تحول سازمان

مدیریت و نیروی انسانی خارج از اینکه چه نقشی درسازمان ایفا می نمایند و اهمیت آن چقدر است بی شک مهمترین عامل به حرکت درآوردن چرخ سازمان است و اثربخشی و کارآیی هرتغییر و تحولی بسته به نوع عملکرد مدیریت و دیگر نیروی انسانی آن دارد. نمی توان هیچ جامعه ای را پیدا نمود که نسلی از آن عیناً مانند نسل قبل زندگی کرده باشد. تغییر و تحول بطور پیوسته و مستمر در روش زندگی انسانها، سازمانها و… امر بدیهی است و مختص نقطه خاصی از جهان نیست، اما استمرار وتداوم تغییر بصورت یک اصل انکارناپذیر همواره پا برجاست. لذا اگر واحدی خود را هماهنگ با دیگر اعضاء جامعه ننماید مجبور به شکست، انحلال، ضعیف شدن و… می گردد.

تعریف تحول سازمان

• تحول را فرآيند تغيير بنيادي در فرهنگ سازمان دانسته اند.
• تحول اثربخشي سازماني از تغيير فرآيندهاي سازماني اتفاق مي افتد.
• تحول سازمان فعاليت يا تلاشي است بلند مدت که از سوي مديريت عالي حمايت و هدايت مي شود.
• تحول سازمانی عبارت است از یک فرایند برنامه ریزی شده شامل تغییر فرهنگ سازمانی بسوی فرهنگی که در آن فرایندهای جمعی و گروهی نهادینه شده اند.

تاریخچه تحول سازمانی

تحول سازمانی ، نوعی راهبرد بهسازی است که در اواخر دهه 1950 مطرح شد. اساس آن بر بینش و آگاهی های حاصل از پویایی گروهی طرح عملی مرتبط باتغییر برنامه ریزی شده استوار است. تحول سازمانی در راه تکامل خود به چاره اندیشی منسجم از نظریه ها وکاربردها رسیده است که می تواند بسیاری از مسائل مهم انسانی موجود در سازمان را حل و فصل کند. تحول سازمانی ، از تشکیلات سازمان ها و همچنین افراد درون آنها وچگونگی کارکردشان و نیز در زمینه تغییر برنامه ریزی شده ای که منجر به تربیت افراد ،گروه ها و سازمان به کارکرد بهتر می شود سخن به میان آورد. تحول در همه جا متداول بوده و از جمله موضوع های ثابت اواخر دهه 1990 و دهه اخیر می باشد.

تحول سازمانی ، نوعی راهبرد بهسازی است که در اواخر دهه 1950 مطرح شد.

• همساز کردن سازمان با نیازهای محیطی
• تغییر رفتار کارکنان و همسو ساختن آن با نیازهای نو
• افزایش سازگاری بین ساختار ، فرایندها‌، استراتژی ، افراد و فرهنگ سازمان
• ایجاد و توسعه راه حلهای نو و خلاقانه در سازمان
• توسعه توانایی نوسازی سازمان

ضرورت تحول سازمانی

• تحول و دگرگونی برای بقای سازمانی امری حیاتی است.
• با تغییرات در سیاست اقتصادی دولت ، رفتار و خواسته های ارباب رجوعان تغییر می یابد و این امر از نتیجه و لزوم هماهنگی با محیط خارج و داخل سازمانی ناشی می شود.

