنند.
نمایشگاه های شغلی
نمایشگاه های کار یک رویداد عمومی یک مرحله ای است که دسترسی آسان به مجموعه ای از استعدادها را برای نیازهای عمده ارائه می دهد. آنها فرصتی را برای شما به ارمغان می آورند تا بدون نیاز به تبلیغات، بقیه را از برند خودتان آگاه کنید و همچنین می توانید با سایر شرکت های مشابه ارتباط برقرار کنید و در زمان و هزینه زیادی صرفه جویی کنید.
پارادایس هاب
قرار گرفتن در پارادایس هاب یک راه سریع و ارزان برای یافتن نامزدهای مناسب است که شایسته، پرانرژی، مشتاق و مهمتر از همه علاقه مند به کار برای شما هستند. اینها مکانی هستند که کارجویان در آنها مستقرند و یا دفتر کار مشترک با بقیه می گیرند. در ایران دانشگاه علوم تحقیقات یا پارادایس هاب قوی را ایجاد کرده است.
4. غربالگری، انتخاب نامزدها و تهیه لیست اولیه
در یک پژوهش، 55 درصد استخدام کنندگان تأیید کردند که چالش‌برانگیزترین بخش فرایند جذب و استخدام، شناسایی نامزدهای مناسب از میان تعداد زیادی از رزومه های متقاضیان است. برای پیشبرد فرآیند استخدام، باید متقاضیان را به طور مؤثر و دقیق بررسی و فهرست نهایی کنید. اینجاست که فرآیند استخدام دشوار و چالش برانگیز می شود. با دنبال کردن این چهار مرحله می توانید این مرحله استخدام را بگذرانید:
گام‌هایی برای غربال کردن مؤثر یا لیست کوتاه نامزدها:
- رزومه ها را بر اساس حداقل صلاحیت ها بررسی کنید
- سپس، رزومه‌هایی را که دارای اعتبار بالاتری هستند، با بررسی گواهینامه‌ها، تجربه مرتبط، تخصص حوزه، شایستگی‌های فنی و سایر مهارت‌های خاص مورد نیاز برای این نقش، مرتب کنید.
- سپس، نامزدهایی را فهرست کنید که هم اعتبار ترجیحی و هم حداقل شرایط را دارند.
- در نهایت، هر گونه نگرانی یا سؤال را در رزومه علامت گذاری کنید تا در طول مصاحبه روشن شود.
5. مصاحبه، از مراحل مهم فرایند جذب و استخدام
درخواست‌هایی که در فهرست نهایی قرار می‌گیرند، اکنون قبل از استخدام یا رد شدن، مراحل مصاحبه را طی می‌کنند. بسته به اندازه تیم استخدام و نیازهای استخدامی منحصر به فرد آنها، ممکن است چندین مصاحبه برای هر نامزد برنامه ریزی شود.
تماس تلفنی یا مصاحبه تصویری
این یک راه سریع، آسان و راحت برای بررسی کاندیداها و قابلیت های آنهاست. مصاحبه تلفنی یا ویدیویی همچنین اولین فرصت شما برای به جا گذاشتن اولین تأثیر ماندگار بر کارمندان بالقوه است. بنابراین، در حالی که باید اولین مصاحبه خود را کوتاه نگه دارید، مطمئن شوید که برای بررسی آنها با دانش، مهارت‌ها و تجربیات ذکر شده در شرح شغلتان وقت بگذارید. مصاحبه‌های ویدیویی به استخدام‌کنندگان اجازه می‌دهد تا فرآیند غربالگری اولیه را با حذف نیاز به تماس‌های تلفنی و کاهش تعداد مصاحبه‌های حضوری ساده‌تر کنند.
تست روانشناسی
این یک مرحله بسیار مهم در فرآیند انتخاب است، زیرا اطلاعات فاش شده از این ارزیابی به شما کمک می کند تا بدانید که آیا کارمندان بالقوه شما در طولانی مدت کارایی خواهند داشت یا خیر. این غربالگری کاملاً بی‌طرفانه است و در عین حال یک فیلتر کننده مهم است که به طور موثر مناسب مناسب برای هر شغلی را شناسایی می‌کند. تست‌های روان‌سنجی می‌توانند مدل مرجع شما برای هر موقعیت مشخصی باشند، زیرا این تست‌ها مشخصات کامل شخصیت، رفتار، انعطاف‌پذیری، استعداد، خلاقیت، مهارت‌های ارتباطی و حل مسئله را مشخص می‌کنند که برای انجام در یک موقعیت خاص مورد نیاز است. تست mbti، تست نیازهای گلاسر، تست میلون، تست MMPI، تست استرانگ و … از معروف ترین آزمون ها هستند.
برای مشاهده تست روانشناسی برای استخدام کلیک کنید.
مصاحبه حضوری
مصاحبه های شخصی و حضوری می تواند طولانی تر باشد زیرا این آخرین مرحله قبل از ارزیابی نهایی و ارائه پیشنهاد شغلی توسط استخدام کننده است. مصاحبه های نهایی ممکن است توسط مدیریت ارشد یا مدیر منابع انسانی انجام شود و معمولاً بهرایتعداد کمی از نامزدهای برجسته اتفاق می افتد. در آخر این مرحله توصیه می شود، حداقل 2 متقاضی را انتخاب کنید.
نکات مصاحبه
مصاحبه یک فرآیند دو طرفه است. در طول فرآیند، متقاضی هم ارزیابی می کند که آیا شرکت شما مناسب است یا خیر. پس مؤدب، محترمانه رفتار کنید و مزایای نقش شغلی و سازمانی را بگویید. سوالاتی را آماده کنید که به شما بینش عمیقی در مورد پیشینه حرفه ای هر متقاضی شغل بدهد
از پرسیدن سوالات انتزاعی و غیر مرتبط برای بررسی واکنش نامزد خود خودداری کنید. در عوض، سوالات خود را مرتبط با نقش نگه دارید.
6. ارزیابی و پیشنهاد کار
این مرحله نهایی فرآیند استخدام است. شما هرگز نباید این را مسلم فرض کنید که نامزد انتخابی پیشنهاد شما را می پذیرد. با این حال، اگر متقاضی با صبر و حوصله تمام مدارک را تکمیل کرده باشد و در مراحل انتخاب صبر کرده باشد، احتمال پذیرش پیشنهاد زیاد است. در این مرحله شما اطلاعات متقاضی را کاملا بررسی و تایید می کنید، سپس برای استخدام و بستن قرارداد اولیه اقدام می کنید. در این مرحله به طور شفاف در مورد موقعیت شغلی او توضیح می دهید تا رضایت نهایی او را هم بگیرید.
7. معرفی کارمند جدید
زمانی که متقاضیان پیشنهاد شغلی را می پذیرند، رسماً کارمند شرکت محسوب می شوند. تاریخ و زمان شروع کاربه کارمند اطلاع رسانی می شود. پس از انجام این کار، غربالگری قبل از استخدام که شامل آزمایش های لازم مثل آزمایش طب کار و پیشینه است، انجام می شود. پس از انجام تایید، کارمندان به سازمان معرفی می شوند. سپس فرآیند معرفی کارکنان آغاز می شود. در طی مراحل مقدماتی، معمولاً یک خوشامدگویی برای کارکنان جدید انجام می شود و سپس قرارداد کار امضا می شود.