مراحل و فرآیندهای مدیریت پروژه

ساختار پروژه

اکثر مدیران پروژه با تجربه از ساختارهای به رسمیت شناخته شده مدیریت پروژه مثل PMBOK یا PRINCE2 استفاده می کنند. گرچه رویکردهای مدیریت پروژه تفاوت هایی در اصطلاحات و تاکیدات دارند اما به طور کلی دو ویژگی مشترک دارند:

• پروژه ها به صورت مرحله ای ارائه می شوند
• فرآیندهای معین و رایج مدیریت پروژه در این مراحل انجام می شوند

هر پروژه منحصر به فرد است اما با استفاده از اصول پایه مدیریت پروژه که در این مطلب ذکر خواهد شد، شما می توانید ساختار مختص پروژه خود را داشته باشید.

مراحل پروژه

فازها یا مراحل برای مدیران پروژه بسیار مهم هستند. با فکر کردن در مورد مراحل می توانید اطمینان حاصل کنید که محصولات تحویلی تولید شده در پایان هر مرحله هدف خود را برآورده می کنند و اعضای تیم پروژه به درستی برای فاز بعدی آماده شده اند. شما موارد قابل تحویل مورد نیاز هر مرحله را از روی ساختار شکست کار یا WBS (ساختاری که محصولات یا خدمات قابل تحویل پروژه را به بخش های جزئی تقسیم می کند.) شناسایی می کنید. WBS به عنوان قسمتی از فعالیت های آماده سازی تهیه می شود و سپس توسط بقیه افراد گروه پروژه تایید می گردد. در پایان هر مرحله اشخاصی که از قبل تعیین شده اند، موارد قابل تحویل را امضا و تایید کنند. تصویب کنندگان ممکن است شامل هیئت مدیره پروژه، حامی پروژه یا سهامداران کلیدی باشند که بهتر است در مرحله آماده سازی انتخاب شوند. پس از تایید اقلام و خدمات قابل تحویل، تیم می تواند وارد مرحله بعد شود. به همین علت است که در فرآیند مدیریت پروژه از واژه “مرحله” استفاده می کنیم، چرا که تا تمام قسمت های یک مرحله انجام نشود، تیم وارد مرحله بعد نمی شود.

مراحل دقیق و ترتیب تکمیل آنها با توجه به اهداف پروژه ممکن است متفاوت باشد. مراحل کلی به شرح زیر است:

• استراتژی پروژه و طرح توجیهی
• آماده سازی
• طراحی
• توسعه و آزمایش
• آموزش و آمادگی کسب و کار
• پشتیبانی و تحقق منافع
• پایان پروژه

در ادامه هر یک از مراحل را به جزء به شما توضیح خواهیم داد.

استراتژی پروژه و طرح توجیهی

در این مرحله شما نیاز کلی کسب و کار را تعریف می کنید و رویکرد یا روشی که می خواهید برای رسیدگی به آن استفاده کنید را پیشنهاد می کنید.

آماده سازی

در اینجا شما با ذی نفعان کلیدی(کسانی که روی پروژه تاثیر می گذارند یا تاثیر می پذیرند) و اعضای تیم پروژه که برای ایجاد و شروع پروژه شناسایی شده اند اقدامات زیر را انجام می دهید:

• ساختار شکست کار یا WBS را تکمیل می کنید.
• طرح پیشرفته پروژه را در سطح مایلستون (milestone عبارت است از رویداد مهمی در پروژه که معمولا با اتمام یک فاز یا تحویل بخشی عمده‌‌ همراه است و نشان‌دهنده‌ی شروع مرحله جدیدی در طول عمر پروژه است. مایلستون‌ قابل اندازه‌گیری، قابل مشاهده و همچنین علامتی برای نشان دادن پیشرفت پروژه است. برای نمونه تاریخ شروع و پایان پروژه به دلیل اهمیتشان مایلستون در نظر گرفته می‌شوند.) تعریف کنید و با اعضای تیم پروژه طرح های دقیق مراحل بعد را تهیه کنید. این تضمین می کند که آنها نسبت به این طرح ها احساس مالکیت دارند.
• اعضای پروژه را شناسایی و استخدام کنید.
• سند شروع پروژه را تهیه کنید. (شامل محدوده و موضوع، مسئولیت ها و….)
• اشخاص ثالث را برای استفاده در مراحل اولیه پروژه مشخص کنید. به طور مثال، پیمانکاران فرعی و شرکا یا مهندسان IT
• اقداماتی را برای ایمن سازی منابع کلیدی انجام دهید. به عنوان مثال، اتاق ها را برای مرحله آموزش رزرو کنید و میزها، رایانه ها و چاپگرها را برای تیم پروژه اختصاص دهید.