فرایند تحول سازمانی

رهبری در سازمان میبایست بوسیله انگیزش دادن به کارکنان در راستای ارتقای افزایش مهارت های انسانی گام بردارد.رهبران نقش اصلی را در موفقیت و شکست عملیات مربوط به تحول سازمانی ایفا نمایند.از آنجا که تحول در هر سازمانی پیچیده و زمان براست به دلیل وجود عامل انسانی یا مقاومت احتمالی آن ، رهبران نقش مهمی را در فرایندتحول ایفا می کنند.وظیفه رهبران برانگیختن افراد و گروهها به منظور پذیرش و آماده شدن برای تغییرات تند و سریع در سازمان می باشد.مهارت رهبری مدیریت می تواند به بهبود احتمال پذیرش تغییر و تحول کمک کند.این امر مهم است که چنین رفتاری در این مرحله فرایند تغییر آغاز می شود.اگر مقاومت زیادی مشاهده شود مدیریت فرصتی برای انعطاف پذیر کردن برنامه ها ایجاد می کند. رفتار رهبری در این مرحله ، با استفاده از منابع اطلاعاتی متنوع برای تبدیل هدف های کلی به اهداف ویژه آغاز می شود که در این هم بطور مستقیم توسط بخش تحت تاثیر درسازمان قابل تجزیه و تحلیل است.آگاهی نسبت به تغییر باید ایجاد شود تا گروه ها و افرادرا برای آن آماده سازد و اطمینان حاصل کند که هر عضوی از سازمان به آن اعتماددارد. بواسطه همین دلایل و اقدام ها است که تضاد ، ناآگاهی یا ترس از آن کم و یا از بین می رود. رهبران با استفاده از مهارت خود در برخورد با کادر انسانی بهترین اقدام ها را انجام می دهند تا در خصوص تغییرات یک تعهد و حمایت به وجود آورند و بتوانند بهترین تاثیر و فرهنگ سازمانی پویایی را در جهت کمک به تحقق اهداف و رسالت های سازمانی داشته باشند.

نقش منابع انسانی در تحولات سازمانی

بهبود و تحول سازمانی، چرخه چندبعدی و نویی است که گرداننده آن عوامل انسانی هستند و آنها باید با رفتار خودشان، انرژی، توان و انعطاف لازم را برای تحقق آن نشان دهند. مهمترین عامل تغییر و تحول، بلوغ رفتاری در سطوح فردی و گروهی است. در نگرش سیستمی‌، بهبود را می توان برآیند مثبت تغییراتی دانست که موجب بقاء و دوام سیستم در محیط می شود. موضوع تحول و بهبود ، جامعیت دارد و به تغییرات در بیش از یک بعد از اجزای اصلی سازمان شامل: (انسان، تکنولوژی و ساختار) گفته می شود. از آنجا که سازمانها مخلوق بشرند و نیز برای امتداد بقای آنها، انسان نقش اول را دارد، بنابراین عامل اساسی تغییر در سازمان، انسان است.

موانع تحول سازمان

موانع خرد

• تهدید منافع شخصی کارمندان:

این موضوع بیشتر در مورد کارمندان قدیمی که دانش به روزی در مورد مسایل و تکنولوژی‌های نوین ندارند صادق است. در رابطه با این گروه تغییر سازمانی قدرت و مزایای اقتصادی آن‌ها را کاهش خواهد داد. قدرتی که بیشتر ناشی از سابقه آن‌هاست نه صلاحیتشان. طبیعی است که این گروه از کارمندان به صورت ضمنی و آشکار سعی در مقابله با روند تحول سازمان خواهند داشت.غریبه بودن کارمندان با سازمان (همسو نبودن اهداف فردی و سازمانی) برعکس سازمان‌های خصوصی که کارمندان منافع خود را در گرو منافع سازمان می‌بینند و سعی در توسعه و پیشرفت سازمان خود دارند در سازمان‌های دولتی کارکنان بیشتر به دنبال اهداف فردی خود هستند و تغییر و توسعه و پیشرفت سازمانی برای آن‌ها اهمیتی ندارد. زیرا آن‌ها باور دارند که تحول سازمانت اثری در رشد و پیشرفت آن‌ها نخواهد داشت.

• عادت به انجام امور روزمره توسط کارکنان:

کارکنانی که سابقه دو- سه دهه کار در سازمان‌های دولتی را دارند و به صرف حضور در سازمان (به جای کار و تلاش بیشتر) عادت کرده‌اند نمی‌توانند منشا تغییر سازمانی باشند. این کارمندان اینرسی بالایی دارند و به سختی تغییر می‌یابند.

• کنش معطوف به قدرت در مدیران:

در جوامع جهان سوم نه تنها مسئله توسعه، بلکه هر پیشرفت و تحولی در اولویت‌های اساسی نه دولت‌ها، بلکه حتی مردم و آحاد آن قرار ندارد، بلکه مسائل و نیازهای دیگری است که در اولویت قرار می‌گیرند. یکی از این نیازها و اولویت‌ها، کنش معطوف به قدرت است. کنش معطوف به قدرت، انگیزشی بیش از پیشرفت را تهییج می‌کند. قدرتی که در سطح فردی سرکوب شده و در سطوح اجتماعی نیاز به بروز هر چه بیشتر می‌یابد و از هر فرصتی برای تجلی خود سود می‌جوید. کنش معطوف به قدرت با محور قرار دادن خود، سایر انگیزش‌ها و به خصوص اهداف، هر نوع ترقی و پیشرفتی را در اولویت‌های بعدی قرار می‌دهد تا خود که پیش از این مدام واپس زده شده اجازه ظهور یافته و اعضاء گردد. به بیان دیگر کنش معطوف به پیشرفت که اصلی‌ترین عامل انسانی در توسعه به شمار می‌رود، کنار گذاشته شده و کنش معطوف به قدرت جانشینش می‌شود. در نتیجه آنچه در کاغذها (برنامه‌ها) آماده هرگز توسط افراد تحقق عملی نمی‌یابد تا توسعه‌ای را نیز در پی داشته باشد.

• حاشیه امن زیاد برای مدیر:

ارزیابی‌های ضعیف از عملکرد مدیران سازمان‌های دولتی و وابسته نبودن حقوق آنان به عملکرد سازمان تحت سرپرستیشان موجب می‌شود که آن‌ها رغبتی به ایجاد تحول سازمانی نداشته باشند. مدیران موقعیت خود را در خطر نمی‌بینند زیرا ارگان خاصی نیست که به طور دقیق آن‌ها را مورد بازخواست قرار دهد. در شرکت‌های خصوصی مدیر باید جوابگوی سهامداران و هیئت مدیره باشد. بنابراین پیوسته به دنبال ایجاد تحول و توسعه شرکت خواهد بود.

موانع کلان

• طبیعت منزوی سازمان‌های دولتی:

سازمان‌ها برحسب طبیعت محافظه کارند و به صورت فعال در برابر پدیده «تغییر» مقاومت می‌کنند. سازمان‌ها و نهادهای دولتی همواره تمایل دارند تا کارها را بدان گونه که سال‌هاست انجام می‌دهند، ادامه دهند و هیچ اهمیتی ندارد که آیا این نوع خدمات کماکان مورد نیاز هستند یا خیر. عدم رقابت سازمان‌های دولتی با سایر سازمان‌ها دلیلی بر کم توجهی آن‌ها به مقوله تغییر سازمانی می‌باشد. در نقطه مقابل شرکت‌های خصوصی برای رشد و بقا در فضای رقابتی چاره‌ای جز تغییر و سازگاری با تحولات محیطی ندارند. البته در بخش‌هایی که سازمان‌های دولتی مجبور به رقابت با بخش خصوصی هستند (مثلاً در حوزه آموزش دانشجویان) می‌توانیم به وضوح روند تحول و توسعه سازمانی را در آن‌ها شاهد باشیم.

• عدم ثبات مدیریت:

جا بجایی‌ها و تعویض مدام مدیران جلوی تغییرات مستمر را در سازمان‌های دولتی می‌گیرد. تغییرات موضعی می‌شوند و پس از جا بجایی مدیر اوضاع به حال اولش باز می‌گردد. بدین ترتیب مدیرانی که فعال هستند هم فرصتی برای تحول سازمانشان پیدا نمی‌کنند.

• پایین بودن انتظارات مردم از سازمان‌های دولتی:

بالا رفتن توقعات مشتریان یکی از عوامل اصلی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها را به سمت تحول سوق می‌دهد. سازمان‌های دولتی کشور که سالیان دراز بهره­روی پایینی داشته‌اند به مرور توقعات مردم را نیز پایین آورده‌اند. ارباب رجوع در سازمان‌های دولتی عادت کرده‌اند که خدمات نه چندان با کیفیت را با چندین روز صف و انتظار دریافت نمایند. بدین ترتیب سازمان‌ها به نوعی باور کاذب در جلب رضایت مردم رسیده‌اند.