طراحی

در این فاز شما کار مربوط به تولید محصولات تحویلی را با استفاده از استراتژی پروژه، طرح توجیهی و سند شروع پروژه را به عنوان نقطه شروع آغاز می کنید. سپس با ذی نفعان مربوطه کار می کنید تا طرح های قابل تحویل اصلی را توسعه دهید. در پروژه های بزرگتر می توانید از تحلیلگران کسب و کار در این امر کمک بگیرید. احتمالا یک هیئت مدیره پروژه یا حامی پروژه خواهید داشت که مسئول امضای طرح کلی است اما دقت داشته باشید که از سایر ذی نفعان نیز نظر دریافت کنید. این امر به ایجاد مالکیت تجاری بر محصولات تحویلی پروژه کمک می کند.

اگر تغییراتی در فرآیندها مورد نیاز است، از فلو چارت (flow chart) یا نمودار خط شنا (swim lane) برای ایجاد یک نقشه جزئی و دقیق درمورد کار کردن چیزها اسفاده کنید. در اینجا، شما باید قبل از شروع به ساخت محصولات تحویلی، هرکاری که می توانید برای رسیدگی به مسائل پروژه انجام دهید. رفع مشکلات در مرحله طراحی آسان تر و ارزان تر از زمانی است که کار پیاده سازی شروع شده است.

ذی نفعان را با دقت برای مرحله طراحی انتخاب کنید. یک طراحی دقیق و خوب به احتمال زیاد منجر به تحویل پروژه خوب می شود. اگر طراحی ضعیف باشد، محتویات تحویلی به احتمال کمی نیازها را برآورده می کند.

توسعه و آزمایش

با تکمیل و اتمام طرح و برنامه ریزی، تیم پروژه اکنون می تواند شروع به توسعه و ساخت اجزای خروجی پروژه کند؛ چه یک نرم افزار چه یک فرآیند تجاری. به عنوان بخشی از این مرحله، باید این اجزا را به طور کامل آزمایش و بررسی کنید تا مطمئن شوید آنطور که باید کار می کنند.

آموزش و آمادگی کسب و کار

این مرحله تماما در مورد آماده شدن برای راه اندازی پروژه یا عملیاتی شدن آن است. در این فاز اقدامات زیر را انجام دهید:

• آموزش کاربران
• قرار دادن پشتیبانی مداوم
• انتقال داده ها به سیستم جدید
• مشخص کنید چه چیزهایی برای اثربخشی پروژه از زمان راه اندازی لازم است و اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی به این موضوع رسیدگی کرده اید.

پشتیبانی و تحقق منافع

اطمینان حاصل کنید که پس از راه اندازی پروژه، پشتیبانی لازم را از کسب و کار ارائه کرده اید و موارد لازم را قبل از به کارگیری مجدد اعضای تیم در نظر بگیرید. تیم های پروژه معمولا خیلی زود پس از اجرای پروژه به کار دیگری منصوب می شوند و مزایا یا منافع پروژه اغلب به طور کامل درک نمی شوند. تحویل منافع و مزایای پروژه را نظارت کنید. با استفاده از این نظارت هم می توانید پروژه خود را تبلیغ کنید و هم اطلاعاتی در مورد سایر اقدامات مورد نیاز برای اطمینان از موفقیت پروژه به دست آورید. نظارت بر منافع و مزایا بهتر است بعد از بسته شدن پروژه نیز ادامه یابد.

پایان پروژه

اتمام پروژه هیجان انگیزترین بخش چرخه عمر یک پروژه نیست و اگر آن را به درستی انجام ندهید ممکن است مانع ارائه مداوم مزایا به سازمان شوید. موارد زیر را به دقت انجام دهید :

• اسناد را تکمیل و ذخیره کنید.
• یک بررسی پس از اجرا انجام دهید تا شما و همکارانتان بتوانید از تجربیاتی که به دست آورده اید در پروژه های آینده استفاده کنید.
• از ارتباطات کاری خود برای تخصیص مجدد اعضای پروژه به نقش های مناسب در سازمان استفاده کنید. شما نمی خواهید تجربه و دانشی که آنها از کار روی پروژه به دست آورده اند از دست دهید.