• توجه زیاد به برنامه ریزی و عدم توجه به اجرا و کنترل:

هر تغییر سازمانی را اگر در قالب یک فرایند در نظر بگیریم. سه مرحله برنامه ریزی، اجرا و کنترل را خواهیم داشت. سازمان‌های دولتی بیشتر انرژی خود را صرف برنامه ریزی تغییر می‌کنند و به اجرای برنامه توجه کمتری دارند. کنترل برنامه‌ها هم به نوعی حلقه مفقوده فرایند تغییر سازمانی است.

• موانع فرهنگی:

نقطه تضمین برای موفقیت در هر تحولی مهیا بودن زمینه و ‏فرهنگ سازمانی است.فرهنگی که تغییر را تشویق کند و به ایده‌ها و افکار خلاقانه پاداش دهد. در مواجهه با سازمان‌های دولتی کشور به ندرت می‌توانیم چنین فرهنگی را مشاهده نماییم؛ و چیزی که بیشتر مشهود است فرهنگ ثبات و عادت می‌باشد.

• موانع سیاسی:

رفتارهای شعار گونه و سیاست زده بودن فضای سازمان‌های دولتی مانع بزرگی در مقابل تحول سازمان‌هاست. در جو این چنین دنبال کردن برنامه‌های تحول سازمانی بعید به نظر می‌رسد. زیرا تلاش اصلی و اولویت برخی مدیران سازمان‌ها بیشتر برقراری ارتباط و تحکیم موقعیت­شان می‌باشد تا پیشرفت و توسعه سازمان.

نتیجه گیری

مدیران و رهبران باید برای تغییرات و تحول در سازمان برنامه ریزی نمایند و با همه ذینفعان تبادل نظر کنند و امور مربوط به خود را مورد بررسی قرار دهند.در غیراینصورت نیروهای بازدارنده بر نیروهای وادارنده تاثیر می گذارند و تغییرات با شکست مواجه می شود. تحول در انسانها مشکل ترین تغییری است که می توان بوجودآورد. مدیران و رهبران همواره در این زمینه حساسیت دارند برای تغییردادن برنامه ریزی و اجرا باید بادر نظر گرفتن عوامل بیرونی و درونی همراه باشد. برای کسی که مایل به تغییر و تحول درهر بعدی از سازمان است صبر و انعطاف زیادی لازم است. تحول امری تدریجی و زمان بر است که طی فرایند علمی خاص همچون، ذوب شدن باورهای غلط و فراگیری ارزشهای نوین و طراحی و استقرار نظام جدید و مهندسی مدیریت رخ می دهد.

 باید گفت اگر فردا همواره همانند امروز بود و اگر عوامل محیطی بطور کامل ثابت و پایدار بودند، تغییر سازمانی نمی توانست برای مدیران اهمیتی داشته باشد. اما دنیای واقعی اینطور نیست و اگر قرار باشد سازمان در صحنه باقی بماند ایجاب می کند که همواره اعضای خود را متحول سازد.  نیاز به تغییر شامل تمامی اصول و مبانی است که در رفتار سازمانی وجود دارد و در هنگام اندیشیدن و بررسی پدیده تغییر می بایستی به نگرش، برداشت، پنداشت و ادراک، تیم، رهبری، انگیزش، طرح ریزی سازمان و از این قبیل پدیده ها را مد نظر داشت.

منابع فارسی:

استیفن پی. رابینز.(1378). مبانی رفتار سازمانی، مترجمان، دکتر علی پارسانیان، دکترسیدمحمد اعرابی، نشردفتر پژوهشهای فرهنگی.

ریچارد ال دفت.(1381).تئوری و طراحی سازمان.ترجمه پارسیان، انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی.

طاهری لاری ، مسعود.(1377) مدیریت تغییرو تحول سازمانی ، انتشارات درخشش .

نویسنده: دکتر محبوبه امیدی نژاد